ภาพซ้าย : ผู้เขียน กับรูปแบบการประชุมสรุปงานแบบหนึ่ง ในการปฏิบัติงานจริงภายในองค์กร
ในรอบปีที่ผ่านมา ผู้เขียนได้รับมอบหมายงานค่อนข้างหลากหลาย เช่น การเข้าไปเป็นคณะทำงานชุดต่าง ๆ ภายในองค์กร การเป็นกรรมการด้านวินัย กรรมการเพื่อสอบทุนการศึกษาทั้งบุคลากรในองค์กรและบุคคลภายนอก (ส่วนหนึ่งของโครงการ) การเป็นกรรมการตรวจรับงานรูปแบบต่าง ๆ ของโครงการต่าง ๆ เป็นต้น
งานแต่ละชิ้นที่ผู้เขียนได้รับมอบหมาย ทำให้ผู้เขียนได้เรียนรู้และขัดเกลาความรู้ความเข้าใจในงานให้ดียิ่งขึ้นเป็นลำดับ ทำให้มองเห็นถึงภาพรวมขององค์กรได้เป็นอย่างดี นับว่าเป็นโชคดีของผู้เขียนไม่น้อยทีเดียว
จากรูปแบบงานที่ได้รับมอบหมายดังกล่าวข้างต้น ทำให้ผู้เขียนได้เรียนรู้แนวทางการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอีกอย่างหนึ่ง ก็คือ “วิธีการประชุมสรุปงาน”
ซึ่งผู้เข้ามาเป็นคณะทำงาน หรือผู้แทนจากหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อปฏิบัติงานเสร็จสิ้นในแต่ละเรื่อง หรือในแต่ละกรอบเวลาตามเป้าหมายที่ได้กำหนดดไว้ ทีมงานทุกคนจะต้องมาประชุมสรุปงานกันทุกครั้ง การสรุปแต่ละครั้ง มีวัตถุประสงค์เพื่อ “กำหนดประเด็น” ที่เราจะนำไปสื่อสารต่อ ว่าในการมาปฏิบัติงานในชิ้นนี้
- เราจะต้องตัดสินใจในเรื่องอะไรบ้าง
- เราได้ดำเนินการอะไรไปแล้วบ้าง
- มีประเด็นปัญหาอะไร
- เราต้องไปดำเนินการอะไรต่อ
- เราจะกลับมาพบกันอีกเมื่อไร
- ในครั้งหน้าเราต้องเตรียม (ข้อมูล) อะไรมาเพิ่มเติมบ้าง
การใช้วิธีการนี้ ถือเป็นวิธีการที่ดีมาก ทำให้ผู้ที่เข้ามาประสานงานหรือปฏิบัติงานร่วมกัน ไม่หลงทาง หรือไม่เข้าใจประเด็นที่ผิดพลาดเมื่อได้มาทำงานร่วมกันในแต่ละครั้ง และเมื่อแยกย้ายกันออกไปแล้วก็นำไปปฏิบัติกันอย่างไม่สับสน มีประเด็นที่จะนำไปสื่อสารหรือปฏิบัติท่ชัดเจน ที่สำคัญเป็นการทบทวนกันอีกครั้งหนึ่งได้ว่าเราเข้าใจตรงกันไหม
วิธีการดังกล่าว ผู้เขียนจึงคิดว่า สามารถที่จะนำมาประยุกต์เพื่อปรับใช้ในการทำงานด้าน “การบริหารโครงการ” สำหรับผู้บริหารโครงการได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว
และเมื่อไม่นานมานี้ ผู้เขียนก้ได้มีโอกาสอ่านบทความหนึ่ง จากหนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ (ประมาณปลาย ๆ ปี 2552) ของ “คุณพอใจ พุกกะคุปต์” ในชื่อบทความ “ถอดรหัสธุรกิจ”
