วันพุธที่ 23 ธันวาคม พ.ศ. 2552

คำคม ข้อคิด ที่สามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานได้ (2)

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข ผู้เขียน มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี เป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

surasakdota@crownpropertydotordotth surasak_cpb@yahoo.com surasak_cpb@hotmail.com

นี่ไม่ใช่บทความหรอกครับ เพียงแต่ผู้เขียนได้รวบรวม "คำคม หรือวลีสำคัญ ๆ" ที่เราน่าจะนำมาใช้ประโยชน์ เป็นข้อคิด มุมมองใหม่ๆ ให้แก่ทุกท่านอาจจะนำไปปรับใช้กันได้ เป็นการรวบรวมมาจากหนังสือต่าง ๆ ที่ผู้เขียนไปอ่านเจอมาครับ (ส่วนใหญ่จะบอกไว้ว่าอ่านมาจากอะไรบ้าง) ....แล้วจะคอยอัพเดทหากพบที่น่าสนใจใหม่ ๆ เรื่อย ๆ ครับ
  1. เหนือความขัดแย้งย่อมมีสิ่งสำคัญยิ่งกว่า (จากภาพยนตร์ซีรี่ HBO เรื่อง “Recount (2008)” ....จากประเด็น...จากเหตุการณ์ความวุ่นวายที่ฟลอริดา (ที่มีการยื่นขอให้มีการนับคะแนนในบางพื้นที่ใหม่ของพรรคเดโมแครต ในการเลือกตั้ง ปธน.กอร์-บุช ปี 2001) แม้จะเป็นความขัดแย้งหรือการต่อสู้กันที่ค่อนข้างเข้มข้น รุนแรง ระหว่างสองพรรคการเมือง แต่ข้อยุติของความขัดแย้งดังกล่าวจบลงด้วยมติของศาลสูงสุด ซึ่งมีเหตุผลแนบท้ายว่า "เพื่อรักษาระบบและรัฐธรรมนูญ..." 
  2. หลักพื้นฐานที่สำคัญในการเป็นผู้นำข้อหนึ่ง ก็คือ  "การลงไปสัมผัส (มองดู) สิ่งต่าง ๆ ด้วยตัวของคุณเอง"  (คำกล่าวของ "รูดี กุยลิอานี" นายกเทศมนตรีแห่งนครนิวยอร์ก จากหนังสือ "หัวใจผู้นำ" แปลโดย ธิดา ธัญญประเสริฐกุล)
  3. เคล็ดลับของความมั่งคั่ง  ก็เหมือนกับเคล็ดลับของการเล่นตลก  นั่นคือ "จังหวะ"  (จากภาพยนตร์เรื่อง A Good Year นำแสดงโดย รัสเซล โคร์ว)
  4. "หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของหัวหน้า คือ การสือสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยการประชุม" (ดัดแปลงจากหนังสือ "Coaching by Story ดย เกรียงศักด์ นิรัติพัฒนะศัย) 
  5. ความแตกต่างระหว่างคำว่าอุดมการณ์กับคำว่า ความทะเยอทะยานคือ  "อุดมการณ์" หมายถึง  ความตั้งใจที่จะฝากบางสิ่งบางอย่างไว้ให้คนรุ่นหลัง  เพราะเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ในคนรุ่นเดียว  ส่วน "ความทะเยอทะยาน" หมายถึง  ความคิดความปรารถนาที่จะกระทำการสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้สำเร็จได้ในคนรุ่นเดียว  (จากหนังสือ "มองด้วยใจ" ของ โอชิโนริ โนงุจิ  แปลโดย ทิพย์วรรณ ยามาโมโตะ)
  6. รสชาติอันล้ำเลิศของการอ่านหนังสือ ก็คือ...เมื่อเราอ่านไปพลาง หยุดคิดไปพลาง ก็จะยิ่งเข้าใจความคิดของผู้เขียนได้เป็นอย่างดี...เหมื่อนเราได้พูดคุยกับผู้เขียนหรือผู้มีความสามารถแบบตัวต่อตัวฉันใด เราก็ได้หันกลับมาคุยกับตัวเองฉันนั้น...(จากหนังสือ "มองด้วยใจ" โดย โยชิโนริ โนงูจิ : แปลโดย ทิพย์วรรณ ยามาโมโตะ)
  7. การถอย คือ การชนะอย่างหนึ่ง ถือเป็นเรื่องของการเสียสละและการมีเมตตา (จากหนังสือ "วิธีบริหารบริษัท 2" โดย ชาย กิตติคุณาภรณ์ จากประเด็นการหาทางออกจากความขัดแย้ง โดยการหันหน้าเข้าเจรจากัน และหาทางออกด้วยการประนีประนอมกัน)
