ภาพขวา : ผู้เขียนในการลงพื้นที่ไปร่วมการประชุมชี้แจงกับผู้บริหารโครงการ ในการทำโครงการพัฒนาพื้นที่ตลาดของหน่วยงาน
จากประสบการณ์ของผู้เขียนกว่า 10 ปี ที่มีโอกาสเข้ามาทำงานในฐานะของ “ผู้ประสานงาน” ที่เปรียบเสมือน “ตัวแทน” ของฝ่ายจัดการเบื้องบน ลักษณะของงานที่ทำ จะทำหน้าที่คล้าย ๆ กับเป็น “สะพานที่เชื่อมโยง” ระหว่าง ฝ่ายจัดการกับผู้บริหารโครงการ ซึ่งตัวผู้เขียนมีหน้าที่หลัก ๆ ที่ได้ลงมือปฏิบัติจริงที่เป็นเหมือนวัฏจักรของโครงการ พอจะสรุปได้เป็นข้อ ๆ ได้ ดังนี้ (อาจจะมีขั้นตอนการดำเนินการมากกว่านี้ก็ได้)
1. เป็นผู้ถ่ายทอดนโยบาย (เป้าหมาย) ให้แก่ผู้บริหาร/รับผิดชอบโครงการ ที่ได้รับจากฝ่ายจัดการ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ
ซึ่งจะเป็นที่มาให้ผู้บริหารโครงการได้รับทราบว่า ณ ปัจจุบัน โครงการดังกล่าวจะต้องดำเนินการปรับเปลี่ยนอย่างไรบ้าง ทำไมจึงต้องปรับเปลี่ยน แล้วจะดำเนินการต่อไปอย่างไร ควรที่จะต้องมีการขยายระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการเพิ่มเติมหรือ ทั้งนี้ เพื่อให้ผู้บริหารโครงการเกิดความคล่องตัวในการบริหารโครงการที่เหมาะสม
2. เป็นผู้ประสานความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน (กรณีมีกลุ่มผู้รับผิดชอบโครงการต่าง ๆ ร่วมกันหลายกลุ่ม) เพื่อความราบรื่นของการดำเนินตลอดโครงการ
หรือเรียกให้ง่ายยิ่งขึ้น ก็คือคนที่ทำหน้าที่เป็นคนกลางให้แก่ผู้บริหารโครงการ กับหน่วยงานที่ทำหน้าที่คอยให้การสนับสนุนต่อผู้บริหารโครงการนั่นเอง
เพราะในการปฏิบัติงานจริง ผู้บริหารโครงการ บางครั้งเขาก็ไม่ทราบว่าเรื่องราวเหล่านี้ที่เกิดขึ้น เขาจะต้องประสานงานไปยังที่ใด หน่วยงานใดบ้างที่น่าจะมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่เขาจะเข้าไปดำเนินการ ทั้งนี้ ก็เพื่อที่ผู้บริหารโครงการไม่ต้องไปจ้างคนนอกเข้ามาดำเนินการในทุกเรื่อง
3. เป็นผู้ให้การสนับสนุน ผลักดัน รวมทั้งข้อเสนอแนะที่จำเป็น ในด้านต่าง ๆ แก่ผู้บริหารโครงการ (ในฐานะผู้ที่อยู่วงนอก) เพื่อให้โครงการสามารถบรรลุเป้าหมายได้
เพราะในบางครั้ง ผู้บริหารโครงการเอง ก็อาจจะเจอเรื่องติดขัดในการดำเนินงานได้ แต่ด้วยฐานะคนที่อยู่วงใน อาจจะมองไม่ออกว่าเขาควรจะปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินงาน (หมายถึง แนวนโยบาย) ของโครงการหรือไม่ ในฐานะผู้ประสานในเชิงนโยบาย ซึ่งเป็นตัวแทนของฝ่ายจัดการ จึงควรที่จะต้องเข้าไป "รับฟัง" หรือ "สัมผัส" ประเด็นต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อที่จะนำมาหาแนวทางให้ผู้บริหารโครงการ สามารถที่จะปรับเปลี่ยนนโยบายให้สามารถผลักดันโครงการประสบความสำเร็จได้ต่อไป
