เรามาประเมินโครงการด้วยหลักประสิทธิภาพและหลักประสิทธิผลอย่างง่ายกัน

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : surasak_cpb@yahoo.com
ผู้เขียนมีประสบการณ์และคลุกคลีในงาน ด้านนโยบายและแผนขององค์กร และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กณ

คุณต้องออกไปสำรวจปัญหาด้วยตนเอง เพราะว่าในทางปฏิบัติคุณต้องเห็นปัญหา จึงจะเข้าใจปัญหา จงไปให้ถึงแหล่ง ค้นหาข้อเท็จจริง เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง Genchi Genbuts : วิถีแห่งโตโยต้า

ภาพขวา ผู้เขียนขณะลงพื้นที่โครงการหนึ่งร่วมกับผู้บริหาร เพื่อทำการติดตามและประเมินผลความก้าวหน้าของโครงการ

ตลอดการทำงานเป็นระยะเวลาหลายปีในงานด้านแผนและนโยบาย ผู้เขียนมักจะได้รับคำถามจากผู้บริหารโครงการที่ใกล้เคียงกันอยู่เสมอว่า "เราจะประเมินผลสำเร็จหรือความก้าวหน้าของโครงการ" อย่างไรดี เพื่อให้การนำเสนอสรุปผลการดำเนินงานและความก้าวหน้าของโครงการ ที่ผู้บริหารในแต่ละโครงการดูแลอยู่ สามารถนำเสนอข้อมูลต่อฝ่ายจัดการได้อย่างกระชับและมีทิศทาง

ซึ่งจากผลของการนำเสนอข้างต้น ก็จะทำให้ฝ่ายจัดการสามารถตัดสินใจในเชิงนโยบายของโครงการเหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง ทั้งในแง่ของการปรับเปลี่ยนแนวทางการปฏิบัติ หรือการปรับเปลี่ยนนโยบายการดำเนินโครงการ (ในกรณีมีความจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน)

จากประสบการณ์การทำงานของผู้เขียน รวมทั้งการที่ได้มีโอกาสเรียนรู้ในเรื่องดังกล่าว จากแหล่งความรู้ต่าง ๆ เช่น การฝึกอบรม การศึกษาจากเอกสารตำราที่เกี่ยวข้อง และการได้มีโอกาสอ่านหนังสือในลักษณะกึ่งวิชาการ/ทั่วไป ที่ค่อนข้างหลากหลาย (เช่น บทสัมภาษณ์ของผู้บริหาร/คนเก่ง บทความของผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่าง หรือกรณีศึกษาทางการตลาดต่าง ๆ เป็นต้น)

ทำให้ผู้เขียนเกิดมุมมองใหม่ ๆ และอยากจะนำเสนอมุมมองดังกล่าว ซึ่งเป็นแนวทางที่ผู้เขียนคิดว่าเรียบง่ายและไม่ซับซ้อน ซึ่งผู้บริหารโครงการก็สามารถนำไปใช้งานได้ทันทีด้วย ในขณะเดียวกันก็มีความเป็นวิชาการหน่อย ๆ มานำเสนอให้แก่ผู้ที่สนใจทุกท่านได้ลองพิจารณาดู

หลักพื้นฐานในการประเมินโครงการที่เรารับรู้กันมา จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ ก่อนเริ่มดำเนินโครงการ ระหว่างดำเนินโครงการ และภายหลังที่ดำเนินโครงการเสร็จสิ้น ซึ่งถือเป็นการกำหนดกรอบเวลากว้าง ๆ ให้ผู้บริหารโครงการ สามารถนำมากำหนดเป็นแนวทางในการประเมินผลโครงการในแต่ละช่วงเวลาได้ง่ายขึ้น

แล้วอะไรคือ แนวทางการประเมิน ในแต่ละกรอบเวลา

ผู้เขียนจึงขอนำเสนอแนวทางการประเมินผลสำเร็จโครงการ ด้วยการกำหนดแนวทางการประเมินออกเป็น 2 เงื่อนไข สองเงื่อนไขดังกล่าวผู้เขียนคิดว่าเรา ๆ ท่าน ๆ น่าจะรู้จักกันดี นั่นคือ การประเมินผลความก้าวหน้าของโครงการ ด้วยหลักการประเมินแบบ "ประสิทธิผล และประสิทธิภาพ"

เรามาดูความหมายและวิธีของหลักการประเมินแต่และแบบกันครับ

- หลักประเมินด้านประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง การวัดผลสำเร็จในการดำเนินโครงการ จากผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริงเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ (Objective) หรือ เป้าหมาย (Goal) ของโครงการ ที่เรา (ผู้บริหารโครงการ) ได้ตั้งไว้

ถ้าจะให้เข้าใจง่ายขึ้น ก็คือ โครงการต้องการจะทำอะไร แล้วผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริง เป็นไปตามที่เราต้องการหรือได้ตั้งใจไว้หรือไม่

ดังนั้น โครงการที่จะถือว่ามีประสิทธิผล ผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นก็จะต้องได้ผลสำเร็จ ที่เท่ากับหรือมากกว่า เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ ที่โครงการได้ตั้งไว้นั่นเองครับ

