173 ถนนนครราชสีมา ดุสิต กรุงเทพฯ 10300
e-mail : surasakdota@crownpropertydotordotth
surasak_cpb@yahoo.com
surasak_cpb@hotmail.com
http://surasak-akkaraareesuk.blogspot.com/
สุรศักดิ์ อัครอารีสุข มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี เป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร
จากตอนที่แล้ว ที่ผู้เขียนได้นำเสนอประเด็นปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นได้ ในกรณีผู้ที่พึ่งได้รับการส่งเสริมจากองค์กรให้เป็นหัวหน้าหรือผู้บริหารในองค์กร ถึงแนวทางที่ตัวเราน่าจะนำมาใช้ในการบริหารจัดการตัวลูกน้องหรือผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งในตอนที่แล้วได้กล่าวถึงกรณี “ลูกน้องของเรามัวไปสนใจงานอื่น” จนลืมงานที่เราในฐานะหัวหน้าได้มอบหมายไปนั้น ว่าเราควรจะทำอย่างไร
ในตอนนี้ ผู้เขียนจึงขอนำเสนออีกประเด็นหนึ่ง ซึ่งถือเป็นประเด็นที่อาจจะสร้างความลำบากใจในตัวผู้ที่มีแววว่าจะได้รับการโปรโมทจากองค์ แต่ยังไม่ได้รับตำแหน่งอย่างเป็นทางการ โดยที่ตนอาวุโสกว่าในเรื่องของอายุงาน ประสบการณ์ และความเหมาะสมตามหลักเกณฑ์ขององค์กร แล้วเขาจะทำอย่างไร เราลองมาดูคำถามและคำตอบที่ผู้เขียนได้นำเสนอไปครับ
คุณเก๋ (นามสมมติ) / คำถาม : ตัวผมยังไม่มีคำสั่งหรือหนังสือแต่งตั้งเป็นหัวหน้าภายในองค์กรที่ทำงานอยู่ แต่ผมได้รับมอบหมายให้ดูแลงานในฐานะหัวหน้าทีมเท่านั้น ถ้าในสถานะของผมตอนนี้ คุณมีข้อแนะนำเพิ่มเติมในการบังคับบัญชา การติดตามงาน การมอบหมายงานในฐานะหัวหน้าหรือไม่ครับ คุณมองว่าในสถานะนี้ผมสามารถทำได้หรือไม่ครับ (ตอนนี้ผมมีตำแหน่งเดียวกัน แต่ผมมีอาวุโสในเรื่องของอายุตัว อายุงาน ประสบการณ์ในงาน และได้รับมอบหมายจากหัวหน้าของหน่วยงานให้เป็นหัวหน้าทีม และได้รับการวางตัวให้เติบโตเป็นผู้บริหารในองค์กรต่อไป ซึ่งทุกคนรับทราบในข้อนี้อย่างเป็นทางการ)
ผู้เขียน / คำตอบ : เราสามารถทำได้ครับคุณเก๋ (นามสมมติ)
เพียงแต่เราต้องค่อย ๆ ทำ ค่อย ๆ เริ่มต้น ไม่ต้องรีบร้อนครับ เพราะปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งในทางความรู้สึกในการทำงานร่วมกันในตอนนี้ ก็คือ “ความเป็นเพื่อน” ที่มีมาจากอดีตก่อนนั่นเอง แต่ก็ไม่ใช่ว่าเราจะทำไม่ได้ ขอเพียงเราตั้งใจและมุ่งมั่นกับมันก็พอ มีปัญหาก็ค่อย ๆ หยิบขึ้นมาแก้ไขครับ อันไหนที่แก้ไขไม่ได้ เราก็ถือว่าเป็นประเด็นปัญหาที่เราจะต้องหาวิธีการแก้ไขมาใช้ให้ได้ผลในอนาคต หรือหากแก้ไขไม่ได้จริง มันก็คือสิ่งที่เราจะต้องอยู่กับมันให้ได้ครับ
