ภาพขวา : ผู้เขียนกับคณะกรรมการตรวจรับงานในโครงการที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างโครงการหนึ่งในที่ทำงานผู้เขียน
จากประสบการณ์ในรอบหลายปีที่ผ่านมา ผู้เขียนคิดว่าทุก ๆ ท่าน เมื่อทำงานไปได้ระยะเวลาหนึ่ง ประมาณ 3-5 ปี หากเป็นองค์กรในลักษณะของราชการ หรือองค์กรของรัฐต่าง ๆ (อาจจะรวมถึงบริษัทภาคเอกชนขนาดใหญ่ด้วย) จะต้องเคยผ่านการเป็นกรรมการตรวจรับงานในโครงการต่าง ๆ ขององค์กรที่ตนเองทำงานกันอยู่อย่างแน่นอน บางท่านก็อาจจะได้รับมอบหมายให้มีการตรวจรับงานกันแทบจะเป็นงานหลักเลยทีเดียว
แต่สำหรับน้องใหม่ หลาย ๆ ท่านอาจจะรู้สึกสงสัยกันไม่น้อยว่าในการตรวจรับงานแต่ละครั้งนั้น ตนเองในฐานะกรรมการตรวจรับต้องทำอะไรบ้าง เพราะบางครั้งมีงานตรวจรับเข้ามาจำนวนมาก บางทีเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ในการประสานงานการตรวจรับดังกล่าว ก็ไม่ได้จัดให้มีการประชุมย่อย ก่อนเริ่มหรือเข้าไปในพื้นที่เพื่อทำการตรวจรับงาน ทำให้บางครั้งกรรมการตรวจรับมือใหม่จำนวนมาก อาจจะยังไม่ทราบถึงขอบเขตของงานโดยรวมที่ตนจะต้องตรวจรับว่าตนจะต้องดูจากที่ไหน พิจารณาอะไรบ้าง ทั้งนี้ ยังไม่ต้องพูดถึงรายละเอียดปลีกย่อยที่จะต้องปรากฎอยู่ในงานที่เราต้องเข้าไปตรวจรับเหล่านั้นแต่อย่างใด
บทความนี้ ผู้เขียนมีความประสงค์ ที่จะถ่ายทอดจากประสบการณ์ของผู้เขียนโดยส่วนใหญ่ ตลอดระยะเวลาหลายปีที่ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปเป็นกรรมการตรวจรับงานในโครงการต่าง ๆ หรือการได้รับมอบหมายโดยตรงจากผู้บังคับบัญชาให้ไปเป็นกรรมการตรวจรับงานแทนในหลาย ๆ โครงการ โดยจะเป็นเพียงการนำเสนอกรอบแนวทางกว้าง ๆ เพื่อให้น้อง ๆ ที่เพิ่งเริ่มเข้าทำงาน ได้นำไปใช้เป็นแนวทางในการตรวจรับโครงการต่อไป
ขอบเขตที่ผู้เขียนจะขอนำเสนอในบทความนี้ จะแบ่งออกเป็น 4 ประเด็นหลักให้เราได้พิจารณาดูกัน ซึ่งผู้เขียนได้สรุปมาจากประสบการณ์ตรงและได้นำมาใช้เป็นแนวทางในการตรวจรับงานโครงการต่าง ๆ ถือเป็นภาพรวมใหญ่ ๆ ของการตรวจรับงานต่าง ๆ เป็นแนวทางที่เรียบง่ายและไม่ซับซ้อนต่อการนำไปใช้แก่ทุกท่าน ดังนี้ครับ
ประเด็นแรก ให้เราพิจารณาที่ "วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของงานที่เราไปตรวจรับ" ก็คือ งานที่เราจะไปตรวจรับในแต่ละครั้ง ได้จัดทำขึ้นนี้โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายจะดำเนินการในเรื่องอะไรบ้าง ประกอบไปด้วยจำนวนงานเท่าไร วัตถุประสงค์หลักของงานที่ไปตรวจจะทำไปเพื่ออะไร เป็นต้น วิธีการที่เราจะดูว่า "เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของงาน" ที่เราจะนำมาใช้เป็นหลักในการพิจารณาและตรวจรับงานนั้นอยู่ที่ไหน ผู้เขียนขอแบ่งออกเป็นสองส่วน คือ
