ถามตอบเรื่องมอบหมายงาน-แตกต่างที่ความอาวุโส แต่ตำแหน่งไม่แตกต่างกัน

นายสุรศักดิ์ อัครอารีสุข
173 ถนนนครราชสีมา ดุสิต กรุงเทพฯ 10300
e-mail : surasakdota@crownpropertydotordotth
surasak_cpb@yahoo.com
surasak_cpb@hotmail.com
http://surasak-akkaraareesuk.blogspot.com/

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข มีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผน และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี เป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

จากตอนที่แล้ว  ที่ผู้เขียนได้นำเสนอประเด็นปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นได้  ในกรณีผู้ที่พึ่งได้รับการส่งเสริมจากองค์กรให้เป็นหัวหน้าหรือผู้บริหารในองค์กร  ถึงแนวทางที่ตัวเราน่าจะนำมาใช้ในการบริหารจัดการตัวลูกน้องหรือผู้ใต้บังคับบัญชา  ซึ่งในตอนที่แล้วได้กล่าวถึงกรณี  “ลูกน้องของเรามัวไปสนใจงานอื่น”  จนลืมงานที่เราในฐานะหัวหน้าได้มอบหมายไปนั้น ว่าเราควรจะทำอย่างไร

ในตอนนี้  ผู้เขียนจึงขอนำเสนออีกประเด็นหนึ่ง  ซึ่งถือเป็นประเด็นที่อาจจะสร้างความลำบากใจในตัวผู้ที่มีแววว่าจะได้รับการโปรโมทจากองค์  แต่ยังไม่ได้รับตำแหน่งอย่างเป็นทางการ  โดยที่ตนอาวุโสกว่าในเรื่องของอายุงาน  ประสบการณ์  และความเหมาะสมตามหลักเกณฑ์ขององค์กร  แล้วเขาจะทำอย่างไร   เราลองมาดูคำถามและคำตอบที่ผู้เขียนได้นำเสนอไปครับ

คุณเก๋ (นามสมมติ) / คำถาม :  ตัวผมยังไม่มีคำสั่งหรือหนังสือแต่งตั้งเป็นหัวหน้าภายในองค์กรที่ทำงานอยู่  แต่ผมได้รับมอบหมายให้ดูแลงานในฐานะหัวหน้าทีมเท่านั้น  ถ้าในสถานะของผมตอนนี้  คุณมีข้อแนะนำเพิ่มเติมในการบังคับบัญชา  การติดตามงาน  การมอบหมายงานในฐานะหัวหน้าหรือไม่ครับ  คุณมองว่าในสถานะนี้ผมสามารถทำได้หรือไม่ครับ   (ตอนนี้ผมมีตำแหน่งเดียวกัน  แต่ผมมีอาวุโสในเรื่องของอายุตัว  อายุงาน  ประสบการณ์ในงาน  และได้รับมอบหมายจากหัวหน้าของหน่วยงานให้เป็นหัวหน้าทีม  และได้รับการวางตัวให้เติบโตเป็นผู้บริหารในองค์กรต่อไป  ซึ่งทุกคนรับทราบในข้อนี้อย่างเป็นทางการ)

ผู้เขียน / คำตอบ :  เราสามารถทำได้ครับคุณเก๋ (นามสมมติ) 

เพียงแต่เราต้องค่อย ๆ ทำ  ค่อย ๆ เริ่มต้น  ไม่ต้องรีบร้อนครับ   เพราะปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งในทางความรู้สึกในการทำงานร่วมกันในตอนนี้  ก็คือ  “ความเป็นเพื่อน”  ที่มีมาจากอดีตก่อนนั่นเอง   แต่ก็ไม่ใช่ว่าเราจะทำไม่ได้   ขอเพียงเราตั้งใจและมุ่งมั่นกับมันก็พอ  มีปัญหาก็ค่อย ๆ หยิบขึ้นมาแก้ไขครับ  อันไหนที่แก้ไขไม่ได้  เราก็ถือว่าเป็นประเด็นปัญหาที่เราจะต้องหาวิธีการแก้ไขมาใช้ให้ได้ผลในอนาคต  หรือหากแก้ไขไม่ได้จริง   มันก็คือสิ่งที่เราจะต้องอยู่กับมันให้ได้ครับ 

