เทคนิคการสัมภาษณ์งานสำหรับมือใหม่

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

surasakdota@crownpropertydotordotth
surasak_cpb@yahoo.com
surasak_cpb@hotmail.com

หลายเดือนที่ผ่านมาผู้เขียนได้มีโอกาศคุยกับเพื่อน ๆ เรื่องการสมัครงานใหม่ รวมทั้งเมื่อวันอาทิตย์ที่ผ่านมา (20 มิ.ย.) ผู้เขียนได้มีโอกาสพูดคุยกับเพื่อนที่รู้จักท่านหนึ่ง เพื่อนท่านนี้ได้สอบถามผู้เขียน ถึงแนวทางในการเตรียมตัวเพื่อการไปสอมสัมภาษณ์งาน เนื่องจากเขาทราบว่า ผู้เขียนอยู่ในแวดวงการทำงานที่มีความเกี่ยวข้องกับงานด้านการบริหารจัดการภายในขององค์กรมานานพอสมควร จึงอยากทราบความคิดเห็นและขัอเสนอแนะ ในเรื่องของมุมมองและประสบการณ์การทำงานของตัวผู้เขียนเอง เพื่อที่เขาพอที่จะนำไปปรับใช้เป็นแนวทางปฏิบัติ สำหรับการสัมภาษณ์งานนี้ได้บ้างสักเล็กน้อย

ซึงก็พอดีกับตัวผู้เขียนเอง พึ่งจะได้อ่านเรื่องราวจากประวัติของ "มิสเตอร์ อลัน กรีนสแปน" อดีตประธานคณะผู้ว่าการธนาคารกลางแห่งสหรัฐอเมริกา หรือเฟด (เป็นหนังสือที่ดีมากอยากแนะนำให้ทุกท่านได้หามาอ่าน หนังสือจะกล่าวถึงทั้งประวัติส่วนตัวของตัวเขาเอง และแนวโน้มทางด้านเศรษฐกิจของโลกในอนาคต) ที่ครองตำแหน่งอย่างยาวนาน และทรงอิทธิพลทางด้านการเงินของโลกเป็นอย่างมาก ถึงกับเคยมีวลีอมตะเกี่ยวกับตัวเขาที่ว่า "เมื่ออลัน กรีนสแปนพูด โลกจะต้องฟัง" (อ้างอิงจาก : ชีวิตและประสบการณ์ของอลัน กรีนสแปน โดยนรา สุภัคโรจน์-ผู้แปล)

ผู้เขียนนึกถึงแนวทางการทำงานของ "มิสเตอร์กรีนสแปน" ในตอนที่เขาได้รับการแต่งตั้งเป็นประธานคณะกรรมาธิการเพื่อแก้ไขปัญหาและวางแนวทางในการบริหารจัดการกองทุนประกันสังคม ในสมัยรัฐบาลโรนัลด์ เรแกน ในระหว่างการดำรงตำแหน่งวาระแรก (1981-1985) คณะกรรมาธิการชุดนั้นมีชื่อว่า "คณะกรรมาธิการกรีนสแปน" วัตถุประสงค์ของคณะกรรมาธิการชุดนี้ ก็คือ เพื่อแก้ไขปัญหาที่สะสมมาอย่างยาวนานของกองทุนประกันสังคม และเงินทุนของกองทุนที่กำลังร่อยหรอลงไป

ประเด็นที่ผู้เขียนจะนำมาพูดในบทความนี้ ไม่ได้มีเจตนาจะพูดในรายละเอียดในการแก้ไขของคณะกรรมาธิการชุดดังกล่าว แต่ผู้เขียนต้องการจะกล่าวถึง แนวทางที่เขาได้นำไปใช้แก้ปัญหาดังกล่าว ซึ่งผู้เขียนได้นำมาปรับใช้และได้เสนอแนะให้แก่เพื่อนของผู้เขียนได้ลองพิจารณาดู เพื่อนำไปปรับใช้ในการกำหนดกรอบความคิดของตนเองก่อนที่จะไปเข้าสัมภาษณ์งานตามที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น 

ผุ้เขียนจะไม่กล่าวถึงเรื่องพื้นฐานทั่ว ๆ ไป  ที่เราจะต้องเตรียมตัวก่อนไปสัมภาษณ์ ทีทุกท่านก็น่าจะหาอ่านได้ไม่ยาก และเป็นเรื่องที่เราต้องเตรียมตัวกันอยู่แล้ว (โดยหลักเราก็ต้องมีความพร้อมในเรื่องการแต่งกายให้ถูกต้อง เป็นสากลนิยมอยู่แล้ว)