  8. อุปสรรคของการพัฒนาประเทศ ไม่ได้มีที่มาจากการขาดแคลนเงินทุน และหรือการมีทรัพยากรมนุษย์ที่ด้อยคุณภาพเท่านั้น หากในหลายกรณี "วัฒนธรรมและค่านิยม" ก็ยังเป็นตัวกีดกั้นในการพัฒนาประเทศ (จากหนังสือ "เงินทองของมายา" วรากรณ์ สามโกเศศ - กล่าวถึงกรณีนักเศรษฐศาสตร์ด้านการพัฒนาพูดถึงกรณีครอบครัวของชาว "ฟิลิปปินส์" มีลูกมากโดยไม่ยอมคุมกำเนิดเนื่องจากความเป็น "คริสเตียน" โรมันคาธอลิกที่เคร่งครัดและไม่ปรับตัวให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมปัจจุบัน)
  9. สิ่งที่มีค่าที่สุดในโลก คือ การที่เราจะต้องอยู่กับปัจจุบัน แล้วทะนุถนอมความสุขตรงหน้าเอาไว้ให้ดี (นิรนาม)
  10. ธุรกิจ ไม่ได้แตกต่างจากการเมือง หรืออาชีพอื่น ๆ เพราะมันเกี่ยวกับเรื่อง การวางเป้าหมายและการจัดการกับคน ถ้าคุณสามารถทำมันได้ คุณก็จะประสบผลสำเร็จ (จากหนังสือ SIGVE'S WAY บทสัมภาษณ์ thaicoonbook โดยธันยวัชร์ ไชยตระกูลชัย และอาทิตย์ โกวิทวรางกูร)
  11. "เมื่อคุณจะต้องนำเสนอตนเองให้แก่ใครได้รู้จัก และเพื่อให้เขายอมรับในตัวคุณ ก็จงนำเสนอตัวคุณเองด้วยความกระตือรือร้นและนำเสนอได้อย่างน่าสนใจ มิใช่นำเสนออย่างเนือย ๆ เหมือนกับว่าคุณต้องมาทำอย่างนี้ ก็เพราะคุณไม่มีทางเลือก" (นิรนาม)
  12. "จงบอกกล่าวให้ข้าพเจ้าฟังว่า ราชนาวีอังกฤษจะต้องปรับตัวอย่างไร ให้เข้ากับโลกสมัยใหม่ ภายใน 1 หน้ากระดาษ" คำกล่าวของอดีตนายกรัฐมนตรีอังกฤษ "เซอร์วินสตัน เชอร์ชิล" (จากหนังสือ "ผลึกความคิดของเดวิด โอกิลวี่, โดยเพ็ญศรี เผ่าเหลืองทอง)
  13. ในวงการแพทย์ ซึ่งกล่าวถึงเรื่องศาสตร์ของความเจ็บปวด มีคำถามยอดฮิตอยู่คำหนึ่งที่ว่า "ความเจ็บปวดชนิดใด เป็นความเจ็บปวดที่ทนรับได้" คำตอบที่ถูกต้องคือ "ความเจ็บปวดของคนอื่น" (จากหนังสือ "นักสร้างแรงบันดาลใจขั้นเทพ" ของ นพ.โหว เหวิน หย่ง) : กล่าวถึงกรณี ที่องค์กร (รพ.) ที่สังกัด ได้มีการปรับเปลี่ยนนโยบายให้ผู้จบปริญญาเอกได้รับตำแหน่ง "ผู้ช่วยศาสตราจารย์" แทนที่จากเดิมเคยให้ตำแหน่ง "รองศาสตราจารย์"
  14. "ถ้าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงสารสนเทศขององค์กรได้ทั้งหมด เขาก็จำต้องทำงานด้วยการคาดเดา" จากคำกล่าวของ เดฟ ดูลลีลด์ ซ๊อีโอของ พีเพิล ซอฟท์ อิงค์ (จากประเด็นเรื่อง "การเปิดเผยสารสนเทศ" เพื่อก้าวไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้) พนักงานจำต้องเข้าใจองค์กรในส่วนทั้งหมด ขณะเดียวกันก็ต้องเข้าใจว่า ตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ข้อมูลที่เป็นทางการขององค์กรที่เกี่ยวกับ งบประมาณ กำไร และค่าใช้จ่ายของฝ่ายต่าง ๆ ต้องพร้อมที่จะแสดงให้แก่พนักงานทุกคนได้รับทราบ เป็น "องค์กรที่โปร่งใสที่เปิดให้ทุกคนสามารถเข้าถึงสารสนเทศได้" (จากหนังสือ "เรียนรู้จาก CEO : สาโรจน์ โอพิทักษ์ชีวิน)