- หลักการประเมินด้านประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การนำผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริง มาเปรียบเทียบกับ ตัวชี้วัดที่เราได้กำหนดไว้เป็นมาตรวัดการดำเนินงานของโครงการว่า โครงการที่เรานำมาทำนั้น เมื่อดำเนินการไปแล้วอัตราส่วนของผลประโยชน์ที่เรา (ผู้บริหารโครงการ หรือองค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ) ได้รับนั้น เมื่อเปรียบเทียบกับต้นทุน (ตัวชี้วัดนั่นเอง) ที่เรา (ได้กำหนดไว้) ได้ใช้ไปในโครงการนั้นเป็นอย่างไร

ต้นทุนหรือตัวชี้วัด ที่เรานำมาใช้เป็นมาตรวัดประสิทธิภาพของโครงการที่ผู้เขียนได้พูดถึงนั้น สามารถแบ่งออกเป็น 3 ตัว ก็คือ T (Time), C (Cost), Q (Quality)

Time ในที่นี้ก็คือ ระยะเวลาการดำเนินโครงการที่เราได้กำหนดไว้ เปรียบเทียบกับเมื่อเราลงมือปฏิบัติจริงนั้น เสร็จทันตามกำหนดเวลาหรือไม่ วิธีการดำเนินงานของโครงการที่เราได้กำหนดไว้ ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานหรือไม่

Cost ในที่นี้ก็คือ งบประมาณค่าใช้จ่ายและทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ เปรียบเทียบกับเมื่อเรา (ผู้บริหารโครงการ) ได้ใช้จ่ายจริง เกินกว่าที่เราได้ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ วิธีการดำเนินงานของโครงการทำให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายหรือไม่อย่างไร

Quality ในที่นี้ก็คือ คุณภาพของงานที่ได้รับ จากผลสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นจริง เมื่อเปรียบเทียบกับเกณฑ์คุณภาพมาตรฐานสากล หรือที่เรา (ผู้บริหารโครงการ) ได้กำหนดไว้แล้วเป็นอย่างไร คุณภาพของงานที่เสร็จสิ้นเป็นที่พึงพอใจของผู้ใช้งาน (หรือลูกค้า) หรือไม่ คุณภาพที่ว่านั้นมีอะไรบ้างที่เราจะต้องทำให้ถึงที่กำหนดไว้

ในแง่ของคุณภาพ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ผู้เขียนจึงขออนุญาตเปรียบเทียบกับโครงการ "การปรับปรุงตลาด" ขององค์กร ที่ผู้เขียนทำงานอยู่ให้เห็นภาพที่ชัดเจนกันครับ กล่าวคือ

ในแง่ของคุณภาพที่เป็นมาตรฐานสากล ก็คือ ในการพัฒนาหรือปรับปรุงตลาด ต้องสอดคล้องกับระเบียบเมือง (คือ กฎ ระเบียบ เทศบัญญัติ และ พรบ. ต่าง ๆ) ที่ได้กำหนดไว้ (โดยหน่วยงานของรัฐ) ในการทำตลาด เช่น การก่อสร้างโครงสร้างของตลาดมีความแข็งแรงได้มาตรฐานด้านวิศวกรรมหรือไม่ การจัดทำบ่อบำบัด รางระบายน้ำ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบสาธารณสุขเป็นอย่างไร การจัดพื้นที่เป็นห้องน้ำสาธารณะตามหลักเกณฑ์พื้นฐานการให้บริการของรัฐหรือไม่ การจัดทำพื้นที่จอดรถให้สอดคล้องกับกฎการจัดระเบียบจราจรในที่ชุมชนหรือไม่ เป็นต้น

ในแง่ของคุณภาพที่เป็นมาตรฐานที่เรากำหนดไว้ ก็คือ ต้องตอบสนองต่อความต้องการในการใช้งานของตัวเรา (องค์กรเจ้าของโครงการ) เช่น การกำหนดพื้นที่ใช้สอยโดยรวม (อาจจะเป็นระหว่าง 3,000-5,000 ตรม.) การนำมาใช้ประโยชน์ต่อผู้ค้าที่จะเข้ามาใช้งาน เช่น จะต้องเป็นพื้นที่เปิดโล่งทั้งหมดหรือไม่ หรือแบ่งออกเป็นช่อง ๆ โดยการตีเส้นดีกว่า หรือสร้างขึ้นเป็นห้องทั้งหมดหรือบางส่วน การกำหนดโครงสร้างของตลาดให้สอดคล้องกับฟังก์ชันการใช้งานของเราในฐานะเจ้าของตลาดที่จะต้องใช้ประโยชน์ได้อย่างคุ้มค้าที่สุด เช่น เป็นตลาดเช้าหรือตลาดเย็น เป็นตลาดแห้งหรือตลาดเปียก หรือเป็นลักษณะผสมผสาน เป็นต้น

กล่าวโดยสรุป เมื่อพิจารณาในแง่ของโครงการที่มีประสิทธิภาพ จะต้องตอบสนองต่อองค์กรได้ทั้ง 3 ด้าน คือ ประหยัดงบประมาณ (เท่ากับหรือน้อยกว่า) มีความรวดเร็วในการดำเนินงาน (เร็วกว่าหรือไม่เกินเวลาที่กำหนดไว้) และคุณภาพของงานเป็นไปตามมาตรฐานสากล (หรือตามที่เราได้กำหนดไว้) นั่นเอง

และเมื่อพิจารณาในภาพรวมของโครงการ เราจะถือว่าโครงการที่ประสบความสำเร็จ (ที่เรานิยมเรียกว่าโครงการที่ดี) ก็จะต้องมีทั้งประสิทธิผลและประสิทธิภาพไปพร้อม ๆ กันครับ