ส่วนแรก เป็นงานที่มีสัญญาเป็นหนังสือ ที่ครอบคลุมตลอดทั้งงาน มักจะเป็นงานที่มีจำนวนงบประมาณที่สูง ลักษณะงานมีความยุ่งยากและซับซ้อน ต้องมีการกำหนดและแบ่งความรับผิดชอบระหว่างผุ้ประสานงานและผู้ควบคุมงานอย่างละเอียด โดยส่วนใหญ่จะแบ่งลักษณะของงานออกเป็นงวดงานต่าง ๆ ในแต่ละงวดงานนั้น ก็จะบอกให้เรารู้ว่าจะทำอะไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ในเรื่องของสัญญางานก่อสร้าง แบ่งออกเป็น 5 งวดงาน โดยส่วนใหญ่งานงวดแรก มักจะบอกว่าเป็นเรื่องของการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มดำเนินการ ประกอบด้วย บ้านพักคนงาน การเคลียร์พื้นที่ว่าง การจัดหาวัสดุเข้ามาสู่พื้นที่งาน การทำฐานราก งานงวดที่สอง ส่วนใหญ่ก็จะเป็นเรื่องของการขึ้นรูปโครงสร้างอาคาร เป็นต้น ในแต่ละประเภทของงานก็จะมีลักษณะของงานในแต่ละงวดงานที่แตกต่างกันไป
ส่วนที่สอง เป็นงานที่ไม่มีสัญญาเป็นหนังสือครอบคลุมตลอดทั้งงาน หรือไม่มีสัญญาเลย ส่วนใหญ่จะเป็นงานเล็ก ๆ ที่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานไม่สูงมากนัก เช่น ไม่เกิน 50,000.- บาท ลักษณะงานไม่ซับซ้อน เป็นการทำให้แล้วเสร็จในเพียงครั้งเดียวแล้วเบิกจ่ายเลย เป็นต้น ในส่วนนี้ กรรมการตรวจรับก็สามารถที่จะใช้การสอบถามไปยังเจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมการทำงาน ร่วมกับบริษัทหรือผู้รับเหมา (เป็นการพูดคุยร่วมกับเจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมงาน) ได้เลย ซึ่งแม้จะไม่มีสัญญาเป็นหนังสือ งานแต่ละชิ้นที่จะต้องตรวจรับนั้น อย่างน้อยก็จะต้องมีเอกสารที่เป็นเรื่องขออนุมัติ (คือเป็นหนังสือภายในขององค์กรเรานั่นเอง) ให้ไปดำเนินการในเรื่องอะไร ในกรณีนี้เราก็สามารถที่จะนำมาใช้เป็นประเด็นหลักในการตรวจรับงานได้เช่นเดียวกันครับ
ประเด็นที่สอง ให้เราพิจารณาไปที่ "ระยะเวลาและงบประมาณของงาน" ที่ได้กำหนดไว้ในการดำเนินงานของงานชิ้นนั้น ก็คือ ให้ตัวเราในฐานะกรรมการตรวจรับดูไปที่เรื่องของระยะเวลาในการว่างจ้าง และงบประมาณ (ค่าใช้จ่าย) ของงานที่ว่าจ้าง ว่าการดำเนินงานในแต่ละงวดงาน เป็นไปตามกำหนดระยะเวลาที่ได้กำหนดไว้ในสัญญาหรือเป็นไปตามหนังสือที่นำเสนอต่อผู้ว่าจ้างหรือไม่ (กรณีไม่มีสัญญา)
กรณีมีการขอขยายระยะเวลาการทำงานมากกว่าที่ได้กำหนดไว้ในสัญญาเดิม เราก็ต้องพิจารณาว่า มีหนังสืออนุมัติให้ขยายระยะเวลาหรือไม่ ซึ่งในกรณีที่มีสัญญาก็ต้องมีการทำหนังสือแนบท้ายสัญญาเพิ่มเติม เช่นเดียวกันในเรื่องของงบประมาณ หากมีการชี้แจงว่าอาจจะต้องใช้เงินมากกว่าที่ได้ทำสัญญาไว้คร้งแรก (หรือกรณีมีการปรับลดงานที่ได้กำหนดไว้ในสัญญา) ก็ต้องดูว่ามีการอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือการขอปรับลดงานให้ดำเนินการแล้วหรือไม่ เพราะอะไรจึงต้องมีการขอขยายระยะเวลา และวงเงินค่าใช้จ่ายของงานนี้ (ซึ่งจะระบุไว้ในหนังสือขออนุมัติเพิ่มเติมอยู่แล้ว) ซึ่งเอกสารเหล่านี้ เราก็สามารถขอหรือเรียกดูจากเจ้าหน้าที่ผู้ประสานงานที่ได้เชิญเราไปตรวจรับงานได้ทุกรายการ (เราควรจะต้องขอดูเสมอ) หากาเขาไม่มี เราก็ควรชี้แจงให้เขาทราบว่า ควรจะดำเนินการให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้เอกสารเหล่านี้มายืนยันการทำที่นอกเหนือจากสัญญาจ้างโดยเร็ว