  15. "เราไม่ได้พูดถึงการสูญเสียลูกค้า ปัญหาการร้องเรียนของลูกค้า เราต้องการภาพที่ชัดเจน" จากคำกล่าวของ "วิลเลียม ดี ซอลลาร์ส" อดีต ซีอีโอของบริษัท YRC Worldwide ต่อกรณีที่ว่า องค์กรควรสนับสนุนพนักงานขององค์กร "ให้สามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเอง" โดยการ สนับสนุนสารสนเทศที่พวกเขาต้องการใช้งาน และ มอบความไว้วางใจแก่ตัวพวกเขา เพื่อให้เขา (พนักงาน) สามารถค้นพบประเด็นปัญหาและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วทันกาล โดยการอ่านจากหนังสือรายสัปดาห์ของบริษัท พนักงานสามารถทราบถึง ผลการปฏิบัติงานของบริษัท ซึ่งก็คือ ผลงานส่วนหนึ่งของพวกเขา รวมทั้งยังสามารถเรียนรู้แนวโน้มของอุตสาหกรรมที่เขาทำอยู่ได้ (จากหนังสือ "เรียนรู้จาก CEO : สาโรจน์ โอพิทักษ์ชีวิน)
  16. คุณจะไม่ได้รับอะไรเพียงพอกับความต้องการ จากการพยายามต่อสู้เอาชนะ แต่คุณจะได้รับอะไรที่เกินคาดหมาย จากการที่คุณรู้จักยอมแพ้บ้างในบางโอกาส (ภาษิตตะวันตก)
  17. สาเหตุสำคัญ ที่พบจากงานวิจัยในการศึกษาเรื่อง "ความสัมพันธ์ของสามีภรรยา" พบว่า กรณีที่ทำให้สามีหรือภริยาหนีไปจากคู่ของตนนั้น สิ่งนั้นก็คือ "การไม่รู้คุณค่า" เพราะบ่อยครั้งที่เราคาดว่า คู่สมรสของเราจะอยู่กับเราเมื่อเราต้องการ โดยไม่เคยคิดว่าพวกเขามีความสำคัญอย่างไร และก็ไม่เคยบอกให้พวกเขารู้ว่าเราเห็นคุณค่าของพวกเขา
  18. ความต้องการที่อยู่ในใจลึก ๆ ในธรรมชาติมนุษย์ คือ "ความต้องการที่จะเป็นคนสำคัญ" (จอห์น ดิวอี้ : นักปรัชญาชาวอเมริกัน)
  19. กฎธรรมชาติมนุษย์ที่ลึกที่สุด คือ ความกระหายอยากได้รับความชื่นชม (วิลเลียม เจมส์ : นักจิตวิทยาชาวอเมริกัน)
  20. การตำหนิ เป็นการกระทำ "ที่ไม่ก่อประโยชน์อะไรเลย" เพราะว่ามันทำให้คนเกิดการต่อต้าน และพยายามที่จะแสดงให้เห็นว่า การกระทำของพวกเขาเป็นสิ่งที่สมควรกระทำ การตำหนิเป็นสิ่งอันตราย เพราะมันเป็นสิ่งที่ทำร้ายความภาคภูมิใจอันมีคุณค่าของคน ทำร้ายความรู้สึกที่เขาเป็นคนสำคัญ และก่อให้เกิดความขุ่นเคืองใจ (เดล คาร์เนกี้ร์)
  21. การไปเยี่ยมลูกค้าโดย "ไม่มีการนัดหมาย" คือ การติดต่อธุรกิจแบบไร้มารยาท เป็นการติดต่อธุรกิจที่ใช้ไม่ได้ ไม่มีผู้มีอำนาจตัดสินใจซื้อที่มีธุระยุ่งคนไหน จะมีเวลาวางมือจากงานที่กำลังทำอยู่ เพื่อมาพบใครบางคนซึ่งเขาไม่รู้จักและไม่ได้นัดหมาย เป็นการแสดงให้เห็นถึงการวางแผนที่ไม่ดีพอของพนักงานขาย จะทำให้เขาไม่ได้รับการนัดหมายต่อมา และไม่ได้รับการสั่งซื้อสินค้าแต่อย่างใด (Jeffrey J.Fox : จากหนังสือ How to become A Rain Maker)
  22. คุณสามารถเข้าถึงตัว "ลูกค้า" ได้อย่างเป็นส่วนตัวและเป็นกันเอง หากคุณถามคำถามไปยัง "ลูกค้า" ด้วยความจริงใจ โดย.. 1.เน้นไปที่ประโยชน์ของตัวลูกค้า...2. ช่วยวิเคราะห์ปัญหาให้กับลูกค้า... 3. รับฟังคำตอบจากลูกค้าด้วยความใส่ใจ...(Jeffrey J.Fox : จากหนังสือ How to become A Rain Maker)
  23. นการเสนอขาย “ครั้งแรก" ของพนักงานขาย จงตั้งคำถามที่จะทำให้ลูกค้า ตอบแทนแก่พนักงานขายที่ยินดี “รับฟัง” เขา คือ 1. ถามคำถามที่จะกระตุ้นให้ลูกค้าได้พูดถึง “บริษัท” ของเขาเอง...2. ถามถึงเป้าหมายของลูกค้าทุกครั้ง...3. สอบถามถึง “ความคาดหวัง” ต่าง ๆ จากตัวลูกค้า (Jeffrey J.Fox : จากหนังสือ How to become A Rain Maker)