เมื่อได้ให้ความเห็นแก่เพื่อนที่รู้จักไปแล้ว ผู้เขียนก็อยากที่จะมานำเสนอในบทความของบล็อกนี้ ให้แก่ผู้สนใจถึงแนวทางดังกล่าว ได้ลองพิจารณาดูกัน แนวทางนี้ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนที่จะทำให้เราบรรลุเป้าหมาย และผู้เขียนก็ได้ลองปรับเป็น 4 ขั้นตอน เช่นเดียวกัน โดยเพื่อให้ง่ายต่อการจดจำและการนำไปใช้งาน

ขั้นตอนแรก ให้เรา "จำกัดขอบเขตของเนื้อหา" ที่เราจะไปนำเสนอในระหว่างการสัมภาษณ์งาน ก็คือ การกำหนด "เป้าหมาย" ก่อนไปสัมภาษณ์นั่นเอง ผู้เขียนขอแนะนำให้ตีกรอบให้กับตัวเองไปเลยว่า จะต้องรู้อะไรบ้าง ดังนี้ครับ- เกี่ยวกับตัวองค์กรของเขา ถ้าเราจะไปสัมภาษณ์งานในครั้งนี้ เราต้องทราบถึงประวัติและเข้าใจถึงธุรกิจหลักขององค์กรของเขา (โดยคร่าว ๆ)  แม้บางครั้ง ตำแหน่งงานที่เราไปสมัครนั้น อาจจะเกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักขององค์กรเขาน้อยมาก หรือไม่เกี่ยวเลยก็ตาม อะไรคือผลิตภัณฑ์หลักของเขา

ข่าวสารบ้านเมืองต่าง ๆ ในปัจจุบัน ส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของเขาอย่างไรบ้าง เขาได้ดำเนินการแก้ไขอย่างไร ทำไมเขาถึงทำเช่นนั้น (ควรจะทราบบ้าง) รายได้ต่อปีของเขา (ถ้ารู้) หรือเขาจัดตั้งองค์กรธุรกิจขึ้นด้วยกฎหมายฉบับใด (ถ้ารู้นะครับ)


เช่น เราเข้าไปเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเขา หาหนังสือที่พูดถึงเขามาอ่าน วันหยุดก็ไปช็อบปิ้งหรือไปใช้บริการของบริษัทเขา พูดคุยกับร้านค้ารายย่อยที่เกี่ยวข้องกับเขา สอบถามเครือข่ายพวกมอเตอร์ไซค์รับจ้าง (พวกนี้จะรู้อะไรดี ๆ เสมอ) ไม่นานเกินสัปดาห์ เราก็อาจจะเชี่ยวชาญเกี่ยวกับองค์กรนี้เลยก็ได้ สิ่งเหล่านี้ หากเรามีความรู้ จะทำให้เขารู้สึกว่า เราสนใจเขาอย่างจริงจัง เมื่อเราสนใจองค์กรของเขา (ก็มีแนวโน้มว่า) เขาก็จะสนใจตัวเราในฐานะผู้สมัคร

- เกี่ยวกับผลงาน (ประสบการณ์) ที่ผ่านมา และความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่เรามี ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราเป็นสถาปนิก และเคยผ่านการทำงานที่เป็นฟรีแลนซ์หรือในระบบองค์กรใดก็ตาม เราควรที่จะรวบรวมผลงานต่าง ๆ เเหล่านั้นไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ เป็นประเด็น มีทิศทาง พอที่จะสามารถนำเสนอในระหว่างการสัมภาษณ์ได้อย่างชัดเจน ในเรื่องของผลงานและความเชี่ยวชาญที่เรามีนั้น ถือเป็นเรื่องจำเป็นมากนะครับ เพราะมันเป็นเรื่องของตัวเราเอง เราจำเป็นที่จะต้องนำเสนอให้ผู้สัมภาษณ์ได้รับรู้ พอที่จะเข้าใจว่า เราเคยมีผลงานที่ผ่านมาเป็นอย่างไร ผลงานดี/โดดเด่น ดี/โดดเด่นอย่างไร เคยผ่านประสบการณ์อะไรมาบ้าง ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่เรามีนั้น เกี่ยวข้องกับงานที่เรามาสมัครอย่างไร  หรือหากเราเคยดำรงตำแหน่งผู้บริหารขององค์กรเดิม  เราก็ควรจะมีความเข้าใจในกรณีศึกษา หรือโครงการต่าง ๆ ที่ผ่านมาที่ตัวเรารับผิดชอบ แนวทางที่ได้ดำเนินการ  แนวทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้เขาได้รับฟังอย่างเข้าใจ  เขาก็จะพิจารณาว่าสิ่งที่เรามีนั้นสอดคล้องกับความคาดหวังหรือความต้องการขององค์กรเขาหรือไม่

