วันจันทร์ที่ 8 สิงหาคม พ.ศ. 2554

ถามตอบเรื่องมอบหมายงาน-เราจะทำอย่างไรเมื่อลูกน้องของเราไปสนใจงานอื่น

นายสุรศักดิ์ อัครอารีสุข
173 ถนนนครราชสีมา ดุสิต กรุงเทพฯ 10300
e-mail : surasakdota@crownpropertydotordotth
surasak_cpb@yahoo.com
surasak_cpb@hotmail.com
http://surasak-akkaraareesuk.blogspot.com/

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี เป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

2-3 เดือนที่ผ่านมา ผู้เขียนได้มีโอกาสให้คำแนะนำ ในเรื่องของแนวทางในการมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา แก่เพื่อนต่างองค์กรท่านหนึ่ง คำแนะนำดังกล่าวจะมีลักษณะที่เป็นประเด็นปัญหาเรามักจะพบเห็นได้อยู่ทั่วไป อันสืบเนื่องมาจากที่เขาได้พึ่งจะก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างานใหม่ในองค์กร

ลักษณะของปัญหานี้ มักจะเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้เสมอกับผู้ที่พึ่งเป็นหัวหน้างาน และผู้เขียนก็จะได้รับคำถามในลักษณะนี้ค่อนข้างบ่อย ซึ่งผู้เขียนเห็นว่าในบางประเด็นที่ได้ให้คำแนะนำไป ก็น่าที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ประสบปัญหาเช่นเดียวกัน รวมถึงน้อง ๆ คนทำงานรุ่นใหม่ ที่อาจจะยังไม่มีประสบการณ์ในเชิงบริหาร (ซึ่งก็คือ การที่เรารู้จัก “กำหนดเป้าหมายและวิธีการจัดการคน” นั่นเอง) ก็สามารถนำไปปรับใช้งานได้ในระดับหนึ่ง

ทั้งนี้ ความเห็นและข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไปนั้น ผู้เขียนก็ได้กลั่นกรองมาจากประสบการณ์ของตนเอง รวมทั้งแนวคิดที่มาจากผู้รู้ผู้ที่มีความชำนาญ มาผสมผสานเพื่อให้เป็นมุมมองที่ชัดเจนต่อตัวผู้มาขอคำปรึกษาดังกล่าว ต่อไปนี้จะเป็นลักษณะของคำถามคำตอบที่ผู้เขียนได้ใช้ไป โดยปรับเปลี่ยนตัวละครเล็กน้อย เราลองมาดูกันครับ

คุณเก๋ (นามสมมติ) / คำถาม ผมอยากสอบถามหน่อยนะครับว่า ในกรณีที่คุณจะต้องมอบหมายงานให้ลูกน้องทำงานไม่ว่าชิ้นใดก็ตาม แล้วปรากฎว่าเขาบอกว่ามีงานเยอะ คุณจะทำอย่างไรครับ ข้อมูลเพิ่มเติมของคำว่างานเยอะก็คือ
1. ชอบสนใจงานของคนอื่นๆ ทำให้ไม่มีเวลาในการทำงานของตัวเอง
2. งานที่ต้องมอบหมายให้ทำเป็นงานเฉพาะด้านทางเทคนิคซึ่งตัวคุณเองก็ไม่มีความรู้

ตัวผู้เขียน/คำตอบ มีคำกล่าวคม ๆ ที่ว่า “หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของหัวหน้า คือ การสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยการประชุม” ในตำราสมัยใหม่ เขามักจะไม่ให้เรียกคำว่า “ผู้ใต้บังคับบัญชา” แต่จะนิยมให้เรียกว่า “ลูกน้อง” โดยอ้างว่าหมายถึง “ลูก” และ “น้อง” ของเรา แต่ในมุมมองผมความสัมพันธ์ของคนภายในองค์กร มักจะหนีคำว่า “ผู้ใต้บังคับบัญชา” กันไม่พ้นหรอกครับ ไม่ว่าเราจะกำหนดคำที่ใช้เรียกว่าอะไรก็ตาม