  24. ลูกค้า จะซื้อสินค้าด้วยเหตุผลเพียงสองประการ คือ ประการแรก "ซื้อสินค้านั้นเพราะพอใจที่จะซื้อ" และประการที่สอง "ซื้อสินค้านั้นเพื่อนำไปแก้ไขปัญหาของตัวลูกค้าเอง" (Jeffrey J.Fox : จากหนังสือ How to become A Rain Maker)
  25. การก้าวขึ้นสู่อำนาจเป็นเรื่องที่ยากยิ่งนัก การรักษาอำนาจที่ได้มาเป็นเรื่องที่ยากยิ่งกว่า แต่การลงจากอำนาจเมื่อรู้ว่าเวลาอันควรมาถึงแล้ว นับเป็นเรื่องยากที่สุด (นิรนาม)
  26. กฎข้อที่หนึ่งของอำนาจ สอนไว้ว่า จงอย่าทำตัวให้เด่นเหนือเจ้านาย เพราะเมื่อใดที่คุณเริ่มต้นทำเช่นนั้น เท่ากับว่า คุณกำลังสร้างความหวาดระแวงให้เกิดขึ้นกับคนที่มีอำนาจ และก่อนที่คุณจะได้ตั้งตัว หัวของคุณอาจหลุดจากบ่า ไม่มีอาวุธใดมีอานุภาพร้ายแรงเท่ากับความหวาดระแวงของผู้นำ (อ้างอิงจาก : ผู้นำ อำนาจฯ โดย ภิญโญ ไตรสุริยธรรมา)
  27. วิธีที่จะพัฒนาคน ๆ หนึ่งให้ถึงจุดที่ดีที่สุดได้ ก็โดยวิธีการ "ชื่นชมและให้กำลังใจ" และไม่มีอะไรที่จะทำลายความมุ่งมาดปรารถนาของคน ๆ หนึ่งได้มากเท่ากับ "คำตำหนิวิจารณ์จากผู้มีตำแหน่งที่สูงกว่า" ผมเชื่อในการให้กำลังใจคนที่ทำงาน แต่รังเกียจการจับผิด ถ้าผมชอบอะไรสักอย่างแล้ว ผมก็จะแสดงการชื่นชม "ด้วยความจริงใจและทุ่มเท" ให้กับคำชมอย่างเต็มที่ (ชาร์ลส์ ชวาบ : อดีต ปธ.บริษัท ยูเอส สตีล)
  28. วิธีเดียวที่จะทำให้เราเป็นมิตรกับผู้ร่วมงานมากขึ้น ก็คือ "การจำชื่อของคนได้" ผู้บริหารที่บอกว่า เขาไม่สามารถจำชื่อได้ ก็เหมือนกับบอกว่า เขาไม่สามารถจำส่วนสำคัญของธุรกิจของเขาได้ และกำลังทำงานอยู่ในสถานการณ์ที่จะเลวร้ายลงเรื่อย (เบนตัน เลิฟ อดีต ปธ.บริษัท เท็กซัส คอมเมิร์ซ แบงค์แชร์ : จากหนังสือ "How to win friends & Influence People" ของ Dale Carnegie)
  29. สามัญสำนึก หมายถึง การกระทำง่าย ๆ เรียบ ๆ แต่สมเหตุสมผล สามัญสำนึกจะเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจในทุก ๆ ขั้นตอนของกระบวนการบริหาร แต่มีข้อแม้ว่า ก่อนจะเริ่มบริหารด้วยสามัญสำนึกนั้น ผู้บริหารจะต้องรู้จักตัวเองเสียก่อนว่า 1.) จุดยืนในปัจจุบันของเราอยู่ตรงไหน 2.) องค์กรของเราเป็นองค์กรประเภทใด 3.) เรามีหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างไรบ้าง (วาทิต ตมะวิโมกษ์ : จากหนังสือ "ถึงจะง่ายแต่ได้ผล")
  30. คนทำงานมีความต้องการหลัก ๆ อยู่สามประการ คือ 1.) คนทำงานต้องการได้รับคำติชมจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน เพื่อแสดงว่าสิ่งที่เขาทำลงไปมีคนรับรู้ เหมือนมีตัวตนในองค์กร 2.) คนทำงานต้องการรับทราบข้อมูลข่าวสาร ไม่ว่าเราจะอยู่จุดไหนขององค์กร เราก็อยากรู้ว่าองค์กรเป็นอย่างไร มีทิศทางอย่างไรในการดำเนินธุรกิจ ประสบความสำเร็จมากน้อยแค่ไหน 3.) คนทำงานไม่ต้องการอยู่กับที่ เพราะไม่ต้องการเป็นคนที่ไม่มีคุณค่า การเปิดโอกาสให้คนทำงานได้ร่วมเรียนรู้เรื่องราวใหม่ ๆ ปรับเปลี่ยนหน้าที่การงานในบางโอกาส จะทำให้เกิดความรู้สึกพึงพอใจและส่งผลดีต่อการทำงานในอนาคต (วาทิต ตมะวิโมกษ์ : จากหนังสือ "ถึงจะง่ายแต่ได้ผล")
