สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : surasak_cpb@yahoo.comผู้เขียนมีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผนขององค์กร และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร
ภาพบน ผู้เขียนถ่ายภาพร่วมกับผู้เข้ารับการอบรมในหลักสูตร "ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์" ณ โรงเรียนพัฒนาธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ไทย
ผู้เขียนได้มีโอกาสอ่านเรื่องราว ที่กล่าวถึงประสบการณ์การทำงานการเมือง ของประธานาธิบดีสหรัฐคนปัจจุบัน คือ "นายบารัก โอบามา" ในหนังสือชื่อ "กล้าหวัง กล้าเปลี่ยน" (The Audacity of Hope) ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นทำงานการเมือง ตั้งแต่การเมืองท้องถิ่นไปจนถึงการเมืองระดับประเทศ (ในระดับวุฒิสมาชิกของมลรัฐ แห่งรัฐอิลินอยส์ และวุฒิสมาชิกแห่งสหรัฐอเมริกา) จากเนื้อหาที่ได้อ่านนั้น ผู้เขียนเห็นว่า มีบางประเด็นที่ตัวประธานาธิบดีสหรัฐ นำเสนอขึ้นมาได้อย่างน่าสนใจ พอที่จะนำมาเสนอให้ผู้อ่านได้ลองพิจารณาเปรียบเทียบกันครับ
เมื่อที่ได้อ่านแล้ว ผู้เขียนเองก็รู้สึกว่า ตนเองมีความเห็นที่คล้าย ๆ กับข้อแนะนำ ของวุฒิสมาชิกท่านนี้ (วุฒิสมาชิกเบิร์ท) ไม่น้อย
ความเห็นที่ว่าคล้าย ๆ นั้น ก็คือ เรา (ทุกท่าน) ในฐานะคนทำงานคนหนึ่ง จำเป็นที่จะต้องศึกษาระเบียบปฏิบัติขององค์กรเป็นอย่างยิ่ง
เพราะโดยปกติแล้ว ระเบียบปฏิบัติขององค์กรที่ได้มีการจ้ดทำขึ้นและประกาศใช้อย่างเป็นทางการแล้ว จะต้องมีความสอดคล้องและอยู่ภายใต้กรอบที่กฎหมายหลัก ๆ และกฎหมายที่มีความเกี่ยวข้องกับอำนาจหน้าที่ขององค์กรนั้นอยู่แล้ว ดังนั้น การทำงานโดยการอิงระเบียบปฏิบัติขององค์กรจึงย่อมชอบด้วยกฎหมายไปในตัวการอ้างอิงกฎระเบียบ บุคลากรในภาครัฐ ย่อมเข้าใจประเด็นนี้กันเป็นอย่างดี แต่ในภาคเอกชน อาจจะรู้สึกว่ามันเป็นคำพูดที่ฟังดูเหมือนระบบราชการไปสักหน่อย
แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือภาคเอกชน จำเป็นต้องมีระเบียบปฏิบัติออกมาใช้ควบคุมการทำงาน หรือนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการภายในของแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับว่าจะมีจำนวนมากหรือน้อยเท่านั้นเอง (ออกเท่าที่จำเป็นหรือต้องใช้ประจำ) หรือการกำหนดระดับของความเข้มงวดของระเบียบปฏิบัติเหล่านี้ ว่ามีมากน้อยเพียงใดในฐานะคนทำงานคนหนึ่ง ที่ต้องทำงานเป็นพนักงานขององค์กรหนึ่ง และในเนื้องานก็มิได้ต้องลงไปลุยภาคสนามเหมือนในอาชีพอื่น ก็ต้องผ่านงานด้านการจัดการภายในจำนวนไม่น้อย ที่ต้องมีการอ้างอิงถึงระเบียบปฏิบัติ และคิดว่าผู้ที่ทำงานลักษณะเช่นเดียวกับผู้เขียน ทุก ๆ คนต่างต้องเคยผ่านคำว่า "ระเบียบปฏิบัติ" ขององค์กรที่เราทำงานอยู่มาแล้วไม่มากก็น้อยเกือบทุกท่าน