ผมอยากให้คุณเก๋ได้เข้าใจอย่างหนึ่ง  ก็คือ  ตำแหน่งที่แต่งตั้งในองค์กรเป็นเพียง  “หัวโขน”  เท่านั้นครับ   ปราศจากการมอบอำนาจอย่างเป็นทางการ  ก็ไม่มีความหมายครับ (อันนี้เป็นข้อเท็จจริงเลยครับ)  มีอดีตผู้บริหารจำนวนไม่น้อย และในทุกองค์กร  (โดยเฉพาะในองค์กรราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือองค์กรเอกชนที่มีขนาดใหญ่  ที่อำนาจจากฝ่ายบริหารกลาง  มักจะเอื้อมลงไปไม่ถึงในระดับการจัดการที่ต่ำลงไปกว่า 3 ระดับ) ที่เรามักจะพบว่ามีคนเหล่านี้เดินเตร่อยู่ในองค์กรอยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว  โดยที่ไม่ได้รับมอบอำนาจให้ทำอะไรอย่างเป็นทางการ  หรือเจ้าหน้าที่อาวุโสที่เคยมีความสำคัญในภารกิจขององค์กรในอดีตจำนวนมาก  ที่ถูกปลดจากตำแหน่งโดยที่องค์กรเองก็ยังไม่ได้มอบหมายอะไรอย่างเป็นทางการ (อาจจะเกิดจากความผิดพลาด  ไม่มีความสามารถ อะไรก็แล้วแต่)  ก็ไม่มีการมอบอำนาจให้ทำอะไร   

ดังนั้น  การที่คุณเก๋ได้มีโอกาสอย่างนี้  ผมมองว่า "เป็นความท้าทาย" ของตัวคุณเก๋อย่างมากเลยนะครับ  นั่นก็คือ  ขนาดยังไม่มีการแต่งตังตัวคุณเก๋อย่างเป็นทางการ  เรายังได้รับมอบหมายให้เป็นหัวหน้าทีมให้รับผิดชอบงานอย่างจริงจัง  มีเป้าหมายให้พุ่งชน  มีทีมงานให้ใช้งาน  เป็นเหมือนเครื่องมือให้กับตัวเราสามารถหยิบใช้สอยได้  ผมคิดว่ามันเป็นเรื่องที่น่ายินดีและท้าทายตัวเรามากกว่า 

ในที่นี้โจทย์ก็คือว่า  “เราจะทำอย่างไร  ให้เราสามารถที่จะทำงานร่วมกับเขา (คนที่มีฐานะลูกน้องของเรา) ได้  โดยที่เกิดผลงานไปพร้อมกัน”  ผ่านการกำหนดเป้าหมายและการจัดการทีมงานร่วมกันมากกว่า

“การมอบอำนาจ” ในที่นี้ ผมมิได้หมายถึงว่าต้องเขียนเป็นหนังสือมอบอำนาจอย่างเดียวนะครับ  การมอบอำนาจในที่นี้เราสามารถทำได้จากหัวหน้าของเรา (หัวหน้าของคุณเก๋)  คือ  สามารถทำได้ด้วยวาจา  ก็คือ สามารถกระทำได้โดยคนที่มีอำนาจสูงสุดในหน่วยงานนั้นแหละครับ  คำสั่งของคนใหญ่สุดในหน่วยงานก็ย่อมถือเป็นที่สิ้นสุด

ดังนั้น  คุณเก๋  ก็อาจจำเป็นต้องนำประเด็นเหล่านี้   ไปปรึกษาให้หัวหน้าของคุณเก๋รับทราบ  พร้อมทั้งนำเสนอแนวทางที่คุณเก๋ (จากบทความตอนที่แล้ว) จะนำมาใช้  และบอกให้หัวหน้าของเราทราบว่า เราจะทำอย่างไร จะทำไปเพื่ออะไร  คาดว่าจะได้ประโยชน์อะไร  เช่น   เพื่อทำให้เขา (ลูกน้อง)  หันมา Focus กับงานที่ได้รับมอบหมายมากขึ้น หรือเพื่อเป็นการฝึกเขาในเชิงบริหารจัดการองค์กร  ยกตัวอย่างเช่น  เพื่อเป็นการฝึกให้เขาสามารถนำเสนองานในเชิงเทคนิคที่รับผิดชอบอยู่  ให้สามารถสื่อสารที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น  กระชับขึ้น  มีประเด็นหรือมีทิศทาง  ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อตัวเขาเอง (ลูกน้องคุณเก๋) ในเรื่องของความก้าวหน้าในอนาคต   (เพราะงาน  “บริหาร”  มันก็เหมือนกับความตายแหละครับ  คือ  ไม่มีใครหนีมันพ้น)  