  31. การตัดสินใจไม่มีเรื่องถูกหรือผิด แต่เป็นการเลือกวิธีที่ดีที่สุด ณ เวลานั้น ๆ (สอดคล้องกับปัจจัยที่ส่งผล คือ สถานการณ์ สิ่งแวดล้อม และข้อมูล) เราต้องพยายามทำความเข้าใจกับพนักงานในองค์กรในลักษณะแบบนี้ พนักงานจึงจะกล้าตัดสินใจ (วาทิต ตมะวิโมกษ์ : จากหัวข้อ "จะทำงานกับคนที่ไม่กล้าตัดสินใจได้อย่างไร")
  32. หากรอให้ถึงระยะยาว เราก็ตายกันหมดแล้ว (จากแนวคิดของ "เคนส์" ในเรื่องการแก้ปัญหาเศรษฐกิจในระยะสั้น คือ ให้ยืมเงินคนรุ่นลูกหลานมาใช้ก่อน เพื่อไม่ให้คนรู่นนี้ต้องลำบากและขัดแย้งกันรุนแรง โดยใช้รัฐบาลเป็นตัวกลางในการกระตุ้นเศรษฐกิจระยะสั้นด้วยการกู้ยืมผ่าน "พันธบัตรรัฐบาล" โดยไม่ต้องรอให้ตลาดปรับตัวเองในระยะยาว ตามแนวคิดของกลุ่มเศรษฐศาสตร์คลาสสิค)
  33. การปล่อยให้ผู้อื่นรู้สึกว่า ความคิดนั้นเป็นของเขาหรือของเธอ ไม่เพียงใช้ได้ผลในธุรกิจและการเมืองเท่านั้น แต่ยังใช้ได้ผลกับชีวิตครอบครัวอีกด้วย (Dale Carnegie)
  34. ความสำเร็จในการติดต่อกับคน ขึ้นอยู่กับการเข้าใจมุมมองของคนอื่นอย่างถ่องแท้ (อับราฮัม ลินคอล์น)
  35. การจำชื่อของผู้เลือกตั้งได้ถือเป็นรัฐบุรุษ การลืมชื่อพวกเขาถือเป็นพวกไม่ใส่ใจ (จากคำกล่าวที่ว่า เป็นบทเรียนแรกที่นักการเมืองจะต้องเรียนรู้ : จากหนังสือ "How to win friends & Influence People" ของ Dale Carnegie)
  36. การเรียนรู้ เป็นกระบวนการของการปฏิบัติ (จอร์จ เบอร์นาร์ด ชอว์)
  37. เป้าหมายสูงสุดของการศึกษาไม่ใช่ความรู้ แต่เป็นการปฏิบัติ (เฮอร์เบิร์ต เปนเซอร์)
  38. จงอย่ากลัวศัตรูที่ตำหนิคุณ จงกลัวเพื่อนที่เยินยอคุณ (นิรนาม)
  39. วิธีเดียวบนโลกนี้ที่จะจูงใจผู้อื่นได้ ก็คิอ พูดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ และแสดงให้พวกเขารู้ถึงวิธีการที่จะได้มันมา (นิรนาม)
  40. ไม่มีความลับเกี่ยวกับความสำเร็จในการติดต่อทางธุรกิจ การให้ความสนใจเฉพาะกับคนที่กำลังพูดกับคุณนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ไม่มีอะไรจะเป็นการเยินยอได้มากเท่านี้ (ชาร์ล ดับเบิลยู อีเลียต : อดีตอธิการดีมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด)
  41. คนทุกคนที่ผมพบเหนือกว่าผมไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง และในจุดที่เขาเหนือกว่าผมนั้นผมก็ได้เรียนรู้จากเขา (อีเมอร์สัน)
  42. การถามถึงความคาดหวังและความต้องการ จากคนที่เราต้องการได้รับความร่วมมือด้วย เป็นเหมือนการที่เราฉีดยารักษาเข้าไปที่แขนของพวกเขาที่พวกเขากำลังต้องการเลยทีเดียว (จากบท "วิธีที่จะได้รับความร่วมมือ" ของ Dale CarneGie)
  43. คนที่ประสบความสำเร็จทุกคน ชอบที่จะหวนระลึกถึงอดีตเกี่ยวกับการต่อสู้ในช่วงต้นของเขา (นิรนาม)
  44. หากเราจะจูงใจคนอื่น ขอให้เราปล่อยให้คนเหล่านั้นพูดเกี่ยวกับตัวเขาเองออกมา เพราะเขารู้เกี่ยวกับเรื่องของเขาและปัญหาของเขาเองมากกว่าคุณ ถามคำถามเขา และปล่อยให้พวกเขาบอกอะไรคุณสักอย่างสองย่าง จงฟังอย่างอดทน ด้วยใจที่เปิดกว้าง แสดงความจริงใจในเรื่องที่เขาพูด สนับสนุนพวกเขา ให้พวกเขาแสดงความเห็นออกมาอย่างเต็มที่ (จากหนังสือ "How to win friends & Influence People" ของ Dale Carnegie)

