ผลสำเร็จของโครงการ เราต้องพิจารณาจากเป้าหมายที่องค์กรได้กำหนดไว้

จงประเมินตนเอง ด้วยมาตรฐานของตนเอง มิใช่มาตรฐานของคนอื่น (อ้างอิงจาก : 481 ข้อคิดเพื่อชีวิตที่มีความสุข ของ H.Jackson Brown,JR.)

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : surasak_cpb@yahoo.com

มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

ภาพขวา : ผู้เขียนกับโครงการที่เกี่ยวข้องกับการดูแลและส่งเสริมการอนุรักษ์สถาปัตยกรรมที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์และทางศิลปวัฒนธรรม ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของวิสัยทัศน์ 6 ปี ที่องค์กรได้กำหนดขึ้น

ตลอดสองเดือนที่ผ่านมา หน่วยงานที่ผู้เขียนสังกัดอยู่ ได้รับมอบหมายจากผู้บริหารให้ดำเนินการ "ประเมินผลสำเร็จ" ที่เกิดขึ้นจากผลการดำเนินงานของ "วิสัยทัศน์" ที่องค์กรของเราได้กำหนดขึ้นตลอดสามปีที่ผ่านมา โดยในการประเมินผลสำเร็จนั้น เราใช้การอ้างอิงถึงผลการดำเนินงานที่ผ่านมาจากโครงการต่าง ๆ ที่องค์กรได้จัดทำขึ้นในรอบ 3 ปี (2551-2553) ก่อนอื่นผู้เขียนขออนุญาตเล่าถึงที่มาของวิสัยทัศน์ ขององค์กรที่ผู้เขียนทำงานอยู่ได้กำหนดขึ้นนั้น ให้ทราบกันพอสังเขปครับ

ในช่วงปี 2550 ที่ทำงานของผู้เขียน ได้เริ่มมีการกำหนดและจัดทำ "วิสัยทัศน์" ขององค์กรขึ้นอย่างเป็นทางการาเป็นครั้งแรก (ถือเป็นการปรับเปลี่ยนให้มีลักษณะการบริหารที่ใกล้เคียงกับองค์กรสมัยใหม่) ซึ่งก่อนหน้านี้การดำเนินงานตามหน้าที่และภารกิจหลักขององค์กรเรา จะใช้การกำหนดนโยบายหรือเป้าหมายการดำเนินงานเป็นรายปีจากฝ่ายจัดการขององค์กรเป็นหลัก ซึ่งถือเป็นการปรับเปลี่ยนแนวทางการดำเนินงานครั้งใหญ่ขององค์กรชองเรา กล่าวคือ ทำให้องค์กรมี "เป้าหมายระยะยาว" มีระยะเวลาที่จะต้องดำเนินการให้บรรลุเป้าหมายที่ชัดเจน คือ 6 ปี (2550-2555) แต่เราเริ่มจัดทำโครงการต่าง ๆ ภายใต้วิสัยทัศน์นี้จริง ๆ ก็เริ่มในปี 2551 เป็นต้นมา

การกำหนดวิสัยทัศน์นี้ ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญ ที่ส่งผลที่ดีต่อการดำเนินงานของเราเป็นอย่างยิ่ง กล่าวคือ

- มีระยะเวลาในการดำเนินงานเป็นตัวชี้วัดเป็นภาพรวม ของเป้าหมาย ที่ได้กำหนดไว้ในวิสัยทัศน์อย่างชัดเจน ว่ามีระยะเวลานานเท่าไร ซึ่งทำให้หน่วยงานภายในทั้งหมดที่จะต้องเป็นผู้แปลงวิสัยทัศน์เหล่านั้นไปสู่การปฏิบัติ ต่างได้ทราบระยะเวลาที่แน่นอน สามารถที่จะนำไปบริหารเวลาในการดำเนินงานในรูปแบบของโครงการต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ ทำให้รู้ว่าองค์กรต้องการผลลัพท์จากโครงการเหล่านั้นภายในระยะเวลาเท่าไร หรือโครงการเหล่านี้จะต้องดำเนินงานนานเพียงใด

- มีเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งเป็นเหมือนตัวที่คอยเชื่อมโยงหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กรเข้าหากัน เป็นเหมือนตัวประสานในลักษณะของการผนึกกำลังการทำงานของหน่วยงานร่วมกัน และเป็นเหมือนตัวเร่งปฏิกิริยาให้ทุกหน่วยงานภายในที่จะต้องดำเนินการให้เสร็จตามเป้าหมายที่องค์กรวางไว้อย่างชัดเจน

แต่ละหน่วยงานได้รู้ว่าเราจะต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ และกำหนดวิธีการดำเนินงานให้สอดคล้องกัน เช่น เราจะต้องหาแนวทางพัฒนาร่วมกันในการดูแลและพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ที่เหมาะสมกับหน้าที่และภารกิจกับองค์กรของเราตามกฎหมาย และต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้อยู่อาศัยในพื้นที่ ในด้านต่าง ๆ (เช่น ในเชิงพาณิชย์ เชิงสังคม และเชิงอนุรักษ์)

หรือการกำหนดว่าเราจะต้องพัฒนาเครื่องมือด้านต่าง ๆ ให้มีขึ้น เพื่อรองรับในการบริหารจัดการภายในขององค์กรของเราในเรื่องของบุคลากรภายใน การจัดให้มีระบบงานด้านต่าง ๆ ขึ้นมารองรับงาน (เช่น IT) ที่จะนำมาซึ่งการเพิ่มประสิทธิภาพและการอำนวยความสะดวกในการทำงานโดยรวมขององค์กร หรือการกำหนดแนวทางว่า เราจะต้องดูแลและส่งเสริมการอนุรักษ์สถาปัตยกรรมทางประวัติศาสตร์ต่าง ๆ เหล่านี้เป็นต้น ซึ่งนับว่าง่ายต่อหน่วยงานจะนำไปแปลงเป็นโครงการขององค์กร

- มีการจัดทำโครงการให้มีความกระชับ และมีทิศทางสอดคล้องกับภาพใหญ่ขององค์กร อย่างเป็นระบบมากขึ้น คือ เริ่มมีกรอบของงานที่แต่ละหน่วยงานต้องรับผิดชอบนั้นชัดเจนขึ้น ทำให้แต่ละหน่วยงานทราบได้ดีขึ้นว่างานไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ อะไรคืองานที่เราจะต้องทำก่อนทำหลัง ละแต่ละหน่วยงานควรจะมีขอบเขตมากน้อยแค่ไหน ประเด็นไหนต้องใช้การประสานงานในรูปแบบของคณะทำงาน เป็นต้น

เมื่อเราได้ใช้ "วิสัยทัศน์" ดำเนินการมาแล้วเป็นระยะเวลาหนึ่ง คือ 3 ปี ก็ถือว่าเป็นระยะครึ่งทางของเวลาทั้งหมด เมื่อพิจารณาจากกรอบเวลาที่เราได้กำหนดไว้ดังกล่าว ฝ่ายจัดการจึงเห็นควรให้ดำเนินการ "ตรวจประเมิน" ถึงการดำเนินงานของวิสัยทัศน์ดังกล่าว ว่าขณะนี้เราได้ดำเนินการมาถึงจุดไหนแล้ว เราได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง และมีผลลัพท์เป็นอย่างไร

เริ่มต้นของการประเมิน เราจึงมุ่งพิจารณาไปที่เรื่องของระยะเวลาในการดำเนินงานที่ผ่านมา เมื่อได้ดูแล้วก็พบว่า เราเดินทางมาเกือบครึ่งทางพอดี (มิ.ย.53) คือ ประมาณ 49%

ถัดมา เราก็เริ่มพิจารณากันที่ตัววิสัยทัศน์โดยตรงเลยว่า วิสัยทัศน์ของเรานั้นตั้งโจทย์ไว้อย่างไร และอะไรคือ "ความคาดหวังหรือความต้องการ" ที่วิสัยทัศน์ต้องการจะให้เกิดขึ้น (ในที่นี้เราไม่พูดถึงตัว "โครงการ" เนื่องจากเรามองว่าเป็นส่วนย่อยของวิสัยทัศน์ เพราะการประเมินครั้งนี้เป็นการประเมินผลสำเร็จในภาพใหญ่ขององค์กร)

เมื่อพิจารณาแบบแยกย่อยดูกันทีละประเด็น (จากวิสัยทัศน์) ผู้เขียนก็เลยเสนอต่อทีมงานว่า เราต้อง "ชูประเด็น" ให้ฝ่ายจัดการของเราได้เห้นเลยว่า สิ่งที่เราคาดหวังและต้องการจะให้เกิดจากวิสัยทัศน์นั้น คือะไร มีหน้าตาหรือ Concept เป็นอย่างไร ปัจจุบันเราได้เริ่มต้นทำแล้วหรือยัง ทำไปอย่างไร ถ้าเราทำแล้วเราได้ทำผ่านโครงการอะไรบ้าง

และผลลัพท์ที่เกิดขึ้นเราได้เรียกมันว่าอะไร (เป็นแนวทางในการปฏิบัติภายในองค์กร หรือเป็นผลลัพท์ที่เกิดขึ้นในเชิงกายภาพ เช่น สิ่งปลูกสร้าง เป็นต้น) ซึ่งในมุมมองของผู้เขียน ผลลัพท์ที่เกิดขึ้นเหล่านั้นสามารถถือได้ว่าเป็น "นวัตกรรม" ใหม่ ๆ ขององค์กรของเราเลยทีเดียว (คือ สิ่งใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้น โดยองค์กรได้สร้างมันขึ้นมา และส่งผลที่ดีต่อการดำเนินงานขององค์กรของเรา เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อองค์กรในเรื่องของแนวคิดแนวทางปฏิบัติในทางที่ดีจากเดิม เช่น แนวคิดใหม่ ๆ แนวทางปฏิบัติใหม่ ๆ วิธีการบริหารจัดการในพื้นที่รูปแบบใหม่ ไปจนถึงเครื่องมือด้านการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ที่เราได้เริ่มมีขึ้นภายหลังการกำหนดวิสัยทัศน์ในครั้งนี้ เป็นต้น) ทั้งนี้ เราจะไม่ไปพูดลงถึงรายละเอียดความก้าวหน้าของแต่ละโครงการแต่อย่างใด

ลักษณะนี้ ก็คือ "การประเมินผลสำเร็จ" ที่เราได้จัดทำขึ้นภายใต้วิสัยทัศน์ดังกล่าว ถือเป็นการพิจารณาจากฐานเดิมที่เราได้ตั้งหรือกำหนดไว้ เป็นการประเมินในลักษณะของการ "เปรียบเทียบ" จากจุดที่เราได้ตั้งเป้าหมายไว้ กล่าวคือ เราได้ตั้งใจจะให้เกิดอะไรขึ้น แล้วเราได้อย่างที่เราได้ตั้งใจไว้หรือกำหนดไว้หรือไม่นั่นเอง

ยกตัวอย่างเช่น เราได้กำหนดไว้ว่า "...จะให้มีการดุแลและพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ในเชิงสังคม เชิงอนุรักษ์..." เมื่อพิจารณาจนถึง ณ วันที่เราประเมิน ที่เราจะนำเสนอข้อมูลให้แก่ฝ่ายจัดการได้ทราบถึงหลักไมล์ของการดำเนินงานเหล่านั้น เราก็ต้องบอกต่อผู้บริหารว่า ณ ขณะนี้ เรามี "แนวทางการดูแลและพัฒนา" ดังกล่าวแล้วหรือยัง เราดำเนินการผ่านโครงการอะไรบ้าง มีจำนวนมากน้อยแค่ไหน งบประมาณที่เราได้ใช้ไปเพื่อดำเนินการในแนวทางนั้นมีจำนวนมากน้อยเพียงใด

ทั้งนี้ ก็เพื่อให้ฝ่ายจัดการของเรา สามารถที่จะมองเห็นได้ถึงผลสำเร็จที่เกิดขึ้นจริง เมื่อนำไปเปรียบเทียบกับแนวทางที่ฝ่ายจัดการได้กำหนดขึ้นตามวิสัยทัศน์นั่นเองครับ

ที่สำคัญ จะทำให้เราพิจารณาได้ว่า เรายังจะคงแนวทางนี้ต่อไปหรือไม่ (โครงการที่ทำไป) จะต้องปรับเปลี่ยนหรือเดินหน้าต่อไป หรือนำไปขยายผลให้มากขึ้น (จัดทำโครงการใหม่ หรือกำหนดเป้าหมายใหม่) ทั้งในเรื่องของงบประมาณ ขอบเขตของงาน ระยะเวลา และการกำหนดทีมงาน (ใหม่-เก่า) ขึ้นมารับผิดชอบต่อไป