สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร
surasakdota@crownpropertydotordotth surasak_cpb@yahoo.com surasak_cpb@hotmail.com
คำคมเชิงเทคนิค : ให้ความสนใจในตัวเขา ฟังเขาพูด สอนเขากลับ สนับสนุนเขาหน่อย คอยช่วยเหลืออยู่ห่าง ๆ ให้กำลังใจอย่างสม่ำเสมอ (ดัดแปลงจาก : มาดามตวง)
บทความนี้ เป็นเรื่องของการนำเสนอเทคนิคและวิธีการ (ประยุกต์มาจากหนังสือของ Jeffry J.Fox) ที่เราสามารถนำมาปรับใช้ในการมอบหมายงานแก่ลูกน้องของเรา และยังสามารถนำไปใช้ได้ทั้งในเรื่องของการนำเสนอประเด็นงานของเราต่อผู้บังคับบัญชาก็ได้ครับ (ผู้เขียนรวบรวมมาจากชุดหนังสือของ Jeffry J.Fox เป็นหลักครับ) ลักษณะจะคล้ายกับการประชุมสรุปงานหรือ AAR (After Action Review) หรือการประชุมประจำสัปดาห์ (โดยหลักเราควรมีการประชุมอย่างน้อย สัปดาห์ละ 1 ครั้ง เช่น ทุกวันจันทร์) หรือการทบทวนงาน และการติดตามความก้าวหน้างานประจำสัปดาห์ เพราะ "หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของหัวหน้า คือ การสือสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยการประชุม" (ดัดแปลงจากหนังสือ "Coaching by Story โดย เกรียงศักด์ นิรัติพัฒนะศัย)
- บอกเป้าหมายโดยทันที ในสิ่งที่เราจะพูดคุยกัน (งานที่เราจะมอบหมายหรือการมาประชุมประจำสัปดาห์ในครั้งนี้) ในแต่ละครั้งให้ชัดเจน ให้กระชับ เป็นข้อ ๆ ได้ยิ่งดี (สูตรคือ ไม่ควรเกิน 4 ประเด็น/การประชุม 1 ครั้ง - 3 ประเด็นกำลังดี - 5 ประเด็นมากไปหน่อย) จะทำให้มีทิศทางในการพูดคุย
- บอกตัวชี้วัดให้เขาทราบว่าเราจะคุยกันนานกี่นาที (ตัวชี้วัดเรื่องเวลา-มาตรฐานก็ไม่ควรเกิน 30 นาที) การพูดคุยนี้เป็นการทบทวนงาน ติดตามงาน กำหนดแนวทางแก้ไข และมอบหมายงานใหม่ (ไม่ใช่การร้องเรียน - หากจะร้องเรียนให้นัดมาคุยกันภายหลังตัวต่อตัว) และจะเป็นการพูดคุยกันสัปดาห์ละหนึ่งครั้ง (หากมีมากกว่าก็ทำได้)
- บอกเหตุผล ให้ลูกน้องได้ทราบว่า “ทำไม เราถึงมอบหมายงานชิ้นนี้ให้เขาทำ” หรือ “เพราะอะไรเขาจึงต้องเป็นคนรับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ” หรือ "เพราะอะไรวันนี้เราจะมาคุยกัน"