วันพฤหัสบดีที่ 3 ธันวาคม พ.ศ. 2552

เรามาประเมินโครงการด้วยหลักประสิทธิภาพและหลักประสิทธิผลอย่างง่ายกัน

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : surasak_cpb@yahoo.com
ผู้เขียนมีประสบการณ์และคลุกคลีในงาน ด้านนโยบายและแผนขององค์กร และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กณ

คุณต้องออกไปสำรวจปัญหาด้วยตนเอง เพราะว่าในทางปฏิบัติคุณต้องเห็นปัญหา จึงจะเข้าใจปัญหา จงไปให้ถึงแหล่ง ค้นหาข้อเท็จจริง เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง Genchi Genbuts : วิถีแห่งโตโยต้า

ภาพขวา ผู้เขียนขณะลงพื้นที่โครงการหนึ่งร่วมกับผู้บริหาร เพื่อทำการติดตามและประเมินผลความก้าวหน้าของโครงการ

ตลอดการทำงานเป็นระยะเวลาหลายปีในงานด้านแผนและนโยบาย ผู้เขียนมักจะได้รับคำถามจากผู้บริหารโครงการที่ใกล้เคียงกันอยู่เสมอว่า "เราจะประเมินผลสำเร็จหรือความก้าวหน้าของโครงการ" อย่างไรดี เพื่อให้การนำเสนอสรุปผลการดำเนินงานและความก้าวหน้าของโครงการ ที่ผู้บริหารในแต่ละโครงการดูแลอยู่ สามารถนำเสนอข้อมูลต่อฝ่ายจัดการได้อย่างกระชับและมีทิศทาง

ซึ่งจากผลของการนำเสนอข้างต้น ก็จะทำให้ฝ่ายจัดการสามารถตัดสินใจในเชิงนโยบายของโครงการเหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง ทั้งในแง่ของการปรับเปลี่ยนแนวทางการปฏิบัติ หรือการปรับเปลี่ยนนโยบายการดำเนินโครงการ (ในกรณีมีความจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน)