ผมอยากให้คุณเก๋ได้เข้าใจอย่างหนึ่ง ก็คือ ตำแหน่งที่แต่งตั้งในองค์กรเป็นเพียง “หัวโขน” เท่านั้นครับ ปราศจากการมอบอำนาจอย่างเป็นทางการ ก็ไม่มีความหมายครับ (อันนี้เป็นข้อเท็จจริงเลยครับ) มีอดีตผู้บริหารจำนวนไม่น้อย และในทุกองค์กร (โดยเฉพาะในองค์กรราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือองค์กรเอกชนที่มีขนาดใหญ่ ที่อำนาจจากฝ่ายบริหารกลาง มักจะเอื้อมลงไปไม่ถึงในระดับการจัดการที่ต่ำลงไปกว่า 3 ระดับ) ที่เรามักจะพบว่ามีคนเหล่านี้เดินเตร่อยู่ในองค์กรอยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว โดยที่ไม่ได้รับมอบอำนาจให้ทำอะไรอย่างเป็นทางการ หรือเจ้าหน้าที่อาวุโสที่เคยมีความสำคัญในภารกิจขององค์กรในอดีตจำนวนมาก ที่ถูกปลดจากตำแหน่งโดยที่องค์กรเองก็ยังไม่ได้มอบหมายอะไรอย่างเป็นทางการ (อาจจะเกิดจากความผิดพลาด ไม่มีความสามารถ อะไรก็แล้วแต่) ก็ไม่มีการมอบอำนาจให้ทำอะไร
ดังนั้น การที่คุณเก๋ได้มีโอกาสอย่างนี้ ผมมองว่า "เป็นความท้าทาย" ของตัวคุณเก๋อย่างมากเลยนะครับ นั่นก็คือ ขนาดยังไม่มีการแต่งตังตัวคุณเก๋อย่างเป็นทางการ เรายังได้รับมอบหมายให้เป็นหัวหน้าทีมให้รับผิดชอบงานอย่างจริงจัง มีเป้าหมายให้พุ่งชน มีทีมงานให้ใช้งาน เป็นเหมือนเครื่องมือให้กับตัวเราสามารถหยิบใช้สอยได้ ผมคิดว่ามันเป็นเรื่องที่น่ายินดีและท้าทายตัวเรามากกว่า
ในที่นี้โจทย์ก็คือว่า “เราจะทำอย่างไร ให้เราสามารถที่จะทำงานร่วมกับเขา (คนที่มีฐานะลูกน้องของเรา) ได้ โดยที่เกิดผลงานไปพร้อมกัน” ผ่านการกำหนดเป้าหมายและการจัดการทีมงานร่วมกันมากกว่า
“การมอบอำนาจ” ในที่นี้ ผมมิได้หมายถึงว่าต้องเขียนเป็นหนังสือมอบอำนาจอย่างเดียวนะครับ การมอบอำนาจในที่นี้เราสามารถทำได้จากหัวหน้าของเรา (หัวหน้าของคุณเก๋) คือ สามารถทำได้ด้วยวาจา ก็คือ สามารถกระทำได้โดยคนที่มีอำนาจสูงสุดในหน่วยงานนั้นแหละครับ คำสั่งของคนใหญ่สุดในหน่วยงานก็ย่อมถือเป็นที่สิ้นสุด
ดังนั้น คุณเก๋ ก็อาจจำเป็นต้องนำประเด็นเหล่านี้ ไปปรึกษาให้หัวหน้าของคุณเก๋รับทราบ พร้อมทั้งนำเสนอแนวทางที่คุณเก๋ (จากบทความตอนที่แล้ว) จะนำมาใช้ และบอกให้หัวหน้าของเราทราบว่า เราจะทำอย่างไร จะทำไปเพื่ออะไร คาดว่าจะได้ประโยชน์อะไร เช่น เพื่อทำให้เขา (ลูกน้อง) หันมา Focus กับงานที่ได้รับมอบหมายมากขึ้น หรือเพื่อเป็นการฝึกเขาในเชิงบริหารจัดการองค์กร ยกตัวอย่างเช่น เพื่อเป็นการฝึกให้เขาสามารถนำเสนองานในเชิงเทคนิคที่รับผิดชอบอยู่ ให้สามารถสื่อสารที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น กระชับขึ้น มีประเด็นหรือมีทิศทาง ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อตัวเขาเอง (ลูกน้องคุณเก๋) ในเรื่องของความก้าวหน้าในอนาคต (เพราะงาน “บริหาร” มันก็เหมือนกับความตายแหละครับ คือ ไม่มีใครหนีมันพ้น)