- ถามวิธีการปฏิบัติ (เมื่อถึงจุดที่เราจะมอบหมายงานแล้ว) จากตัวผู้ที่รับมอบหมายงาน ว่าเขาจะจัดการ/มีวิธีปฏิบัติ เรื่องนี้อย่างไร (ถ้าเป็นคนเก่ง) ในกรณีที่ถ้าเขายังไม่แน่ใจ (หรือเป็นมือใหม่) ให้เราอธิบายวิธีปฏิบัติงานเป็นขั้นตอนตามลำดับให้เขาทราบ ค่อย ๆ เสริมรายละเอียดให้ทราบในแต่ละขั้นตอน เขาต้องประสานงานกับใคร อะไรบ้างที่เราจะสนับสนุนเขาได้ หากเป็นพนักงานใหม่ เราต้องบอกวิธีการปฏิบัติให้เขาทราบอย่างละเอียด และสุดท้าย ต้องสอบถามสรุปให้ตรงกัน เพื่อทบทวนความเข้าใจของตัวเขากับเราให้ตรงกัน ก่อนที่จะแยกจากกัน (ไม่งั้นเดี๋ยวเข้าตีผิดเป้าหมาย)
- บอกระยะเวลา ที่เราจะให้เขาส่งงาน หรือที่เขาคาดว่าจะทำให้เสร็จ/สอบถามเขาว่าเขาจะทำเสร็จเมื่อไร ถ้าเขากำหนดไม่ได้ เราลองนำเสนอให้เขาฟังตามความเหมาะสม (เว้นแต่ได้กำหนดเวลาไว้อยู่แล้ว)
- บอกแนวทางการติดตามงาน ที่เราได้คุยกันไปตั้งแต่ข้อ 1-4 ว่าจะให้เขารายงานอย่างไร (ด้วยวาจาหรือเอกสาร) ระยะเวลาที่จะต้องรายงาน (กี่วันหรือในวันนั้น) อาจจะมีการนัดมาสอบถามความก้าวหน้าเป็นระยะก็ได้
ประเด็นสำคัญ ในการมอบหมายและติดตามงานนั้น ผู้บังคับบัญชา/หัวหน้า ควรที่จะ....
- ฟัง การนำเสนอและการชี้แจงของเขาอย่างตั้งใจ และด้วยความสงบ เมื่อเขามานำเสนอผลการดำเนินงานแก่เรา
- ตั้งคำถาม ไปยังตัวเขา (ลูกน้อง) ให้พูดโต้ตอบ เพื่อรับฟังข้อมูลที่เขาต้องการจะสื่อสารกับเรา และเพื่อตรวจสอบความเข้าใจของลูกน้อง ในสิ่งที่เรามอบหมายว่าเขาเข้าใจถูกต้องหรือไม่
- สรุปประเด็น ที่เขาสื่อออกมาให้ชัดเจนและกระชับขึ้น และบอกกลับไปยังตัวเขา (เป็นข้อ ๆ หรือเป็นประเด็น) จะเป็นการช่วยพัฒนาสมาธิในการพูดคุยเพื่อมอบหมายงาน (โดยเฉพาะลูกน้องมือใหม่) ของเขาได้ดียิ่งขึ้น (ในช่วงเริ่มต้นไม่ควรเกิน 3 ประเด็นหลัก ๆ เพื่อง่ายต่อการจดจำและการนำไปปฏิบัติ ที่สำคัญต้องคอยเตือนให้เขาจดด้วย)
- สอนและอธิบาย ในประเด็นที่เขายังไม่เข้าใจ หรือยังไม่ทราบว่าจะต้องทำอย่างไร สรุปกันเป็นขั้นตอนการปฏิบัติได้ยิ่งดี
- สนับสนุนความคิด ของตัวลูกน้อง ที่ได้นำเสนอความเห็นออกมา เพื่อให้เขาเกิดความเชื่อมั่นมากขึ้น
- เผ้าดูและติดตาม การทำงานของตัวลูกน้องที่เรามอบหมายอย่างสม่ำเสมอ บอกลูกน้องให้ทราบเป็นระยะด้วยว่าหากต้องการความช่วยเหลือใด ๆ ให้ "มาหารือ-แจ้งให้ทราบ-ขอคำปรึกษา" ร่วมกันได้ตลอดเวลา
- ให้กำลังใจ ในกรณีที่เขาทำงานผิดพลาด หรือกรณีที่เขารับฟังข้อมูลได้ไม่ชัดเจนนัก และยังไม่สามารถหาแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องได้
รวบรวมและดัดแปลงจาก ชุดหนังสือของ เจฟฟรีย์ เจ. ฟ็อกซ์