ระเบียบปฏิบัติในที่นี้ หลายท่านอาจจะนึกไม่ค่อยออก อย่างแรกเลย ผู้เขียนก็ขอแนะนำให้นึกถึงเรื่องการใช้จ่ายเงินนั่นไงครับ (ซึ่งน่าจะเป็นระเบียบแรก ๆ ของทุกองค์กรก็ว่าได้) ว่าเราจะต้องกำหนดวงเงินการใช้ในแต่ละปีเป็นจำนวนเท่าใด จะมีสิทธิเอาไปใช้ในเรื่องอะไรได้บ้าง จะนำออกมาใช้ได้อย่างไร ใครบ้างที่มีอำนาจอนุมัติ มีแนวทางปฏิบัติในการส่งเงินคืนอย่างไรเมื่อเงินเหลือ หรือจะได้รับผลอย่างไรหากเรานำเงินไปใช้ผิดประเภท หรือนำไปใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือระเบียบปฏิบัติที่ใกล้ตัวทุกคนมากที่สุด ก็คือ เรื่องของการมาทำงานให้ตรงตามเวลาที่องค์กรได้กำหนดไว้ การป่วย สาย ลา หรือขาดต้องทำอย่างไร โดยส่วนใหญ่ ทุกองค์กรก็ต้องมีระเบียบปฏิบัติเหล่านี้รองรับอยู่
กล่าวโดยสรุป ก็คือ เราสามารถที่จะนำระเบียบปฏิบัติขององค์กรมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของหน่วยงาน หรือสนับสนุนการทำงานของเราได้อย่างไร นี่เป็นประเด็นที่ผู้เขียนอยากนำเสนอให้แก่ผู้ที่สนใจได้พิจารณาดูครับยกตัวอย่างเช่น หากในองค์กรของคุณ คุณได้รับมอบหมายให้ทำเรื่องเพื่อขออนุมัติเพื่อดำเนินในเรื่องใด ๆ ก็ตาม ในขั้นตอนของการทำเรื่องดังกล่าว โดยส่วนใหญ่ก็จะนิยมใช้แนวทางที่เคยปฏิบัติกันมา เช่น เราอาจใช้วิธีการสอบถามไปยังคนที่เคยทำเรื่องในลักษณะเช่นนี้ หรือสอบถามไปยังหน่วยงานที่ดูแลในเรื่องของค่าใช้จ่าย (ซึ่งเป็นแนวทางที่นิยมทำกัน) ซึ่งโดยปกติคำตอบที่เราได้รับ ก็จะเป็นแนวทางที่ค่อนข้างสอดคล้องกับระเบียบปฏิบัติขององค์กรตามปกติอยู่แล้ว
แต่ก็มีบ้างในบางครั้ง ที่เราจะพบว่าคำตอบที่คุณได้รับ ก็ยังไม่สามารถให้ความชัดเจนหรือความกระจ่างในบางเรื่องที่คุณจะต้องดำเนินการได้ หรือขั้นตอนการดำเนินงานเหล่านั้นที่ชัดเจนเป็นอย่างไร ซึ่งบางทีเราก็จำเป็นที่จะต้องอาศัยหลักการ (ระเบียบปฏิบัติ) มาใช้เป็นหลักในการอ้างอิงรวมทั้งหากคนที่เคยให้คำตอบหรือคำอธิบายเหล่านั้นเกิดไม่อยู่ล่ะคุณจะทำอย่างไร
ดังนั้น ระเบียบปฏิบัติขององค์กร ที่ได้มีการจัดทำขึ้นไว้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เป้นเสมือนกับแนวทางที่องค์กรได้วาง ระบบงานไว้ เพื่อให้เราสามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้องตามขั้นตอนไม่ว่า ระเบียบนั้น จะเป็นการทำขึ้นโดยการสั่งการจากฝ่ายจัดการขององค์กร หรือได้มีการรวบรวมประเด็นต่าง ๆ ในการดำเนินงาน ณ ปัจจุบันที่เราพบขึ้นมาเป็นหมวดหมู่ โดยผู้ปฏิบัติงานเอง (ซึ่งก็ต้องได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหารจึงจะนำมาใช้งานได้)
ถือได้ว่า เป็นความจำเป็นอย่างยิ่งในยุคปัจจุบัน ที่ทุกองค์กรควรจะต้องมีการจัดทำขึ้น หรือมีการรวบรวมและนำมาจัดระเบียบให้เป็นหมวดหมู่ พร้อมทั้งประกาศใช้อย่างเป็นทางการ และตัวผู้ปฏิบัติงานเองก็ควรจะต้องเข้าไปศึกษาเพื่อนำมาใช้งานอย่างจริงจังให้สามารถสนับสนุนการดำเนินงานของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพครับ
