ประวัติของนายสุรศักดิ์ อัครอารีสุข

นายสุรศักดิ์ อัครอารีสุข
173 ถนนนครราชสีมา ดุสิต กรุงเทพฯ 10300
surasak.cpb@gmail.com

สุรศักดิ์  เริ่มต้นชีวิตการทำงานในงานด้านนโยบายและแผน  
มีประสบการณ์ในงานด้านการจัดการองค์กรมานานกว่า  20  ปี   
ได้รับอนุญาตเป็นผู้แนะนำการลงทุนตราสารซับซ้อนประเภท 1  (IC complex 1)
สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (กลต.)
http://market.sec.or.th/public/orap/PersonProfile01.aspx?lang=th&personrunid=0000118596
รักและชอบในเรื่องที่เกี่ยวกับเรื่องการบริหารเงิน
และการบริหารองค์กร   รวมถึงแลกเปลี่ยนมุมมองเรื่องการลงทุน
เมื่อมีโอกาสก็จะไปช่วยบรรยายให้ความรู้เรื่องพื้นฐานการบริหารเงิน
สำหรับผู้ที่สนใจหรือผู้ที่ยังไม่มีพื้นฐาน 
เขียนบทความที่ชื่นชอบลงในนิตยสารหรือเว็บไซต์  http://www.cuethong.com/blog_detail.php?id=21
และเขียนบล็อกส่วนตัวที่  https://surasak-akkaraareesuk.blogspot.com/ 

เครื่องมือที่เราสามารถนำมาใช้ในการติดตามและรายงานความก้าวหน้าโครงการ

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : surasak_cpb@yahoo.com

ผู้เขียนมีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผนขององค์กร และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

ภาพซ้าย ผู้เขียนขณะลงไป "ประชุมร่วม" กับผู้บริหารโครงการ ในการนำเสนอแนวทางที่ผู้บริหารโครงการจะดำเนินการพัฒนาพื้นที่ ให้แก่ผู้เช่า (ตลาด) ได้รับทราบ

ในการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ หน้าที่หลักที่สำคัญของผู้ประสานงาน (ที่ไม่ใช่ผู้บริหารโครงการ) เราจำเป็นที่จะต้องกำหนด "เครื่องมือ" ในการ “การติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ” เพื่อนำเสนอข้อมูลต่อฝ่ายจัดการ เพื่อเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าของโครงการมาทำการประมวลผล ให้สามารถนำเสนอต่อผู้บริหารได้อย่างกระชับ ชัดเจน และมีทิศทาง ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการสั่งการของฝ่ายจัดการอีกทีหนึ่ง

โดยส่วนใหญ่แล้ว ในเรื่องของการติดตามความก้าวหน้าโครงการ จะเป็นการติดตามจากตัวผู้บริหารของแต่ละโครงการ ซึ่งได้รับมอบนโยบายจากองค์กรให้นำนโยบายไปแปลงเป็นโครงการ ไปสู่ภาคปฏิบัติ โดยแนวทางการติดตามความก้าวหน้าโครงการนั้น ก็เป็นการเปรียบเทียบกับความสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้กับผลสำเร็จที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละรอบปีงบประมาณขององค์กร

เป้าหมายหลัก ที่ทำการติดตามและประเมินเหล่านี้ ก็เพื่อนำข้อมูลที่ได้รับ (ในฐานะคนนอกที่ไม่ใช่ผู้บริหารโครงการ) มาทำการรวบรวม แยกแยะหมวดหมู่ พิจารณาผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับนโยบาย จัดทำรายงานสรุป และชูประเด็นที่สำคัญที่อยู่ในความสนใจของผุ้บริหาร มีความเกี่ยวข้องกับนโยบายที่สำคัญขององค์กร นำเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อการพิจารณาและตัดสินใจในการกำหนดทิศทางการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการติดตามข้อมูลเหล่านี้ ผู้เขียนจึงได้สรุปใน มุมมองจากประสบการณ์ของผู้เขียน เอง ว่าเป็น “เครื่องมือ” ที่ใช้ประกอบในการทำงาน พอสรุปได้ดังนี้

เครื่องมือที่ 1 บันทึกภายใน ในแต่ละองค์กรอาจจะเรียกแตกต่างกันก็ได้ เช่น หนังสือราชการ จดหมายเวียน จดหมายอีเลกทรอนิกส์ คำสั่ง ไปจนถึงสารจากผู้บริหารก็ได้ พอได้ยินคำนี้ หลาย ๆ คนอาจจะรู้สึกงุนงง กับคำว่า “บันทึกภายใน” จะเป็นเครื่องมือที่เรานำมาใช้เป็นการติดตามความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างไร

ในแง่ของการปฏิบัติงานบันทึกภายใน อาจถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิมาก ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ (เพราะเอกสารตัวนี้เป็นเสมือนตัวแทนของเรา) และตัวบันทึกภายในนั้น จะเป็นตัวบอกให้ผู้บริหารโครงการได้ทราบถึง
- ที่มา (นโยบาย) ในการติดตาม
- เป้าหมายและขอบเขตการติดตามในครั้งนี้
- แนวทางหรือวิธีการติดตาม (ส่งเจ้าหน้าที่ลงไปพบ หรือกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม หรือประชุมร่วมกัน เป็นต้น)
- ระบุระยะเวลาที่จะต้องจัดส่งข้อมูล
- รูปแบบการติดต่อประสานงาน
- การกำหนดตัวเจ้าหน้าที่ผู้ประสานงาน ฯลฯ