ประเด็นที่สาม ให้พิจารณาจาก "หนังสือส่งมอบงาน" ของบริษัทหรือบุคคล ที่เข้ามารับเหมางานตามสัญญา โดยปกติการตรวจรับงานในทุกประเภทจะต้องมีหนังสือที่เราเรียกกันว่าหนังสือส่งมอบงาน หนังสือหรือเอกสารดังกล่าว จะเป็นตัวบอกเป้าหมายโดยสรุปให้เราได้ทราบว่า การมาตรวจรับงานในครั้งนี้เราจะต้องตรวจรับเรื่องอะไร อ้างอิงจากหนังสือสัญญาจ้างฉบับไหน ใคร (บริษัท - เจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมงานของฝ่ายเรา) เป็นผู้ดำเนินการในงานเหล่านี้ วงเงินค่าใช้จ่ายที่จะต้องตรวจรับในครั้งนี้คือจำนวนเท่าไร เป็นต้น
หนังสือส่งมอบงาน ในงานบางประเภท เช่น เรื่องของระบบงานคอมพิวเตอร์ การออกแบบทางด้านสถาปัตยกรรม การให้คำปรึกษา การทำวิจัยขององค์กร โดยส่วนใหญ่จะมีรายงานสรุปเป็นรูปเล่ม ที่จะบอกเล่าเรื่องราวต่าง ๆ ถึงที่มา วัตถุประสงค์การทำ วิธีการดำเนินงาน ผลงานโดยละเอียดที่เกิดขึ้น ประเด็นปัญหาที่พบ เครื่องมือที่นำไปใช้งาน (แบบสอบถาม) ไปจนถึงแบบแปลนต่าง ๆ (ถ้ามี) ซึ่งจะทำให้เราได้ทราบถึงภาพโดยรวม (โดยปกติเอกสารพวกนี้ จะทำบทสรุปผู้บริหารให้เราได้อ่านไม่เกิน 1-3 หน้า อยู่แล้ว) ซึ่งเราในฐานะกรรมการตรวจรับ ก็อาจจะต้องทำการบ้านก่อนไปตรวจตามนัดหมาย ที่เจ้าหน้าที่ผู้ประสานงานได้แจ้งมา คือ อ่านทั้งในส่วนที่เป็นบทสรุป และรายละเอียดที่แนบมาในเอกสารทั้งชุดตามหนังสือส่งมอบงาน เพื่อ "จับประเด็น" ที่เราจะนำไปใช้ในการ "ตั้งคำถาม" เพื่อความกระจ่างในเนื้องานการตรวจรับได้ดียิ่งขึ้นครับ
ประเด็นที่สี่ เป็นประเด็นสุดท้าย ผู้เขียนเห็นว่า เราต้องลงไปสัมผัสพื้นที่หน้างาน เพื่อ "ลงไปสัมผัสเนื้องานจริงของการตรวจรับ" อันเป็นการลงไปพิจารณาผลงานตามที่ได้ระบุไว้ในสัญญา การลงไปสัมผัสพื้นที่หน้างานนั้น นอกเหนือจากเป็นการลงไปพิจารณาผลงานแล้ว ยังทำให้เราได้มีโอกาสสอบถามและพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมงาน และช่างจากฝั่งผู้รับเหมาได้อย่างละเอียด ทั้งในเรื่องของการตรวจสอบคุณภาพของวัสดุที่นำมาใช้เปรียบเทียบกับที่ได้กำหนดไว้ในสัญญา (ที่ผ่านการประมาณราคาจากหน่วยงานของเราแล้ว) คุณภาพโดยรวมของงานที่ทำเสร็จสิ้นเป็นไปตามแบบที่กำหนดไว้หรือไม่ ความเรียบร้อยของพื้นที่การทำงานถูกต้องตามกฎระเบียบท้องถิ่นหรือไม่ การเก็บงานภายหลัง รวมทั้งยังได้รับทราบถึงประเด็นปัญหาในการทำงาน ว่าอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้งานล่าช้า (ถ้ามี) และหากมีการทดสอบบริเวณหน้างาน ตัวเราก็จะได้รับทราบถึงประสิทธิภาพของงานดังกล่าวไปพร้อมกันด้วย
ทั้งหมดที่ผู้เขียนได้นำเสนอนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่ง ที่สรุปมาจากประสบการณ์ตรงในการตรวจรับงานของผู้เขียนเท่านั้น ในรายละเอียดหรือการกำหนดประเด็นหัวข้อใหญ่ ผู้ตรวจรับงานอาจจะมีเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา ให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ในการตรวจรับแต่ละประเภทของงาน สถานที่ในการไปตรวจรับ ไปจนถึงข้อมูลต่าง ๆ ทีเราได้รับเพิ่มเติมก่อนการตรวจรับ ซึ่งทั้งหมดนี้ น่าจะพอเป็นประโยชน์แก่น้องใหม่ทุกท่านได้พอสมควร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น