จากประสบการณ์การทำงานของผู้เขียน รวมทั้งการที่ได้มีโอกาสเรียนรู้ในเรื่องดังกล่าว จากแหล่งความรู้ต่าง ๆ เช่น การฝึกอบรม การศึกษาจากเอกสารตำราที่เกี่ยวข้อง และการได้มีโอกาสอ่านหนังสือในลักษณะกึ่งวิชาการ/ทั่วไป ที่ค่อนข้างหลากหลาย (เช่น บทสัมภาษณ์ของผู้บริหาร/คนเก่ง บทความของผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่าง หรือกรณีศึกษาทางการตลาดต่าง ๆ เป็นต้น)

ทำให้ผู้เขียนเกิดมุมมองใหม่ ๆ และอยากจะนำเสนอมุมมองดังกล่าว ซึ่งเป็นแนวทางที่ผู้เขียนคิดว่าเรียบง่ายและไม่ซับซ้อน ซึ่งผู้บริหารโครงการก็สามารถนำไปใช้งานได้ทันทีด้วย ในขณะเดียวกันก็มีความเป็นวิชาการหน่อย ๆ มานำเสนอให้แก่ผู้ที่สนใจทุกท่านได้ลองพิจารณาดู

หลักพื้นฐานในการประเมินโครงการที่เรารับรู้กันมา จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ ก่อนเริ่มดำเนินโครงการ ระหว่างดำเนินโครงการ และภายหลังที่ดำเนินโครงการเสร็จสิ้น ซึ่งถือเป็นการกำหนดกรอบเวลากว้าง ๆ ให้ผู้บริหารโครงการ สามารถนำมากำหนดเป็นแนวทางในการประเมินผลโครงการในแต่ละช่วงเวลาได้ง่ายขึ้น

แล้วอะไรคือ แนวทางการประเมิน ในแต่ละกรอบเวลา

ผู้เขียนจึงขอนำเสนอแนวทางการประเมินผลสำเร็จโครงการ ด้วยการกำหนดแนวทางการประเมินออกเป็น 2 เงื่อนไข สองเงื่อนไขดังกล่าวผู้เขียนคิดว่าเรา ๆ ท่าน ๆ น่าจะรู้จักกันดี นั่นคือ การประเมินผลความก้าวหน้าของโครงการ ด้วยหลักการประเมินแบบ "ประสิทธิผล และประสิทธิภาพ"

เรามาดูความหมายและวิธีของหลักการประเมินแต่และแบบกันครับ

- หลักประเมินด้านประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง การวัดผลสำเร็จในการดำเนินโครงการ จากผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริงเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ (Objective) หรือ เป้าหมาย (Goal) ของโครงการ ที่เรา (ผู้บริหารโครงการ) ได้ตั้งไว้

ถ้าจะให้เข้าใจง่ายขึ้น ก็คือ โครงการต้องการจะทำอะไร แล้วผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริง เป็นไปตามที่เราต้องการหรือได้ตั้งใจไว้หรือไม่

ดังนั้น โครงการที่จะถือว่ามีประสิทธิผล ผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นก็จะต้องได้ผลสำเร็จ ที่เท่ากับหรือมากกว่า เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ ที่โครงการได้ตั้งไว้นั่นเองครับ

- หลักการประเมินด้านประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การนำผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริง มาเปรียบเทียบกับ ตัวชี้วัดที่เราได้กำหนดไว้เป็นมาตรวัดการดำเนินงานของโครงการว่า โครงการที่เรานำมาทำนั้น เมื่อดำเนินการไปแล้วอัตราส่วนของผลประโยชน์ที่เรา (ผู้บริหารโครงการ หรือองค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ) ได้รับนั้น เมื่อเปรียบเทียบกับต้นทุน (ตัวชี้วัดนั่นเอง) ที่เรา (ได้กำหนดไว้) ได้ใช้ไปในโครงการนั้นเป็นอย่างไร

ต้นทุนหรือตัวชี้วัด ที่เรานำมาใช้เป็นมาตรวัดประสิทธิภาพของโครงการที่ผู้เขียนได้พูดถึงนั้น สามารถแบ่งออกเป็น 3 ตัว ก็คือ T (Time), C (Cost), Q (Quality)


Time ในที่นี้ก็คือ ระยะเวลาการดำเนินโครงการที่เราได้กำหนดไว้ เปรียบเทียบกับเมื่อเราลงมือปฏิบัติจริงนั้น เสร็จทันตามกำหนดเวลาหรือไม่ วิธีการดำเนินงานของโครงการที่เราได้กำหนดไว้ ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานหรือไม่