เครื่องมือที่ 2 การประชุม การประชุมในที่นี้สามารถแบ่งออกได้ 3 แบบ คือ

แบบที่หนึ่ง คือ การประชุมร่วม ระหว่างหน่วยงานผู้ประสานงาน ที่ทำหน้าที่ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ กับตัวผู้บริหารโครงการ ซึ่งการประชุมร่วมกันนี้เป็นเรื่องที่นิยมทำกันอย่างมาก เป้าหมายในการประชุมแต่ละครั้งจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี มีทั้งในเรื่องของการประชุมเพื่อขอให้รายงานความก้าวหน้าซึ่งจะดำเนินไปในลักษณะการนำเสนอผลการดำเนินงานให้รับทราบ การประชุมเพื่อพิจารณาประเด็นปัญหาที่พบเพื่อขอรับการสนับสนุนหรือช่วยอำนวยความสะดวกในการประสานงานระหว่างหน่วยงาน การประชุมเพื่อหารือหรือทบทวนเนื้อหาของโครงการความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน เพื่อเป็นการกำหนดแนวทางในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าอย่างเป็นระบบร่วมกัน เป็นต้น

แบบที่สอง คือ การประชุมเพื่อนำเสนอผลความก้าวหน้าต่อ Top Management หรือประเด็นความก้าวหน้าที่สำคัญในรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้ เช่น ในรอบครึ่งปี ต่อผู้บริหารที่อยู่ในฝ่ายจัดการที่มีอำนาจสูงสุด (เบอร์หนึ่ง) ได้รับทราบโดยตรง การประชุมในลักษณะนี้ นอกจากจะเป็นการนำเสนอผลความก้าวหน้าให้ฝ่ายจัดการได้รับทราบแล้ว ยังเป็นการนำเสนอเพื่อทบทวนแนวทางการทำงานที่ผ่านมา ว่าถูกต้องหรือไม่ มีความจำเป็นจะต้องปรับปรุงแนวทาง หรือเป้าหมายในการดำเนินโครงการอย่างไร นำเสนอประเด็นปัญหาที่ไม่อาจดำเนินโครงการต่อไปได้หรือเป็นอุปสรรคที่ทำให้โครงการดำเนินไปอย่างล่าช้า เพื่อขอนโยบายหรือการสั่งการอย่างใดอย่างหนึ่ง เป็นการนำเสนอในลักษณะของการพิจารณาจากฝ่ายจัดการเป็นหลัก

แบบที่สาม คือ การประชุมเพื่อนำเสนอผลความก้าวหน้าในรูปแบบของคณะกรรมการในองค์กร เป็นการประชุมในลักษณะของการนำเสนอผลความก้าวหน้าในภาพรวมของทุก ๆ โครงการ หรือเป็นรายโครงการ ให้ต่อผู้บริหารที่อยู่ในฝ่ายจัดการได้รับทราบร่วมกัน ลักษณะการประชุมมักจะเป็นการนำเสนอข้อมูลเพื่อทราบ และกำหนดนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติให้แก่ผู้บริหารโครงการ ได้นำไปใช้อย่างกว้าง ๆ การประชุมอาจจะกำหนดเป็นรอบสามเดือน หกเดือน หรืออาจจะทุก ๆ เดือนก็สามารถกระทำได้

เครื่องมือที่ 3 การลงสัมผัสพื้นที่โครงการ ถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญของฝ่ายปฏิบัติการ เพราะในฐานะของหน่วยงานผู้ประสานงาน จะมีความเข้าใจปัญหาได้ ก็จะต้องลงไปสัมผัสกับปัญหา ลงไปเห็นปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อความก้าวหน้าของโครงการนั้นด้วยตนเอง เพื่อนำไปประเด็นเหล่านั้น กลับมานำเสนอต่อผู้บริหารได้รับทราบอีกทางหนึ่งเพื่อการตัดสินในที่ถูกต้อง

อีกทั้ง การลงพื้นที่เพื่อลงไปสัมผัสในพื้นที่โครงการ ยังถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญของฝ่ายจัดการ กล่าวคือ บุคลากรที่ลงไปเหล่านั้นก็เปรียบเหมือนเป็นตัวแทนของฝ่ายจัดการ ซึ่งโดยปกติแล้วคงไม่สามารถจะลงไปสัมผัสได้ทุกพื้นที่ ทุกโครงการ เป็นเหมือนการให้การสนับสนุนต่อผู้บริหารโครงการโดยทางอ้อม และเป็นรูปแบบการให้กำลังใจต่อผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในแต่ละโครงการโดยอ้อมเช่นเดียวกัน

เครื่องมือที่ 4 รายงานการใช้จ่ายของงบประมาณโครงการ นับเป็นเครื่องมือที่สำคัญอีกตัวหนึ่ง ในการที่จะติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ เพราะงบประมาณจะเป็นตัวที่บอกความก้าวหน้าของโครงการได้ในระดับหนึ่ง ที่จะทำให้เรารู้ว่า โครงการมีความเคลื่อนไหวแล้วหรือยังไม่มีความเคลื่อนไหว มีความเคลื่อนไหวมากหรือน้อยเพียงใด งบประมาณที่ตั้งไว้มีความเพียงพอต่อการใช้จ่ายโดยตลอดของโครงการหรือไม่จะต้องมีการจัดสรรงบประมาณเพิ่มเติมในปีถัดไปหรือไม่ ซึ่งก็จะเป็นตัวบอกให้รู้ว่าโครงการเหล่านั้น มีการประมาณการที่น้อยหรือสูงกว่าความเป็นจริง เป็นตัวบอกประสิทธิภาพในการบริหารโครงการที่สำคัญตัวหนึ่ง