วิธีการอย่างง่ายก็คือ คุณเก๋ จำเป็นต้องขอให้หัวหน้าของเรา ได้มอบหมาย “สถานะ” ของตัวคุณเก๋ ให้ทั้งหน่วยงานได้รับทราบอย่างเป็นทางการ (ก็คือ การมอบอำนาจด้วยวาจา) ผ่านการประชุมต่าง ๆ ของหน่วยงานสังกัดของเรา เช่น เพื่อกำหนดนโยบาย การมอบหมายงาน การสรุปงาน หรือการติดตามงานประจำเดือนของหน่วยงาน นั่นหมายความว่า ถือเป็นการรับรองกลาย ๆ ว่าคุณเก๋ คือ หัวหน้าอย่างเป็นทางการในอนาคต และเป็นการที่ได้แสดงให้ทุกคนเห็นว่า เขา (หัวหน้าของคุณเก๋) ก็มี “ความต้องการ” ทีจะให้คุณเก๋ เป็นหัวหน้าในอนาคตนั่นเอง
และเมื่อหัวหน้าของเรารับรองเรา ต่อหน้าการประชุมทุกเดือน (คือ มอบหมายงานให้เราในฐานะหัวหน้า) ก็ไม่แปลกอะไรที่เราจะอยู่ในสถานะคนออกคำสั่งต่อจากเขา ที่ทุกคนก็ต้องพร้อมยอมรับ
อยากแนะนำว่า อย่าไปยึดติดเรื่องสถานะของตำแหน่งเลยครับ ประเด็นอยู่ที่ “การมอบอำนาจที่ชัดเจน” ต่างหาก ขอให้มีการมอบอำนาจเถอะครับ เรื่องอื่นเป็นเรื่องที่เราสามารถไปเรียนรู้ในอนาคตได้ เราค่อย ๆ วางแผน หาแนวทางแก้ไข ศึกษาหาความรู้เทคนิคการบริหารใหม่ ๆ เพื่อนำมาปรับใช้ให้เกิดประสิทธิภาพ ประเด็นใดที่เรา (หน่วยงานของเรา) แก้ไขไม่ได้ ก็ถือเป็นประเด็นปัญหา ที่เราจะต้องอยู่กับสิ่งเหล่านี้ให้ได้ (ซึ่งก็คือ การปรับตัวนั่นเอง)
หากตำแหน่งหัวหน้าในแต่ละองค์กรมีจำนวนมากหรือน้อยเพียงใด มีการระดับก็ตาม แต่หากไม่มีการกำหนด “อำนาจการอนุมัติ” หรือ “ความรับผิดชอบในการสั่งการเรื่องใด ๆ” ก็คงไม่ทำให้สถานะตำแหน่งเหล่านั้น มีความแข็งแกร่งขึ้นหรือความน่ายำเกรงขึ้นต่อบุคลากรในองค์กรได้แต่อย่างใด .....เพื่อให้ชัดเจนขึ้น ก็อำนาจในการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี เพื่อขึ้นเงินเดือน หรือเพื่อการเลื่อนระดับบุคลากรในองค์กรที่เราก็ต้องเจอกับตัวเองด้วยไงครับ
ประเด็นทั้งหมดนี้ ผมขอยังไม่ไปกล่าวถึงเรื่องการวางตัวของเรา ว่าน่าเคารพนับถือเพียงใด การมีภาพลักษณ์ที่ดี การมีความรู้ที่จะถ่ายทอด หรือสอนงาน ฯลฯ จึงจะก้าวไปสู่การเป็นหัวหน้าหรือผู้บริหารที่ดีขององค์กรนะครับ อันนี้ให้เป็นเรื่องที่เราจะต้องค่อย ๆ เรียนรู้ ฝึกฝน และต้องมีการนำมาปรับใช้ให้เกิดประสิทธิผลต่อหน่วยงาน ต่อทีมงาน และต่อตัวเราเองต่อไปในอนาคตครับ