บทความดังกล่าวพูดถึงเทคนิค “การประชุมสรุปงาน” หรือ AAR (After Action Review) ไว้อย่างกระชับและตรงประเด็น ผู้เขียนจึงคิดว่าน่าจะนำมานำเสนอให้แก่ผู้สนใจ เพื่อนำไปปรับใช้ในงานด้านการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างตรงประเด็น และมีหลักการรองรับ
สาระสำคัญ ก็คือ เทคนิค/กระบวนการดังกล่าว เป็นแนวทางที่สามารถนำมาใช้กำหนดเป้าหมายในการทำงานได้เป็นอย่างดี สามารถนำมาใช้ได้ทั้งในระดับบุคคล ครอบครัว ทีมงาน (ในเรื่องของการบริหารโครงการ) และระดับประเทศได้เลย กระบวนการที่ว่าก็คือ AAR ย่อมาจาก (After Action Review) หรือการวิเคราะห์หลังเสร็จสิ้นภารกิจของ “กองทัพสหรัฐ” (ในฐานะผู้นำมาเผยแพร่)
วิธีการ AAR ที่กล่าวถึงนี้ก็คือ หลังจากเราเสร็จสิ้นการทำงานทุกครั้ง (โดยเฉพาะในเรื่องของการดำเนินโครงการที่อาจจะใช้กรอบเวลาเป็นตัวกำหนด) ต้องมีการประชุมสรุปงานทุกครั้ง โดยจะต้องตอบคำถามหลัก 3 ข้อ ก็คือ
1. เป้าหมายของงานครั้งนี้ (ที่เราได้รับมอบหมาย หรือเป้าหมายที่โครงการได้กำหนดไว้) เรา/ผู้บริหารโครงการ ต้องการให้เกิดอะไร
2. เมื่อเราดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ผลเป็นอย่างไรหรือเกิดอะไรขึ้น เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้/หรือตามความต้องการของเราหรือไม่
3. ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น แตกต่างจากข้อ 1. (เป้าหมาย) ที่เรา/ผู้บริหารโครงการ ได้กำหนดไว้หรือไม่ เพราะอะไร (จึงแตกต่าง/หรือประสบความสำเร็จ)
ข้อมูลที่เราจะได้จากการที่เรา/ผู้บริหารโครงการ ได้ทำการวิเคราะห์จากหลักการ 3 ข้อ นี้ จะทำให้ตัวเรา/ผู้บริหารโครงการ สามารถบอกได้ถึงที่มาของความสำเร็จตามเป้าหมาย หรือเป็นการชี้ให้เราได้เห็นว่า แนวทางการปรับปรุง (การทบทวนวิธีการหรือเป้าหมายใหม่) ว่าเราจะต้องทำอะไรบ้าง จึงจะบรรลุเป้าหมาย
ประเด็นสำคัญของเทคนิค AAR ก็คือ
- การที่ทีมงานทุกคน (ของผู้บริหารโครงการ) เกิดความตระหนักและมั่นใจ ว่าวิธีการนี้เป็นวิธีการที่จะนำมาใช้เพื่อการเรียนรู้และพัฒนาวิธีการทำงานของตัวเรา ไม่ใช่การหาผู้ผิดพลาด ทำให้วิธีการทำงานของเรานั้นก้าวหน้ายิ่งขึ้นไปเรื่อย ๆ
- ทุกฝ่าย (ตั้งแต่หัวหน้าโครงการ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย ทีมงานทุกคน) ต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการประชุมสรุปงาน และทำอย่างจริงจัง อย่างต่อเนื่อง มีกำหนดเวลาที่แน่ชัด และระยะเวลาไม่ทิ้งห่างกันจนเกินไป