เครื่องมือที่ 5 รายงานบทสรุปผู้บริหาร บทสรุปผู้บริหาร ถือเป็นรายงานที่สำคัญ ที่ผู้ประสานงานโครงการสามารถนำมาใช้ในการนำเสนอความก้าวหน้าของโครงการ ผลสำเร็จของโครงการเมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมาย โดยเฉพาะการนำเสนอให้เห็นถึง ภาพรวม ของโครงการ จำนวนหน้าในการทำรายงานก็จะมีไม่มากหน้า (ยิ่งน้อยยิ่งดี) แต่ต้องทำให้ผู้บริหารที่เป็นฝ่ายจัดการ มีความเข้าใจถึง
- สถานะของโครงการในปัจจุบัน
- ผลสำเร็จที่เกิดขึ้น
- ผลกระทบจากประเด็นปัญหาที่พบ
- การนำเสนอในเชิงสถิติตัวเลข (ที่เป็นกราฟ/ตาราง) ให้มองเห็นถึงภาพรวม
- การขอรับนโยบายเพิ่มเติม / แนวทางที่เราจะดำเนินการขั้นต่อไป

ในส่วนที่เป็นรายละเอียดของความก้าวหน้า ที่เป็นแบบฟอร์มต่าง ๆ เราก็นำไปทำเป็นเอกสารแนบ ที่ผู้บริหารจะไปเปิดอีกทีหนึ่ง สำหรับใช้ในการอ้างอิงข้อมูล

เครื่องมือที่ 6 การนำเสนอด้วยวาจาของผู้บริหารโครงการ ที่เรานิยมเรียกกันว่าการพรีเซ้นท์ (Present) ซึ่งอาจจะเป็นการนำเสนอให้แก่ผู้ที่ลงมาติดตาม ผุ้บริหาร ที่ประชุมคณะกรรมการองค์กร ก็ไม่แตกต่างกัน จุดสำคัญ คือ
- กำหนดระยะเวลา ในการนำเสนอไม่ควรสั้นหรือนานเกินไป (15-30 นาที)
- บอกขอบเขตของรายงาน ได้แก่ ที่มา เป้าหมาย ระยะเวลา ประโยชน์ที่ได้รับ ปัญหาที่พบ การแก้ไขที่ได้ดำเนินการไปแล้ว แนวทางที่จะดำเนินการขั้นต่อไป การกำหนดช่วงการตั้งคำถามของผู้ฟัง และการขอรับนโยบายเพิ่มเติมจากฝ่ายจัดการ อันจะเป็นการกำหนดทิศทางการทำงานของทีมผู้บริหารโครงการได้อย่างมีทิศทาง
- บอกทิศทางการนำเสนอ ของเราให้ชัดเจนเลย คือ บอกเลยว่ามีสไลด์กี่แผ่น จะพุดกี่นาที จะเปิดให้มีช่วงเวลาถามตอบ
- บอกระยะเวลา ที่ตัวผู้บริหารโครงการจะกลับมารายงานต่อฝ่ายจัดการใหม่ (ในทางปฏิบัติ ผู้บริหารมักจะเป็นผู้กำหนดกรอบระยะเวลาที่ผู้บริหารโครงการจะกลับมา เช่น 3 เดืนอ 6 เดือน เป็นต้น)

ทั้งหมดนี้ ที่ผู้เขียนได้นำเสนอไป เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ "เครื่องมือ" ที่เราจะนำมาใช้ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ ซึ่งจริง ๆ แล้ว ในทางปฏิบัติ ก็ยังมีรูปแบบต่าง ๆ ในการติดตาม ที่เราจะนำมาใช้เป็นเครื่องมือได้ ซึ่งผู้เขียนจะมานำเสนอให้ทราบในโอกาสต่อไปครับ

บทบาทในฐานะผู้ประสานงาน ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าโครงการ

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข : surasak_cpb@yahoo.com

ผู้เขียนมีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผนขององค์กร และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร

ภาพขวา : ผู้เขียนในการลงพื้นที่ไปร่วมการประชุมชี้แจงกับผู้บริหารโครงการ ในการทำโครงการพัฒนาพื้นที่ตลาดของหน่วยงาน

จากประสบการณ์ของผู้เขียนกว่า 10 ปี ที่มีโอกาสเข้ามาทำงานในฐานะของ “ผู้ประสานงาน” ที่เปรียบเสมือน “ตัวแทน” ของฝ่ายจัดการเบื้องบน ลักษณะของงานที่ทำ จะทำหน้าที่คล้าย ๆ กับเป็น “สะพานที่เชื่อมโยง” ระหว่าง ฝ่ายจัดการกับผู้บริหารโครงการ ซึ่งตัวผู้เขียนมีหน้าที่หลัก ๆ ที่ได้ลงมือปฏิบัติจริงที่เป็นเหมือนวัฏจักรของโครงการ พอจะสรุปได้เป็นข้อ ๆ ได้ ดังนี้ (อาจจะมีขั้นตอนการดำเนินการมากกว่านี้ก็ได้)

1. เป็นผู้ถ่ายทอดนโยบาย (เป้าหมาย) ให้แก่ผู้บริหาร/รับผิดชอบโครงการ ที่ได้รับจากฝ่ายจัดการ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ

ซึ่งจะเป็นที่มาให้ผู้บริหารโครงการได้รับทราบว่า ณ ปัจจุบัน โครงการดังกล่าวจะต้องดำเนินการปรับเปลี่ยนอย่างไรบ้าง ทำไมจึงต้องปรับเปลี่ยน แล้วจะดำเนินการต่อไปอย่างไร ควรที่จะต้องมีการขยายระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการเพิ่มเติมหรือ ทั้งนี้ เพื่อให้ผู้บริหารโครงการเกิดความคล่องตัวในการบริหารโครงการที่เหมาะสม

2. เป็นผู้ประสานความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน (กรณีมีกลุ่มผู้รับผิดชอบโครงการต่าง ๆ ร่วมกันหลายกลุ่ม) เพื่อความราบรื่นของการดำเนินตลอดโครงการ

หรือเรียกให้ง่ายยิ่งขึ้น ก็คือคนที่ทำหน้าที่เป็นคนกลางให้แก่ผู้บริหารโครงการ กับหน่วยงานที่ทำหน้าที่คอยให้การสนับสนุนต่อผู้บริหารโครงการนั่นเอง

เพราะในการปฏิบัติงานจริง ผู้บริหารโครงการ บางครั้งเขาก็ไม่ทราบว่าเรื่องราวเหล่านี้ที่เกิดขึ้น เขาจะต้องประสานงานไปยังที่ใด หน่วยงานใดบ้างที่น่าจะมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่เขาจะเข้าไปดำเนินการ ทั้งนี้ ก็เพื่อที่ผู้บริหารโครงการไม่ต้องไปจ้างคนนอกเข้ามาดำเนินการในทุกเรื่อง

3. เป็นผู้ให้การสนับสนุน ผลักดัน รวมทั้งข้อเสนอแนะที่จำเป็น ในด้านต่าง ๆ แก่ผู้บริหารโครงการ (ในฐานะผู้ที่อยู่วงนอก) เพื่อให้โครงการสามารถบรรลุเป้าหมายได้

เพราะในบางครั้ง ผู้บริหารโครงการเอง ก็อาจจะเจอเรื่องติดขัดในการดำเนินงานได้ แต่ด้วยฐานะคนที่อยู่วงใน อาจจะมองไม่ออกว่าเขาควรจะปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินงาน (หมายถึง แนวนโยบาย) ของโครงการหรือไม่ ในฐานะผู้ประสานในเชิงนโยบาย ซึ่งเป็นตัวแทนของฝ่ายจัดการ จึงควรที่จะต้องเข้าไป "รับฟัง" หรือ "สัมผัส" ประเด็นต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อที่จะนำมาหาแนวทางให้ผู้บริหารโครงการ สามารถที่จะปรับเปลี่ยนนโยบายให้สามารถผลักดันโครงการประสบความสำเร็จได้ต่อไป

4. เป็นผู้แทนผู้บริหารระดับสูง ที่จะลงไปสัมผัสตัวโครงการ ร่วมกับผู้บริหารโครงการ เพื่อมองให้เห็นถึงปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อผู้บริหารโครงการ อันจะทำให้เราในฐานะ “คนกลาง” มีความเข้าใจในตัวปัญหาอย่างชัดเจน และสามารถสะท้อนประเด็นปัญหาที่พบให้ฝ่ายจัดการได้ทราบ และสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง

เพราะบางครั้ง ทางฝ่ายจัดการเอง ก็อยากที่จะทราบข้อมูลจากหลาย ๆ ด้าน เพื่อที่จะนำมาชั่งน้ำหนักต่อการตัดสินใจในแต่ละครั้ง เพราะการตัดสินใจในแต่ละครั้งของฝ่ายจัดการ มักจะมี "ต้นทุน" ที่ค่อนข้างสูง การปรับเปลี่ยนนโยบายในแต่ละครั้ง ย่อมต้องได้รับ "ข้อมูลที่ถูกต้อง" (ณ ขณะนั้น) ในฐานะผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ

5. เป็นผู้จัดทำรายงานสรุปความก้าวหน้า ที่เป็นภาพรวมขององค์กร นำเสนอประเด็นความก้าวหน้าที่สำคัญ ประเมินความก้าวหน้าในภาพรวมของทุกโครงการในรอบปีงบประมาณ หรือเป็นรายโครงการ (ตามความต้องการของฝ่ายจัดการ) เพื่อความสะดวก ในการสั่งการหรือกำหนดนโยบายการดำเนินงานแต่ละโครงการของฝ่ายจัดการ

เนื่องจากการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร หรือการเข้าประชุมในระดับบนของฝ่ายจัดการในแต่ละองค์กร ย่อมมีเวลาในการทำเรื่องดังกล่าวในแต่ละครั้งไม่ยาวนานนัก การมีรายงานที่นำเสนอให้ฝ่ายจัดการได้เห็นถึง "ภาพรวม" และอย่างมีทิศทาง จะทำให้ลดเวลาในการศึกษาข้อมูลของฝ่ายจัดการไปได้อย่างมาก และการตัดสินใจที่เกิดขึ้น ก็จะตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อผู้บริหารโครงการ ที่จะเป็นผู้นำไปปฏิบัติได้ง่ายยิ่งขึ้น

6. เป็นผู้ชี้แจงหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร ให้เริ่มดำเนินการจัดทำแผนงาน (โครงการ) ประจำปี ภายใต้กรอบนโยบายประจำปี ที่ฝ่ายจัดการได้กำหนดขึ้น ก็โดยการถ่ายทอดนโยบาย (แนวทางปฏิบัติ) ที่ได้กำหนดขึ้นในรอบปีงบประมาณใหม่ แก่ผู้บริหารโครงการ

เมื่อมีการเชิญผู้บริหารโครงการ ได้มาพบปะกับผู้บริหารเพื่อรายงานความก้าวหน้า ในแต่ละกรอบเวลาเรียบร้อยแล้ว หรือการมารับฟังในนโยบายที่ผู้บริหารโครงการจะต้องไปดำเนินการ จัดทำโครงการประจำปีขึ้น ให้สอดรับกับการจัดทำงบประมาณประจำปี บทบาทของผู้ประสานงาน ก็จำเป็นที่จะต้องมีการทำเรื่องเพื่อ "ชี้แจง" อีกทีหนึ่ง เพื่อให้ทุกท่านได้เข้าใจตรงกัน คือ ว่าผู้บริหารโครงการแต่ละท่าน จะต้องทำอะไรต่อ ต้อส่งข้อมูลกลับหรือแจ้งความก้าวหน้าอีกครั้งเมื่อไร วิธีการเหล่านั้นเป็นอย่างไรบ้าง กำหนดเส้นตายในงานแต่ละชิ้นคือเมื่อไร เป็นต้น

ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงประเด็นที่มาจาก "ประสบการณ์" ของตัวผู้เขียนเท่านั้นครับ ในการปฏิบัติจริงก็อาจจะมีความแตกต่างในรายละเอียดกันไปบ้าง หรือบางทีอาจจะแตกต่างไปจากตำราที่เราได้รับรู้มาเลยก็ได้ เป็นเพียงแนวทางปฏิบัติ ที่เราพอที่จะนำไปปรับใช้กันดูครับ

การทำ Morning Brief ประยุกต์ใช้สอน/ให้คำปรึกษาแก่ลูกของเรา

1. บอกเป้าหมาย ในสิ่งที่เราจะพูดคุยกับลูกในแต่ละครั้งให้ชัดเจน เป็นข้อ ๆ และกระชับได้ยิ่งดี (แต่ไม่ควรเกิน 3 ข้อ)...เป็นการร่วมกันกำหนดเป้าหมายอย่างมีทิศทาง

2. บอกเหตุผล ให้ลูกได้ทราบว่า “ทำไม เราถึงจะพูดเรื่องนั้น ๆ” หรือ “ทำไมเขาต้องทำเรื่องนั้น ๆ” (ที่เราได้ร่วมกัน กำหนดเป้าหมายไว้)

3. ถามวิธีการปฏิบัติจากตัวลูก ว่าเขาจะทำเรื่องนี้อย่างไร ถ้าเขาตอบไม่ได้ ให้เราลองพูดนำประเด็นให้เขาคิด แล้วจึงค่อย ๆ เสริมรายละเอียดให้กับตัวเขา พยายามให้เขาเป็นคนคิดเอง แล้วเราคอยเติมเต็มในสิ่งที่เขาคิดให้สมบูรณ์ อย่ามากข้อเกินไป (2-3 ข้อ)

4. บอกระยะเวลา ที่เขาคาดว่าจะทำให้เสร็จ หรือสอบถามเขาว่าเขาจะทำเสร็จเมื่อไร ถ้าเขากำหนดไม่ได้ เราลองนำเสนอให้เขาฟังตามความเหมาะสม

5. บอกแนวทางการติดตามงาน ที่เราได้คุยกันไปตั้งแต่ข้อ 1-4 โดยให้ใช้หลักการทำ Morning Brief

ประเด็นสำคัญ คือ เราจะอยู่ในฐานะ “ที่ปรึกษา” (หน้าที่ของพ่อแม่-คอยชี้แนะ แนะนำ ให้คำปรึกษา) ไม่ใช่ “ผู้ชำนาญการ” จึงไม่ใช่เป็นผู้เข้าไปแก้ปัญหาให้กับเขา แต่เราจะต้อง คอยช่วยสนับสนุน รับฟัง ให้ความเห็น ผลักดันให้เขาเกิดความมั่นใจ ที่เขาจะเป็นผู้กำหนดแนวทางแก้ไขด้วยตัวเขาเอง โดยการฟังเขาพูดให้มากที่สุด ฟังทุกวัน ฟังบ่อย ๆ ส่วนตัวเราคอยตั้งคำถามเชิงเทคนิคก็พอ คอยช่วยสรุปประเด็นที่เขาสื่อออกมาให้ชัดเจน เป็นประเด็น และกระชับขึ้น ซึ่งจะเป็นการช่วยพัฒนาสมาธิในการพูดคุย (สื่อสาร) ทำให้เขาจับประเด็นของเขาได้ดียิ่งขึ้น เป็นเสมือนผู้เติมเต็มวิธีการแก้ไขที่ตัวเขาเป็นผู้กำหนดขึ้นมาเอง

แนวทางการทำ

1. กำหนดเวลาการคุยที่แน่นอน ทุกวัน ให้เขาทราบอย่างชัดเจน เช่น 20.00 น. -21.00 น. (เริ่มต้นอาจจะซักประมาณ 15-20 นาที) อาจยืดหยุ่นได้ แต่อย่าบ่อยเกินไป จะทำให้การพูดคุยกันไม่ศักดิ์สิทธิ์เท่าที่ควร...

2. บอกให้เขาทราบว่า การพูดคุยในลักษณะนี้

• เป็นหน้าที่สำคัญของพ่อแม่ คือ “การพูดคุยกับลูก ด้วยการรับฟังและแลกเปลี่ยนเรื่องราวระหว่างกัน (เราจะมีความลับระหว่างกัน เพื่อความไว้เนื้อเชื่อใจกัน)”

• จะช่วยเหลือให้เขาแก้ปัญหา (ถ้ามี) ในการเรียนได้วันต่อวัน (เนื้อหาการเรียน เรื่องเพื่อน เรื่องครู ฯลฯ)

• จะช่วยเหลือเขาให้สามารถเรียนได้ดีขึ้น เตรียมพร้อมมากขึ้น และรู้ว่าครูจะพูดเรื่องอะไรในวันถัดไป

3. กำหนดขอบเขตการพูดคุย แต่ละครั้งให้ มีเป้าหมาย 3 อย่าง คือ
•สอบถามสิ่งที่ได้ทำมาในวันนี้..ทบทวนเป้าหมายที่วางไว้ หรืองานที่เราได้คุยกับเขาก่อนหน้านี้ ว่าเขาทำไปถึงไหน ผลเป็นอย่างไร ทำไมยังทำไม่เสร็จ เขาควรจะแก้อย่างไร....
•วางแผนทบทวนการเรียนวันพรุ่งนี้...เขาต้องทำ...ต้องเตรียมอะไรบ้าง...
•คุยเรื่องข่าวสาร ความเคลื่อนไหวภายในห้อง เรื่องเรียน เพื่อน ครู สิ่งที่เกิดขึ้นในโรงเรียน มาแลกเปลี่ยนให้แม่ฟัง (เป็นกลยุทธ์แฝง)

4. ช่วยกันสรุปทุกครั้ง เมื่อเราพูดคุยกันเสร็จในแต่ละครั้ง แต่ละวัน ควรจะสรุปร่วมกันทุกครั้ง ว่าวันนี้เราคุยกันถึงเรื่องอะไรบ้าง แก้ไข (หรือนำไปใช้) อย่างไร พรุ่งนี้วางแผนไว้ว่าอย่างไร จะกลับมาทบทวนกันอีกครั้งเมื่อไร...(ยืดหยุ่นใช้งานตามสถานการณ์)

• ตัวอย่างการใช้คำถามเชิงเทคนิค เพื่อคุยกับลูกเรา (ทดลองปรับใช้ดูครับ ซัก 8 ขวบขึ้นไป)

1. ลูก... ไม่ต้องกลัว / กังวล ที่จะพูดคุยกันกับแม่ เพราะแม่กับลูก...มาแลกเปลี่ยนเรื่องราว (ใช้คำที่ใกล้เคียงให้เด็กพอเข้าใจก็ได้) ระหว่างกันเท่านั้น...ไม่มีคำตอบผิดหรือถูก

2. แม่ ไม่มีทางที่จะอธิบาย / เล่า เรื่องของลูก... ได้ดีไปกว่าลูก... เพราะลูก...จะรู้เรื่องเหล่านี้ดีที่สุด แม่รู้ไม่เท่าลูก......(ใช้สำหรับการที่จะให้เขาคิดหาทางแก้ปัญหาด้วยตนเอง)

3. ทำไมแม่กับลูก... ไม่ลองมาพูดคุยกันดูก่อนล่ะ..จะได้รู้ว่ามีเรื่องอะไรที่แม่จะช่วยลูก...ได้..

4. ลูก... กับแม่มาตกลงกติกากันไว้ก่อนก็ได้ ว่าต่อไปนี้ลูก...จะเป็นคนเล่า แล้วแม่จะเป็นคนถามทีละนิดทีละหน่อย...

5. ลูก... คิดอย่างไร กับเรื่องนี้...(ที่เขาเล่าให้เราฟัง)...

6. ลูก... คิดว่าเรื่องที่เกิดขึ้นดังกล่าว มันเป็นเพราะ/สาเหตุ อะไร...

7. ลูก... พอจะ ทราบสาเหตุไหม...

8. ลูก... ไหนลองเล่าเรื่อง (ขยายความ) ให้แม่ฟังหน่อยสิ...

9. ลูก... จะทำอย่างไร (แก้ปัญหาอย่างไร) กับเรื่องราวเหล่านี้...หรือ

10. ถ้าเป็นลูก... จะ มีวิธีป้องกัน ไม่ให้เรื่องเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร...

11. ลูก... คิดว่าเรื่องนั้น...กับเรื่องนี้....แตกต่างกันอย่างไรบ้าง...

12. ลูก... คิดว่าได้เรียนรู้ (เรื่องนี้มันสอนเรา) อะไรจากเรื่องนี้บ้าง..

13. ลูก... จะทำอย่างไรให้ตัวเอง พร้อมมากที่สุด เมื่อเจอปัญหา (เช่น เรื่องผลการเรียน) เรื่องนี้อีก... (เช่น วางแผนให้ดีขึ้น คุยกับแม่ก่อน อธิบายให้เพื่อนฟัง ฯลฯ)

14. เป็นไปได้ไหมว่า ลูก... จะทำ (วิธีแก้ไข) อย่างนี้....(วิธีที่เราเสนอ)...เพราะอะไร....ฯลฯ

15. จากที่เราคุยกันมา..ลูก... ยังสงสัยเรื่องไหนบ้าง...แม่จะได้อธิบายเพิ่มเติม (เป็นคำถามทีเด็ด ในการสรุปประเด็นการพูดคุย)

16. มีเรื่องไหน (ประเด็น) ที่เรายังไม่ได้คุยกัน / หรือยังไม่ได้เล่าให้เราฟัง ในวันนี้บ้างหรือเปล่า...

17. นอกจากตัวลูก...แล้ว...มีใครอีกไหมที่เกี่ยวข้อง (หรือมาเล่นกับลูก...) ในเรื่องนี้อีก...(เป็นการค้นหาตัวละครที่เป็นปัญหาหรือมีความเกี่ยวข้อง เพื่อหาทางแก้ปัญหาให้กับเขา ว่าเขาจะทำอย่างไรกับเรื่องนี้...)

18. ที่ลูก...ถามแม่เรื่องนั้นขึ้นมา...เพราะอะไรหรือ...(เป็นประเด็นที่สำคัญมาก)

19. ......ฯลฯ....

** ดัดแปลงจาก "บทความในชุดหนังสือ Coaching by Story ของคุณเกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศรัย"

การตั้งคำถามทีเด็ดในการเจรจาทางธุรกิจ

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข

ส่งความคิดเห็นมาได้ที่ : surasak_cpb@yahoo.com

ผู้เขียนได้รวบรวมประเด็นคำถามที่น่าสนใจ มาจากชุดหนังสือของคุณ เจฟฟรีย์ เจ.ฟ็อกซ์ เพื่อให้ทุกท่านได้ลองศึกษา และอาจนำไปปรับใช้ในการทำงานของแต่ละท่านดูนะครับ

1. คำถามทีเด็ด เพื่อใช้ในการเจรจางาน (ธุรกิจ) ทั่วไป
 คุณ...มีตารางนัดหมายอยู่ในมือหรือไม่ (เป็นคำถามที่จะกำหนดว่าเราจะได้ “ดีล” ครั้งใหญ่หรือไม่)
 คุณ...สามารถตัดสินใจเรื่องนี้ด้วยตนเองได้หรือไม่ (พิจารณาว่าใครมีอำนาจตัดสินใจบ้าง)
 คุณ...คิดว่า การทำงานในครั้งนี้สามารถกำหนดให้เป็น “ครึ่งทางของงานนี้ สามารถกรุยทางไปสู่งานหน้า” ได้หรือไม่ (หาทางขยายเนื้องานที่พบใหม่ ๆ)
 คุณ...อยากทราบความแตกต่างในเรื่อง........ของตัวเราหรือไม่ (นำเสนอให้เขาเห็นคุณภาพเชิงเปรียบเทียบกับสินค้าคู่แข่ง)
 คุณ...จากที่เราได้พูดคุยกันมา ยังรู้สึกสงสัยเรื่องใดอยู่บ้าง (ทบทวนประเด็น เพื่อความเข้าใจตรงกัน)
 คุณ...ยังมีเรื่องใดที่คุณยังไม่ได้ถามเราบ้างหรือไม่ (เป็นคำถามตบท้าย เพื่อไม่ให้ประเด็นที่อยากจะนำเสนอหลุดไป)

 มีเรื่องใด.....ที่ทางฝั่งเรา (ผม) ยังไม่ได้ชี้แจงให้คุณ.....ได้รับทราบหรือไม่

2. คำถามทีเด็ด ในการค้นหาข้อเท็จจริง เพื่อกำหนดแนวทางในการเจรจาธุรกิจการงาน
o คุณ...ครับ นอกจากตัวคุณแล้ว...ใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้? (เพื่อค้นหาผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ)
o คุณ...ครับ นอกจากตัวคุณแล้ว...ใครบ้างที่มีส่วนในการแก้ไขสถานการณ์หรือประเด็นปัญหาเหล่านี้ให้ดีขึ้นได้? (เพื่อค้นหาตัวละครที่ก่อให้เกิดปัญหาว่ามีใครบ้าง)
o คุณ...ยังห่วงเรื่องอะไรบ้าง? ที่จะทำให้คุณยอมรับแนวทางของเรา แล้วจึงจะสามารถเดินหน้างานนี้ได้ต่อไป? (หาช่องทาง ที่เราจะเข้าไปประสานกันให้ต่อติด)
o คุณ...ที่คุณถามประเด็นเหล่านั้นขึ้นมา...ถามเพราะอะไรครับ? (เพื่อค้นหาข้อเท็จจริงในเชิงลึก)
o คุณ...ทั้ง ๆ ที่เขาบอกว่าไม่มีปัญหา แต่เขาก็เรียกเรามาใช้งาน คุณคิดว่ามันเพราะอะไร? (ก็เพราะเขามีปัญหา-เพียงแต่เขายังไม่ยอมบอก)

....................................................................................

** รวบรวมจาก "บทความในชุดหนังสือ ของ Jeffry J.Fox"

คำถามเชิงเทคนิคในการมอบหมายงานหรือติดตามงาน เพื่อการสอนงานและถ่ายทอดความรู้ในงาน

สุรศักดิ์ อัครอารีสุข

ส่งความคิดเห็นมาได้ที่ : surasak_cpb@yahoo.com

ผู้เขียน ได้รวบรวมประเด็นคำถามเชิงเทคนิค มาจากหนังสือชุด Caaching Story ของคุณเกรียงศักดิ์ นิรัตพัฒนศรัย ให้ทุกท่านได้ลองศึกษาและอาจจะนำไปปรับใช้งานกันดูนะครับ

ประเด็นคำถาม สำหรับใช้ในการ Coaching ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ที่ต้องการคำปรึกษา