ในประเด็นของคุณเก๋ (นามสมมติ) อาจจะใช้แนวทาง “การประชุมเพื่อสื่อสารประเด็นต่าง ๆ” เข้ามาใช้  คือ  มีวัตถุประสงค์เพื่อ “หารือ สื่อสาร กำหนดงาน มอบหมายงาน แบ่งงาน ติดตามความก้าวหน้าของงาน ”  กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน เช่น เรากำหนดให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนได้ทราบเลยว่า ในทุกวันจันทร์ เราจะมีการประชุมแผนกกัน ซึ่งการประชุมกันครั้งหนึ่ง ก็ไม่ควรเกินครึ่งชั่วโมงหรือ 45 นาที (บอกให้เขาทราบอย่างชัดเจน) และบอกให้เขาทราบด้วยว่าเราจะพูดกันทั้งหมดกี่ประเด็นในวันนี้ (ไม่ควรเกิน 4 ประเด็น ต่อการประชุมหนึ่งครั้ง เพื่อความกระชับของการประชุมแต่ละครั้ง) และที่สำคัญ....เราต้องเป็นคนคุมประเด็นและระยะเวลาการประชุมไม่ให้แตกออกไป

ก่อนประชุมจะเสร็จสิ้นลงทุกครั้ง ต้องมีการสรุปกันว่า ในวันนี้ (ที่ประชุมกัน) เราคุยกันแล้วได้ข้อสรุปในแต่ละประเด็นอะไรบ้าง ใครเป้นผู้รับผิดชอบ ทำไมคนนั้นจึงต้องรับผิดชอบเรื่องนั้น ทำไมจึงต้องแบ่งงานกันออกมา ทำไมจึงต้องมีการติดตามกันทุกสัปดาห์...ฯลฯ เพื่อป้องกันมิให้หลังจากแยกย้ายกันไปแล้ว ไปดำเนินการผิดพลาดเพราะตลอดการประชุมที่ผ่านมาไม่มีสมาธิในการฟังเพียงพอ

พูดมาตั้งนาน คุณเก๋ อาจจะมองว่ายังไม่เข้าประเด็นที่ถาม แต่จริง ๆ แล้ว มันอยู่ในขั้นตอนเหล่านี้นั่นแหละครับ

ยกตัวอย่าง ในกรณีที่เขาชอบสนใจงานของคนอื่น ๆ ทำให้ไม่มีเวลาของตัวเอง คุณเก๋ ก็ใช้การติดตามงานให้มากกว่าปกติ อาจจะเป็น 2 ครั้งต่อสัปดาห์ พร้อมทั้งบอก “เป้าหมาย” ในการติดตามแต่ละครั้งให้เขาทราบว่า ต้องการให้เขาส่งงานอะไรบ้าง ภายในระยะเวลาเมื่อไร ผลงานที่เราต้องการคืออะไร (เกณฑ์ Time, Cost and Quality) เพื่อใช้เป็นเทคนิคการประชุมติดตามงานในแผนก ให้ทุกคนต้องนำเสนอผลงานภายในระยะเวลาที่กำหนด หากเขาส่งไม่ได้ เขาจำเป็นต้องชี้แจงเหตุผล เพื่อที่เราในฐานะหัวหน้า จะได้ค่อย ๆ เข้าไปหาหนทางช่วยเขาเนื่องจากเขาทำงานไม่เสร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ พร้อมทั้งย้ำให้เขารับทราบและตระหนักว่า เขาจะต้องส่งงานภายในระยะเวลาใดนั้น ก็เพื่อนำเสนองานให้แก่ “หน่วยงานของเรา” (เป็นภาพรวมขององค์กร เพื่อให้เขาตระหนักถึงความสำคัญ ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องให้ระยะเวลาแก่ตัวเขาพอสมควร อาจจะเป็น 6 เดือน ถึงหนึ่งปี จึงจะค่อย ๆ ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของเขาได้) และที่สำคัญการติดตามในลักษณะนี้ จะทำให้เขาไม่มีเวลาไปยุ่งกับงานของคนอื่น ข้อสำคัญที่สุด คือ เขาจะรู้สึกว่าตัวเขา หรืองานของเขามีความสำคัญมากขึ้น เพราะมีหัวหน้าติดตามงานตลอดเวลา (คือ เป็นไปได้หรือไม่ครับว่า เราอาจจะยังติดตามงานที่มอบหมายให้เขาน้อยเกินไป)

คุณเก๋ ต้องจำไว้เลยว่า “มนุษย์เราทุกคน ล้วนแล้วแต่อยากเป็นคนสำคัญ” การมีหัวหน้างานของเขามาคอยติดตามเป็นระยะ เป็นจังหวะเวลา มีเป้าหมายที่ชัดเจน ย่อมทำให้เขาค่อย ๆ ตระหนักถึงความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมาย

ส่วนเรื่องงานด้านเทคนิค ในประเด็นที่สองที่ถามนั้น ที่บอกว่าเราไม่มีความรู้นั้น ก็ไม่ใช่เรื่องลำบากแต่ประการใด ก็คือ คุณเก๋ ไม่ต้องให้เขาอธิบายให้เราฟังในเชิงเทคนิคหรอกครับ แต่แน่นอนที่ว่าคุณเก๋ย่อมมีหรือรับทราบเป้าหมายสุดท้ายของงานชิ้นนั้นอยู่แล้ว (คือ งานที่หัวหน้าของเราได้มอบหมายให้เราทำ) ดังนั้น หน้าที่ของคุณเก๋ ก็คือ ให้เขามารายงานความก้าวหน้าของงานที่เราได้มอบหมายไปทำนั้น ให้เราได้รับทราบอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โดยบอกให้เขารู้ว่า เขาจะต้องรายงานในลักษณะนี้ คือ
เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ ในการดำเนินการของงานแต่ละเรื่องนั้น คืออะไร เช่น การทำงานครั้งนี้จะทำให้เกิดผลลัพท์อะไร หรือต้องทำในแต่ละแนวทางที่เขานำเสนอเพราะอะไร กำหนดลิสต์ออกมาเป็น 1 2 3 ......
มีรายละเอียดการดำเนินการ ในแต่ละส่วนโดยสรุปอย่างไร ให้เขาเขียนบันทึกออกมาเป็นประเด็น และโดยสังเขป
ประเด็นปัญหาที่พบ ในแต่ละครั้งมีอะไรบ้าง ทำไมจึงเกิดปัญหาเหล่านั้น เราดำเนินการแก้ไขอย่างไร
แนวทางที่จะดำเนินการขั้นต่อไป คืออะไร

กล่าวโดยสรุป คือ เป็นเหมื่อนกับว่า เราให้เขาทำรายงานส่งเราอย่างน้อยสัปดาห์ละหนึ่งครั้ง หรือเดือนละครั้ง (แล้วแต่คุณเก๋) โดยใช้โครงร่างการเขียนรายงานสรุปง่าย ๆ ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ส่วนหลัก ตามที่ผมได้กล่าวไว้ในข้างต้น ซึ่งก็จะเป็นตัวบีบเขาโดยธรรมชาติ ที่เขาจะต้องอธิบายออกมาเป็นภาษาง่าย ๆ (โดยมีเราคอยกลั่นกรองเนื้อหาอีกทีหนึ่ง) เพื่อใช้ในการนำเสนอต่อผู้บริหาร

และคุณเก๋ ก็ให้เขาเซ็นต์เอกสารรายงานนั้นพร้อมกับคุณเก๋ (อาจจะไม่ก็ได้ แล้วแต่เรามีวิธีการที่จะให้เขาได้แสดงออกถึงความรับผิดชอบงานอย่างไร) เพื่อนำเสนอต่อหัวหน้าของเราอีกทีหนึ่ง และคุณเก๋ ก็อาจจะต้องใช้หัวหน้าของเราให้เป็นประโยชน์ ด้วยการไปหารือกับเขา แล้วบอกว่า ต่อไปนี้จะพาคน ๆ นั้น เข้ามาพร้อมกับคุณเก๋ เพื่อรายงานความก้าวหน้า ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน (ถ้ามีเร่งด่วนอาจทุกวันก็ได้ จนกว่าจะหมดความเร่งด่วน)

และพอเสร็จโครงการหนึ่ง หรืองานหนึ่ง ก็ให้เขารวบรวมข้อมูลเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ เพื่อไว้นำเสนอเป็นข้อมูลในลักษณะพอร์ทโฟลิโอของตัวเขาเอง และทุกครั้งที่เราคุยงานกับเขา ก็บอกให้เขาทราบเสมอว่า ที่ให้ทำอย่างนี้ จะเป็นการบันทึกผลงานของเขาไว้โดยตลอด อันจะเป็นผลงานที่เป็นรูปธรรมของเขาในอนาคต (ทั้งหมดนี้ ก้ต้องใช้ระยะเวลาพอสมควรเหมือนกันครับ) ซึ่งสุดท้ายก็หนีไม่พ้น คือ “มนุษย์เราทุกคน ล้วนแล้วแต่อยากเป็นคนสำคัญ” นั่นคือ คุณเก๋ ต้องคอยบอกเขาอยู่เสมอว่า ที่เราทำอย่างนี้ทั้งหมด ก็เพื่อวางเส้นทางในอนาคตให้กับตัวเขา เพื่อความก้าวหน้าในงานของตัวเขาเอง เขาจะได้ทำงานให้เป็นระบบมากขึ้น และจะทำให้เขาเข้าใจได้ดีขึ้นว่า งานที่สำคัญที่สุด ก็คือ “งานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าของเขาเอง”

ยังมีคำถามประเด็นครับ แล้วผู้เขียนจะมานำเสนอในตอนที่สอง

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น