Cost ในที่นี้ก็คือ งบประมาณค่าใช้จ่ายและทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ เปรียบเทียบกับเมื่อเรา (ผู้บริหารโครงการ) ได้ใช้จ่ายจริง เกินกว่าที่เราได้ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ วิธีการดำเนินงานของโครงการทำให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายหรือไม่อย่างไร

Quality ในที่นี้ก็คือ คุณภาพของงานที่ได้รับ จากผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริง เมื่อเปรียบเทียบกับเกณฑ์คุณภาพมาตรฐานสากล หรือที่เรา (ผู้บริหารโครงการ) ได้กำหนดไว้แล้วเป็นอย่างไร คุณภาพของงานที่เสร็จสิ้นเป็นที่พึงพอใจของผู้ใช้งาน (หรือลูกค้า) หรือไม่ คุณภาพที่ว่านั้นมีอะไรบ้างที่เราจะต้องทำให้ถึงที่กำหนดไว้

ในแง่ของคุณภาพ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ผู้เขียนจึงขออนุญาตเปรียบเทียบกับโครงการ "การปรับปรุงตลาด" ขององค์กร ที่ผู้เขียนทำงานอยู่ให้เห็นภาพที่ชัดเจนกันครับ กล่าวคือ

ในแง่ของคุณภาพที่เป็นมาตรฐานสากล ก็คือ ในการพัฒนาหรือปรับปรุงตลาด ต้องสอดคล้องกับระเบียบเมือง (คือ กฎ ระเบียบ เทศบัญญัติ และ พรบ. ต่าง ๆ) ที่ได้กำหนดไว้ (โดยหน่วยงานของรัฐ) ในการทำตลาด เช่น การก่อสร้างโครงสร้างของตลาดมีความแข็งแรงได้มาตรฐานด้านวิศวกรรมหรือไม่ การจัดทำบ่อบำบัด รางระบายน้ำ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบสาธารณสุขเป็นอย่างไร การจัดพื้นที่เป็นห้องน้ำสาธารณะตามหลักเกณฑ์พื้นฐานการให้บริการของรัฐหรือไม่ การจัดทำพื้นที่จอดรถให้สอดคล้องกับกฎการจัดระเบียบจราจรในที่ชุมชนหรือไม่ เป็นต้น

ในแง่ของคุณภาพที่เป็นมาตรฐานที่เรากำหนดไว้ ก็คือ ต้องตอบสนองต่อความต้องการในการใช้งานของตัวเรา (องค์กรเจ้าของโครงการ) เช่น การกำหนดพื้นที่ใช้สอยโดยรวม (อาจจะเป็นระหว่าง 3,000-5,000 ตรม.) การนำมาใช้ประโยชน์ต่อผู้ค้าที่จะเข้ามาใช้งาน เช่น จะต้องเป็นพื้นที่เปิดโล่งทั้งหมดหรือไม่ หรือแบ่งออกเป็นช่อง ๆ โดยการตีเส้นดีกว่า หรือสร้างขึ้นเป็นห้องทั้งหมดหรือบางส่วน การกำหนดโครงสร้างของตลาดให้สอดคล้องกับฟังก์ชันการใช้งานของเราในฐานะเจ้าของตลาดที่จะต้องใช้ประโยชน์ได้อย่างคุ้มค้าที่สุด เช่น เป็นตลาดเช้าหรือตลาดเย็น เป็นตลาดแห้งหรือตลาดเปียก หรือเป็นลักษณะผสมผสาน เป็นต้น


กล่าวโดยสรุป เมื่อพิจารณาในแง่ของโครงการที่มีประสิทธิภาพ จะต้องตอบสนองต่อองค์กรได้ทั้ง 3 ด้าน คือ ประหยัดงบประมาณ (เท่ากับหรือน้อยกว่า) มีความรวดเร็วในการดำเนินงาน (เร็วกว่าหรือไม่เกินเวลาที่กำหนดไว้) และคุณภาพของงานเป็นไปตามมาตรฐานสากล (หรือตามที่เราได้กำหนดไว้) นั่นเอง

และเมื่อพิจารณาในภาพรวมของโครงการ เราจะถือว่าโครงการที่ประสบความสำเร็จ (ที่เรานิยมเรียกว่าโครงการที่ดี) ก็จะต้องมีทั้งประสิทธิผลและประสิทธิภาพไปพร้อม ๆ กันครับ