- ผู้นำขององค์กร หน่วยงาน หรือทีมบริหารของโครงการ จะต้องให้ความสำคัญ จะต้องกำหนดเลยว่าเป็นวิธีการที่เราจะนำมาใช้ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าโครงการ และงานอื่น ๆ ที่เราได้รับมอบหมาย
เทคนิคหรือวิธีการที่นำเสนอข้างต้น ถือได้ว่า เป็นเทคนิคที่เรียบง่าย ไม่ว่าใครก็สามารถนำมาปฏิบัติได้ โดยเฉพาะในที่นี้ที่อยากจะมุ่งเน้น ก็คือ ผู้บริหารโครงการ เป็นวิธีการที่ไม่ซับซ้อนแต่อย่างใด ต้นทุนที่เราใช้ก็ไม่มาก ซึ่งก็คือ “เวลา” ที่ต้องกำหนดกันอย่างชัดเจนและต่อเนื่อง
ผู้เขียนขอเพิ่มเติมแนบท้ายสักหน่อยครับ ที่ในช่วงต้นที่ได้กล่าวถึงในส่วนของที่มาของเทคนิค คือ “กองทัพสหรัฐ”
กองทัพสหรัฐ จากที่ผู้เขียนได้มีโอกาสอ่านในหนังสือต่าง ๆ แล้วพบว่า เป็นหน่วยงานลำดับต้น ๆ เลยทีเดียว ที่ได้มีการเผยแพร่ในเรื่องของหลักการหรือเทคนิคการบริหารจัดการองค์กรที่น่าสนใจ หรือวิธีการปฏิบัติงานที่เป็นระบบ สามารถนำไปปฏิบัติได้ทันที และมักมีการนำเสนอผ่านสถาบันที่มีการสอนวิชาธุรกิจต่าง ๆ เป็นกรณีศึกษาทางธุรกิจ สามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นโนวฮาวน์ (แนวทางปฏิบัติใหม่ ๆ) ให้แก่แวดวงด้าน Management สามารถนำมาใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง
ตัวอย่างหนึ่ง ที่ได้มีการนำมาเผยแพร่กันค่อนข้างนานแล้ว เป็นกรณีศึกษาที่น่าสนใจไม่น้อยทีเดียว ในแวดวงของโรงเรียนบริหารธุรกิจหรือหลักสูตร MBA ก็คือ ผลจากการวิจัยของกองทัพเรือสหรัฐ (อ้างอิงจาก บทสัมภาษณ์ในหนังสือ thaicoonbook ของ "ซิคเว่ บรัคเก้") ที่ได้กำหนดให้มีการแข่งขันเกมสงคราม ระหว่าง “ทีมทหารของกองทัพเรือสหรัฐ” กับ “กลุ่มนักผจญเพลิงชาวนิยอร์ก (ที่ไม่มีความรู้ทางทหารเลย” ปรากฎว่าทหารแพ้ ตอนแรกนึกกันว่าเป็นเรื่องบังเอิญ แต่หลายเกมผ่านไป ฝั่งทหารของยังเอาชนะไม่ได้
จึงกลายมาเป็นกรณีศึกษาของโรงเรียนธุรกิจ ว่า "ทำไมนักผจญเพลิงเอาชนะนักวางแผนสงครามได้"
ประเด็นน่าสนใจที่พบ ก็คือ สิ่งที่นักผจญเพลิงทำก็คือพยายามใช้ความรู้สึก ใช้กึ๋น (Gut Feeling) ในการเล่น ไม่มีแผนหนึ่ง แผนสอง หรือแผนสาม อะไรทั้งนั้น ถ้าพวกเขาเดินพลาดไป ก็จะคิดแก้ไขใหม่ คือ เชื่อในแผนการ หรือการคิดว่าจะทำอะไร ถ้าเกิดว่า....ถ้าเกิดว่า....
กล่าว่โดยสรุปก็คือ สิ่งที่สำคัญกว่าแผนงานที่ดีเยี่ยม คือ ความสามารถในการปฏิบัติตามแผนงานนั้นอย่างรวดเร็ว และอย่างแข็งขันจริงจังนั่นเอง
เป็นอย่างไรครับ กรณีศึกษาและประเด็นที่นำมาเสนอให้ทุกท่านได้เห็น น่าจะพอเป็นประโยชน์ได้นะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น