4. เป็นผู้แทนผู้บริหารระดับสูง ที่จะลงไปสัมผัสตัวโครงการ ร่วมกับผู้บริหารโครงการ เพื่อมองให้เห็นถึงปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อผู้บริหารโครงการ อันจะทำให้เราในฐานะ “คนกลาง” มีความเข้าใจในตัวปัญหาอย่างชัดเจน และสามารถสะท้อนประเด็นปัญหาที่พบให้ฝ่ายจัดการได้ทราบ และสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
เพราะบางครั้ง ทางฝ่ายจัดการเอง ก็อยากที่จะทราบข้อมูลจากหลาย ๆ ด้าน เพื่อที่จะนำมาชั่งน้ำหนักต่อการตัดสินใจในแต่ละครั้ง เพราะการตัดสินใจในแต่ละครั้งของฝ่ายจัดการ มักจะมี "ต้นทุน" ที่ค่อนข้างสูง การปรับเปลี่ยนนโยบายในแต่ละครั้ง ย่อมต้องได้รับ "ข้อมูลที่ถูกต้อง" (ณ ขณะนั้น) ในฐานะผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ
5. เป็นผู้จัดทำรายงานสรุปความก้าวหน้า ที่เป็นภาพรวมขององค์กร นำเสนอประเด็นความก้าวหน้าที่สำคัญ ประเมินความก้าวหน้าในภาพรวมของทุกโครงการในรอบปีงบประมาณ หรือเป็นรายโครงการ (ตามความต้องการของฝ่ายจัดการ) เพื่อความสะดวก ในการสั่งการหรือกำหนดนโยบายการดำเนินงานแต่ละโครงการของฝ่ายจัดการ
เนื่องจากการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร หรือการเข้าประชุมในระดับบนของฝ่ายจัดการในแต่ละองค์กร ย่อมมีเวลาในการทำเรื่องดังกล่าวในแต่ละครั้งไม่ยาวนานนัก การมีรายงานที่นำเสนอให้ฝ่ายจัดการได้เห็นถึง "ภาพรวม" และอย่างมีทิศทาง จะทำให้ลดเวลาในการศึกษาข้อมูลของฝ่ายจัดการไปได้อย่างมาก และการตัดสินใจที่เกิดขึ้น ก็จะตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อผู้บริหารโครงการ ที่จะเป็นผู้นำไปปฏิบัติได้ง่ายยิ่งขึ้น
6. เป็นผู้ชี้แจงหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร ให้เริ่มดำเนินการจัดทำแผนงาน (โครงการ) ประจำปี ภายใต้กรอบนโยบายประจำปี ที่ฝ่ายจัดการได้กำหนดขึ้น ก็โดยการถ่ายทอดนโยบาย (แนวทางปฏิบัติ) ที่ได้กำหนดขึ้นในรอบปีงบประมาณใหม่ แก่ผู้บริหารโครงการ
เมื่อมีการเชิญผู้บริหารโครงการ ได้มาพบปะกับผู้บริหารเพื่อรายงานความก้าวหน้า ในแต่ละกรอบเวลาเรียบร้อยแล้ว หรือการมารับฟังในนโยบายที่ผู้บริหารโครงการจะต้องไปดำเนินการ จัดทำโครงการประจำปีขึ้น ให้สอดรับกับการจัดทำงบประมาณประจำปี บทบาทของผู้ประสานงาน ก็จำเป็นที่จะต้องมีการทำเรื่องเพื่อ "ชี้แจง" อีกทีหนึ่ง เพื่อให้ทุกท่านได้เข้าใจตรงกัน คือ ว่าผู้บริหารโครงการแต่ละท่าน จะต้องทำอะไรต่อ ต้อส่งข้อมูลกลับหรือแจ้งความก้าวหน้าอีกครั้งเมื่อไร วิธีการเหล่านั้นเป็นอย่างไรบ้าง กำหนดเส้นตายในงานแต่ละชิ้นคือเมื่อไร เป็นต้น
ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงประเด็นที่มาจาก "ประสบการณ์" ของตัวผู้เขียนเท่านั้นครับ ในการปฏิบัติจริงก็อาจจะมีความแตกต่างในรายละเอียดกันไปบ้าง หรือบางทีอาจจะแตกต่างไปจากตำราที่เราได้รับรู้มาเลยก็ได้ เป็นเพียงแนวทางปฏิบัติ ที่เราพอที่จะนำไปปรับใช้กันดูครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น