มีคำกล่าวที่ว่า "คำพูดก็เป็นเพียงแค่คำพูด สัญญาก็เป็นเพียงแค่สัญญา แต่สิ่งที่จริงแท้แน่นอน คือ ผลงาน" ดังนั้น เราจะต้องจดจำและเข้าใจผลงานที่ผ่าน ๆ มาของเราให้ดี ดีพอที่จะนำเสนอให้เขา (ผู้สัมภาษณ์) ได้เข้าใจ (ภายในเวลาที่กำหนด) ครับ

- เกี่ยวกับตัวตำแหน่งงานที่เราไปสมัคร ยกตัวอย่างเช่น ตำแหน่งพนักงาน (เด็กใหม่) หรือผู้จัดการ (คนที่ต้องการเปลี่ยนงานเพื่อเติบโต) ในสายที่เราไปสมัคร เราต้องมีความรู้ความเข้าใจเป็นอย่างดี คือ หน้าที่นั้นจะต้องทำอะไรบ้าง หลักวิชาที่มีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนั้น เช่น เรื่องการบริหารจัดการองค์กร ด้านการบริหารงานบุคคล เป็นต้น หรืออย่างน้อยเราจำเป็นต้องรูว่า เมื่อเราเข้ามาทำงานในรูปแบบขององค์กรแล้ว เราก็ควรจะรู้ว่า 80% เป็นเรื่องของการจัดการที่เกี่ยวกับคน ส่วนอีก 20% เป็นเรื่องของเนื้องานจริง ๆ หรือความรู้ในเชิงวิชาการบ้างก็แต่เพียงเล้กน้อย

ขั้นตอนที่สอง เราจะต้อง "อธิบายถึงที่มาของตัวเลข" อย่างชัดเจน ประเด็นเรื่องของการอธิบายเรื่องที่มาของตัวเลขนั้น ผู้เขียนได้นำเสนอถึงในกรณีที่เราต้องการเรียก "เงินเดือน" จากตัวบริษัทที่เราไปสัมภาษณ์นั่นเอง เพราะโดยปกติ เมื่อการสัมภาษณ์ผ่านไประดับหนึ่ง ก็จะเข้าสู่เงื่อนไขการกำหนดเรื่องของเงินเดือน (เป็นการวัดมุมมองและความคาดหวังระหว่างกัน ว่าเราคาดหวังสูงไปไหมหรือต่ำไป) เมื่อเขาเห็นว่าเราน่าสนใจและอยากได้เข้าร่วมงานด้วยกันแล้ว ที่มาของตัวเลขเงินเดือน ก็คือ ผู้เขียนขอนำเสนอว่า

- ให้เราเก็บข้อมูลก่อนไปสัมภาษณ์ เช่น ค้นหาข้อมูลจากอินเตอร์เน็ตเพื่อค้นดูจากงานวิจัยทางการตลาดต่าง ๆ ว่าปกติแล้วในแต่ละตำแหน่งงานคิดเงินเดือนที่เท่าไร มีผลประโยชน์หรือระดับความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งอย่างไรบ้าง หรือสอบถามจากคนที่เรารู้จักในแวดวงงานที่เราจะเข้าไปทำ หรือให้ชัดเจนเลยก็อาจจะใช้การติดต่อเข้าไปยังฝ่ายบุคคลของบริษัทเลยก็ได้ เพื่อสอบถามหลักกว้าง ๆ ในเรื่องของการกำหนดอัตราเงินเดือนของแต่ละตำแหน่ง บอกเหตุผลให้เขาทราบเลยว่าเราจะถามไปเพื่ออะไร

- ให้เราแยกรายการของเงินเดือนเลยว่า ที่เราเรียกจากทางบริษัท ด้วยจำนวนใดจำนวนหนึ่งนั้น มีที่มาจากอะไร (ถ้าเขาถาม) สมมุติเราเรียกเงินเดือน 60,000.- บาท (หกหมื่นบาท) แล้วเขาถามว่าเรามีที่มาจากอะไร นอกเหนือจากประเด็นการเปรียบเทียบในตลาดแรงงาน ถ้าเขาต้องการให้ลงรายละเอียด เราก็ควรจะบอก (คร่าว ๆ) ให้เขาทราบได้ว่า เรามีฐานการคิดมาจากอะไร เช่น 15,000.-บาท เป็นค่าผ่อนบ้านในปัจจุบันของเรา 10,000.- เป็นค่าผ่อนรถ 25,000.- บาท เป็นค่ากินอยู่ตลอดเดือนของเรา เป็นต้น

หลายท่านอาจจะงงว่า เราต้องบอกขนาดนี้เลยหรือ แต่โดยส่วนตัวผู้เขียนเห็นว่า เราจำเป็นต้องแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเลยครับว่า เพราะอะไรเราถึงได้กำหนดตัวเลขเหล่านั้นขึ้นมา เป็นการแสดงให้เห็นว่า การที่เราพูดถึงข้อมูลเหล่านี้อย่างละเอียด ก็เพราะได้ผ่านการคิดอย่างไตร่ตรองของเรามาแล้ว มิได้พูดขึ้นมาลอย ๆ หรือพูดตามที่เขาบอกต่อ ๆ กันมา สรุปก็คือ การกำหนดตัวเลขเงินเดือนนี้ก็เนื่องมาจากสองเหตุผลหลัก คือ ความเหมาะสมของตำแหน่งตามหลักของตลาดแรงงาน และสอดคล้องกับสภาพการณ์ดำรงชีวิตในปัจจุบันของเราประกอบกันนั่นเอง

ขั้นตอนที่สาม ผู้เขียนคิดว่าเราจะต้อง "มีเหตุผลประกอบการปฏิเสธที่ชัดเจน" ก็คือ หากเราจะปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ ที่มาจากบริษัท ในระหว่างการสัมภาษณ์ เราจะต้องมีเหตุผลประกอบการปฏิเสธเหล่านั้น ข้ออ้างประการใดที่นำขึ้นมาใช้จะต้องมีความ "สมเหตุสมผล" เสมอ หรือเราติดเรียนต่ออยู่ เป็นต้น ไม่ใช่การปฏิเสธแบบลอย ๆ โดยที่เราเองก้ไม่แน่ใจว่า ทำไมเราถึงปฏิเสธไปอย่างนั้น หรือเราไม่เข้าใจคำถามเขา ก็ควรถามให้แน่ใจเพื่อการตอบรับหรือปฏิเสธที่ชัดเจน

ผู้เขียนขอแนะนำเลยครับว่า แม้เราจะไม่ต้องการในข้อเสนอที่ทางบริษัทได้นำเสนอขึ้นมาในระหว่างการสัมภาษณ์ (ที่มิใช่เรื่องของสวัสดิการ) เราควรที่จะปฎิเสธไปในคราวนั้นเลย ไม่ควรปล่อยให้ค้างคาไว้ พร้อมทั้งยกเหตุผลประกอบในการปฏิเสธเหล่า เช่น หากทางบริษัทเสนอให้เราไปปฏิบัติงานประจำ ณ ต่างจังหวัด หากเราไปไม่ได้จริง ๆ ด้วยเหตุผลทางครอบครัว เช่น ลูกเรายังเล็กอยู่ หรือจำเป็นต้องดูแลพ่อแม่ที่อายุมากแล้ว เราควรจะบอกเหตุผลเหล่านั้นให้บริษัทได้รับทราบโดยทันที ไม่ควรปล่อยทิ้งไว้ เพราะจะเป็นปัญหาต่อการทำงานในอนาคต เหตุผลทางครอบครัวเหล่านี้ โดยปกติทางบริษัทก็ถือเป็นเหตุผลที่ยอมรับได้อยู่แล้ว

ขั้นตอนที่สี่ เราต้อง "ไม่ให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับตัวเรา" ในฐานะที่เราเป็นผู้สมัคร การให้ข้อมูลที่ผิดพลาดหากเกิดขึ้นโดยไม่เจตนาก็เป็นสิ่งที่พอจะอภัยให้ได้ แต่ถ้าข้อมูลใดที่เราได้ให้ไว้ต่อบริษัท เป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และเกิดขึ้นโดยที่เรามีเจตนา ข้อมูลเหล่านั้น จะส่งผลกระทบต่อการทำงานของเราในอนาคตอย่างมาก เพราะแม้จะผ่านการสัมภาษณ์งานเข้าไปได้ในครั้งนี้ แต่ประวัติหรือข้อมูลในใบสมัครเหล่านั้น ก็จะเข้าไปอยู่ในแฟ้มบุคคลของบริษัทอย่างแน่นอน

มีคำกล่าวที่ว่า "ถ้าคุณเอาข้อหนึ่งข้อใดออก คุณจะไม่ได้มติเอกฉันท์ และข้อตกลงทั้งหมดก็จะค่อย ๆ พังลง" ซึ่งผู้เขียนก็เห็นว่า มันไม่แตกต่างจากการให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ที่เกี่ยวกับตัวเราในการไปสมัครงาน หรือในระหว่างการ "สัมภาษณ์" งานที่เราสนใจอยู่นั่นแหละครับ

ข้อสำคัญอยากให้นำ  "คำถามทีเด็ด"  มาใช้ด้วยครับ คือ เมื่อจบการสัมภาษณ์ เขาถามว่าเรามีคำถามอะไรไหม ผู้เขียนอยากแนะนำเลยครับว่า ให้ถามไปเลยว่า "เราสอบผ่านไหม" (ไม่ต้องกังวลใจครับ-แม้ในทาง HR จะบอกว่าการที่เราถามเช่นนี้ หมายถึงเราสอบไม่ผ่านก็ตาม-ผู้เขียนก็มองว่าเราควรจะต้องถามเพื่อหาจุดบกพร่องที่เป็นปัญหาของตัวเรา แล้วเราจะได้ปรับปรุงผ่านการ Feedback จากผู้สัมภาษณ์เราโดยตรงน่ะแหละครับ)

ถ้าเขาบอกว่าไว้จะแจ้งภายหลัง ก็ให้ถามเลยว่าเมื่อไร ตรวจสอบได้ที่ไหน เช็คได้ที่ใคร ถ้าเขาบอกว่าเราผ่าน ก็ถามเลยครับว่า เราต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง (ซึ่งเขาก็จะบอกให้เราไปติดต่อกับใครนั่นเอง)  เป็นการรุกเข้าหาฝ่ายนายจ้างเลยครับ (ให้เห็นว่าเราตั้งใจจริงครับ)

ถ้าเขาบอกเราไม่ผ่าน ผู้เขียนก็อยากแนะนำว่า ให้สอบถามเขาเลยครับว่า เราไม่ผ่านตรงจุดใด เราผิดพลาดตรงจุดไหน มีคำแนะนำให้เราปรับปรุงหรือไม่อย่างไร เพื่อที่เราจะนำไปพัฒนาตนเองให้ดียิ่งขึ้นครับ

สุดท้าย ผู้เขียนขออนุญาตเพิ่มเติมอีกสักเล็กน้อยครับ ก็คือ อยากให้ผู้สมัครหรือผู้อ่าน ได้ทำสรุปประเด็นทั้งหมด ก่อนไปสัมภาษณ์สัก 1 หน้ากระดาษ ไม่ต้องมากมายหรอกครับ โดยยึดหลักหัวข้อที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด เหมือนเวลาเราทำบทสรุปผู้บริหาร (สำหรับคนจบใหม่ก็เหมือนกับ "การเขียนสรุปเนื้อหาที่เรียนมาอย่างย่อ" ก่อนเข้าสอบนั่นเอง)  ประโยชน์ในการทำอย่างนี้ ก็คือ ทำให้เราได้มองเห็นภาพรวมทั้งหมด ง่ายต่อการทบทวนทีละประเด็น และไม่ต้องสมบูรณ์แบบหรอกครับ (เพราะยิ่งสมบูรณ์แบบยิ่งเยิ่นเย้อ และยิ่งไม่มีทิศทาง)

ดังคำกล่าวของอดีตนายกรัฐมนตรีอังกฤษที่ว่า "จงบอกกล่าวให้ข้าพเจ้าฟังว่า ราชนาวีอังกฤษจะปรับตัวอย่างไร ให้เข้ากับโลกสมัยใหม่ มาภายใน 1 หน้ากระดาษ"

แล้วพบกันใหม่ในบทความหน้าครับ