วิธีการอย่างง่ายก็คือ  คุณเก๋   จำเป็นต้องขอให้หัวหน้าของเรา  ได้มอบหมาย  “สถานะ”  ของตัวคุณเก๋   ให้ทั้งหน่วยงานได้รับทราบอย่างเป็นทางการ  (ก็คือ การมอบอำนาจด้วยวาจา)  ผ่านการประชุมต่าง ๆ ของหน่วยงานสังกัดของเรา  เช่น  เพื่อกำหนดนโยบาย การมอบหมายงาน การสรุปงาน  หรือการติดตามงานประจำเดือนของหน่วยงาน  นั่นหมายความว่า  ถือเป็นการรับรองกลาย ๆ ว่าคุณเก๋ คือ  หัวหน้าอย่างเป็นทางการในอนาคต  และเป็นการที่ได้แสดงให้ทุกคนเห็นว่า  เขา (หัวหน้าของคุณเก๋) ก็มี “ความต้องการ”  ทีจะให้คุณเก๋ เป็นหัวหน้าในอนาคตนั่นเอง  

และเมื่อหัวหน้าของเรารับรองเรา  ต่อหน้าการประชุมทุกเดือน  (คือ  มอบหมายงานให้เราในฐานะหัวหน้า)  ก็ไม่แปลกอะไรที่เราจะอยู่ในสถานะคนออกคำสั่งต่อจากเขา  ที่ทุกคนก็ต้องพร้อมยอมรับ 

อยากแนะนำว่า อย่าไปยึดติดเรื่องสถานะของตำแหน่งเลยครับ  ประเด็นอยู่ที่ “การมอบอำนาจที่ชัดเจน”  ต่างหาก   ขอให้มีการมอบอำนาจเถอะครับ  เรื่องอื่นเป็นเรื่องที่เราสามารถไปเรียนรู้ในอนาคตได้  เราค่อย ๆ วางแผน  หาแนวทางแก้ไข  ศึกษาหาความรู้เทคนิคการบริหารใหม่ ๆ  เพื่อนำมาปรับใช้ให้เกิดประสิทธิภาพ  ประเด็นใดที่เรา (หน่วยงานของเรา)  แก้ไขไม่ได้  ก็ถือเป็นประเด็นปัญหา  ที่เราจะต้องอยู่กับสิ่งเหล่านี้ให้ได้  (ซึ่งก็คือ การปรับตัวนั่นเอง) 

หากตำแหน่งหัวหน้าในแต่ละองค์กรมีจำนวนมากหรือน้อยเพียงใด  มีการระดับก็ตาม   แต่หากไม่มีการกำหนด   “อำนาจการอนุมัติ”  หรือ  “ความรับผิดชอบในการสั่งการเรื่องใด ๆ”   ก็คงไม่ทำให้สถานะตำแหน่งเหล่านั้น  มีความแข็งแกร่งขึ้นหรือความน่ายำเกรงขึ้นต่อบุคลากรในองค์กรได้แต่อย่างใด    .....เพื่อให้ชัดเจนขึ้น   ก็อำนาจในการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี  เพื่อขึ้นเงินเดือน  หรือเพื่อการเลื่อนระดับบุคลากรในองค์กรที่เราก็ต้องเจอกับตัวเองด้วยไงครับ

ประเด็นทั้งหมดนี้ ผมขอยังไม่ไปกล่าวถึงเรื่องการวางตัวของเรา ว่าน่าเคารพนับถือเพียงใด การมีภาพลักษณ์ที่ดี  การมีความรู้ที่จะถ่ายทอด  หรือสอนงาน  ฯลฯ  จึงจะก้าวไปสู่การเป็นหัวหน้าหรือผู้บริหารที่ดีขององค์กรนะครับ  อันนี้ให้เป็นเรื่องที่เราจะต้องค่อย ๆ เรียนรู้  ฝึกฝน  และต้องมีการนำมาปรับใช้ให้เกิดประสิทธิผลต่อหน่วยงาน ต่อทีมงาน  และต่อตัวเราเองต่อไปในอนาคตครับ