1. คุณ...ได้เรียนรู้อะไร จากงานนี้/จากเรื่องนี้ บ้าง
2. คุณ...คิดว่าบทเรียนที่เราได้ครั้งนี้ คืออะไร
3. คุณ..มีความคิดเห็นในเรื่องนี้ อย่างไร....
4. คุณ...คิดเห็นว่าอย่างไรล่ะ
5. คุณ...คิดว่ามันเป็นเพราะอะไร
6. คุณ...คาดหวังอะไร..จากเรื่องนี้
7. คุณ...ทราบสาเหตุไหมครับ ว่าทำไม...(เขา/เธอ)..ไม่.....(ทำ/ออกความเห็น)...
8. คุณ...จะแก้ไขอย่างไรครับ
9. คุณ...จะทำอย่างไรดีล่ะ...เมื่อจอกับปัญหานี้
10. คุณ...ฟังไอเดียและความเห็นของลูกน้องแล้วไม่เห็นด้วย และคุณอยากโต้แย้ง คุณ...จะทำอย่างไร.....(คำตอบ-เราก็ใช้คำถาม ถามให้เขาคิด แทนการโต้แย้ง)
11. คุณ...ช่วยเล่าเรื่อง/ขยายความ (รายละเอียด) ให้ผมฟังหน่อยสิครับ
12. ทำไมคุณจึงไม่....เช่น...ไม่มอบหมายงานลงไปล่ะ (เมื่อเขาบอกเราว่าเขางานล้นมือ)
13. หากคุณไม่ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน (หากคุณไม่คุยกับเขาตรงๆ) ผลที่ตามมาจะเป็นอย่างไร
14. คุณ...มีทางเลือกอื่นอย่างไรบ้าง.....คุณเลือกทางเลือกแบบไหนครับ/คุณเลือกจะทำอย่างไรครับ
15. คุณ...จะทำอย่างไรให้ตัวเองพร้อมมากที่สุด เมื่อถึงเวลาที่เราต้อง...(คุย/จัดการ)...กับ..(เขา/เธอ)..ครับ
16. คุณ...กลัวอะไรล่ะครับ
17. คุณ...ควรจัดการทำรายการแต่ละวันว่า...อะไรคือสิ่งที่ควรทำให้เสร็จในวันนี้...อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำ
18. คุณ...ลองมองย้อนกลับไป...และลองวิเคราะห์ดูว่า....เมื่อพิจารณาจากข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ที่พวกเขาบอกเรา (ความจริงผสมกับความเห็น) มีส่วนไหนบ้างที่เป็นเรื่องจริง
19. ทำไมคุณอยากให้ผม...(ทำ/โค้ช)..เขาล่ะครับ
20. คุณ...เคยบอกเรื่องเหล่านี้..(ข้อดี/ข้อเสีย)..ให้...(เธอ/เขา)...ฟังหรือเปล่า
21. คุณ...บอกหน่อยสิครับว่าอะไรคือจุดแข็งที่คุณสังเกตเห็นของ...(เขา/เธอ)...
22. คุณ...เคยบอกจุดแข็งที่คุณชื่นชม ให้...(เขา/เธอ)..ได้ทราบหรือเปล่า
23. คุณ...คิดว่ามีทางป้องกันในปัญหานี้ได้อย่างไรบ้าง
24. คุณ...ผมไม่มีทางที่จะตอบคำถาม หรือหาคำตอบเพื่อมาแก้ปัญหาได้ดีกว่าคุณหรอก เพราะผมไม่ทราบรายละเอียดของงานและสิ่งแวดล้อม ตลอดจนสถานการณ์ในงานต่าง ๆ เทียบเท่าคุณ
25. คุณ...อย่ากังวลไปเลยครับ นี่เป็นเพียงการระดมความคิดเห็น ไม่มีผิดหรือถูก ในการสนทนาในวันนี้ ผมทราบมาว่าคุณเป็นคนเก่งนี่ นายคุณก็ชื่นชมคุณตั้งหลายเรื่อง
26. ทำไมคุณ...ไม่ลองไปคุยกันกับ..เธอ/เขา..ดูก่อนละครับ...ว่าเธอ/เขา...วางแผน/มีความเห็นอย่างไร...แล้วคราวหน้าเราค่อยมาคุยกันต่อครับ....
27. คุณ...กับผม มาตกลงกติกากันก่อนว่า ....นาที ต่อไปนี้ ผมจะเล่าข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ที่รวบรวมมา คุณมีหน้าที่ฟัง และพูดได้แค่ ...คำ เช่น (ขอบคุณครับ หรือ น่าสนใจ) ....คุณไม่ต้องพยายามชี้แจงผม ผมไม่สนใจ
28. คุณ...เมื่อต้องการ Coach ทีมงาน...(ต้องทำให้เขา “วางใจ” หรือ Trust เรา ซึ่งจะมาจากสองปัจจัย คือ Caring and Capability คุณใส่ใจเขา และคุณเก่งในงานคุณหรือไม่) โดยเริ่มจาก....
­ เรียนรู้...ค่านิยมของลูกน้องก่อน...ก็ให้ถามดังนี้...
 คุณ...มีหลักการอย่างไร
 คุณ...ให้คุณค่ากับอะไรมากที่สุด
 คุณ...มีความเชื่ออย่างไร
 คุณ...ตัดสินว่าใครเก่ง...ว่าใครดี...จากอะไร
 คุณ...ประเมินตนเอง...ว่าดีอย่างไร
 คุณ...จะไม่ประนีประนอมในเรื่องอะไร
­ เรียนรู้...แนวทางการทำงานของแต่ละคนเป็นแบบไหน...ก็ให้ถามดังนี้...
 คุณ...ลองเล่าวันที่คุณทำงานได้ดีที่สุด...ทำไมเป็นอย่างนั้น...เกิดอะไรขึ้น
 คุณ...ลองเล่าประสบการณ์ที่ทำงานกับเจ้านายที่เขาขากันได้ดีมาก มาสองสามคน...นายเหล่านั้นทำอย่างไร
 คุณ...ทำงานสไตล์ไหนได้ดีที่สุด
 คุณ...คิดว่า เจ้านายแบบไหนที่ทำให้คุณได้งานที่มีประสิทธิภาพน้อย
 คุณ...อยากได้รับการมอบหมายงานในแบบใด
 คุณ...อยากให้นายตามงานคุณแบบไหน
 คุณ...ปรารถนาที่จะได้ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ในลักษณะไหน
 คุณ...เรียนรู้ได้ดีที่สุดในแบบไหน ยกตัวอย่าง เรื่องที่คุณได้เรียนรู้เมื่อเร็ว ๆ นี้ ที่คุณเรียนรู้ได้ดีและเร็ว คนที่สอนคุณมีวิธีการอย่างไร
29. คำถาม...เมื่อมีคนเล่าประเด็นปัญหาในงานให้เราฟังเพื่อปรึกษา....
 เขา (เจ้านายคุณ) ทำอย่างไรกับคุณ....
 ลองขยายความหน่อยสิครับ...
 นายเก่ากับนายใหม่ของคุณแตกต่างกันอย่างไร...
 แล้วคุณจะวางแผนจัดการเรื่องนี้ต่อไปอย่างไร...
 ถ้าหากคุณเจอเรื่องที่หนักกว่านี้ (ในที่ใหม่) คุณจะทำอย่างไร...
 นอกจากปัญหาเรื่องนี้ (เรื่องเจ้านายใหม่) ตัวคุณชอบงานที่คุณทำอยู่มากน้อยขนาดไหน...

30. หน้าที่อย่างหนึ่งของผู้บริหาร (หัวหน้า) คือ การสื่อสารโดยการประชุม

** รวบรวมจาก "บทความในชุดหนังสือ" Coaching by Story ของคุณเกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศรัย