ผู้เขียนมีประสบการณ์และคลุกคลีในงานด้านนโยบายและแผนขององค์กร และงานด้านการจัดการองค์กรมามากกว่า 10 ปี และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในการจัดทำโครงการแก่ผู้บริหารโครงการขององค์กร
ภาพซ้าย ผู้เขียนขณะลงไป "ประชุมร่วม" กับผู้บริหารโครงการ ในการนำเสนอแนวทางที่ผู้บริหารโครงการจะดำเนินการพัฒนาพื้นที่ ให้แก่ผู้เช่า (ตลาด) ได้รับทราบในการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ หน้าที่หลักที่สำคัญของผู้ประสานงาน (ที่ไม่ใช่ผู้บริหารโครงการ) เราจำเป็นที่จะต้องกำหนด "เครื่องมือ" ในการ “การติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ” เพื่อนำเสนอข้อมูลต่อฝ่ายจัดการ เพื่อเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าของโครงการมาทำการประมวลผล ให้สามารถนำเสนอต่อผู้บริหารได้อย่างกระชับ ชัดเจน และมีทิศทาง ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการสั่งการของฝ่ายจัดการอีกทีหนึ่ง
โดยส่วนใหญ่แล้ว ในเรื่องของการติดตามความก้าวหน้าโครงการ จะเป็นการติดตามจากตัวผู้บริหารของแต่ละโครงการ ซึ่งได้รับมอบนโยบายจากองค์กรให้นำนโยบายไปแปลงเป็นโครงการ ไปสู่ภาคปฏิบัติ โดยแนวทางการติดตามความก้าวหน้าโครงการนั้น ก็เป็นการเปรียบเทียบกับความสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้กับผลสำเร็จที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละรอบปีงบประมาณขององค์กรเป้าหมายหลัก ที่ทำการติดตามและประเมินเหล่านี้ ก็เพื่อนำข้อมูลที่ได้รับ (ในฐานะคนนอกที่ไม่ใช่ผู้บริหารโครงการ) มาทำการรวบรวม แยกแยะหมวดหมู่ พิจารณาผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับนโยบาย จัดทำรายงานสรุป และชูประเด็นที่สำคัญที่อยู่ในความสนใจของผุ้บริหาร มีความเกี่ยวข้องกับนโยบายที่สำคัญขององค์กร นำเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อการพิจารณาและตัดสินใจในการกำหนดทิศทางการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการติดตามข้อมูลเหล่านี้ ผู้เขียนจึงได้สรุปใน มุมมองจากประสบการณ์ของผู้เขียน เอง ว่าเป็น “เครื่องมือ” ที่ใช้ประกอบในการทำงาน พอสรุปได้ดังนี้
เครื่องมือที่ 1 บันทึกภายใน ในแต่ละองค์กรอาจจะเรียกแตกต่างกันก็ได้ เช่น หนังสือราชการ จดหมายเวียน จดหมายอีเลกทรอนิกส์ คำสั่ง ไปจนถึงสารจากผู้บริหารก็ได้ พอได้ยินคำนี้ หลาย ๆ คนอาจจะรู้สึกงุนงง กับคำว่า “บันทึกภายใน” จะเป็นเครื่องมือที่เรานำมาใช้เป็นการติดตามความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างไร
ในแง่ของการปฏิบัติงานบันทึกภายใน อาจถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิมาก ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ (เพราะเอกสารตัวนี้เป็นเสมือนตัวแทนของเรา) และตัวบันทึกภายในนั้น จะเป็นตัวบอกให้ผู้บริหารโครงการได้ทราบถึง
- ที่มา (นโยบาย) ในการติดตาม
- เป้าหมายและขอบเขตการติดตามในครั้งนี้
- แนวทางหรือวิธีการติดตาม (ส่งเจ้าหน้าที่ลงไปพบ หรือกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม หรือประชุมร่วมกัน เป็นต้น)
- ระบุระยะเวลาที่จะต้องจัดส่งข้อมูล
- รูปแบบการติดต่อประสานงาน
- การกำหนดตัวเจ้าหน้าที่ผู้ประสานงาน ฯลฯ
เครื่องมือที่ 2 การประชุม การประชุมในที่นี้สามารถแบ่งออกได้ 3 แบบ คือ
แบบที่หนึ่ง คือ การประชุมร่วม ระหว่างหน่วยงานผู้ประสานงาน ที่ทำหน้าที่ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ กับตัวผู้บริหารโครงการ ซึ่งการประชุมร่วมกันนี้เป็นเรื่องที่นิยมทำกันอย่างมาก เป้าหมายในการประชุมแต่ละครั้งจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี มีทั้งในเรื่องของการประชุมเพื่อขอให้รายงานความก้าวหน้าซึ่งจะดำเนินไปในลักษณะการนำเสนอผลการดำเนินงานให้รับทราบ การประชุมเพื่อพิจารณาประเด็นปัญหาที่พบเพื่อขอรับการสนับสนุนหรือช่วยอำนวยความสะดวกในการประสานงานระหว่างหน่วยงาน การประชุมเพื่อหารือหรือทบทวนเนื้อหาของโครงการความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน เพื่อเป็นการกำหนดแนวทางในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าอย่างเป็นระบบร่วมกัน เป็นต้น
แบบที่สอง คือ การประชุมเพื่อนำเสนอผลความก้าวหน้าต่อ Top Management หรือประเด็นความก้าวหน้าที่สำคัญในรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้ เช่น ในรอบครึ่งปี ต่อผู้บริหารที่อยู่ในฝ่ายจัดการที่มีอำนาจสูงสุด (เบอร์หนึ่ง) ได้รับทราบโดยตรง การประชุมในลักษณะนี้ นอกจากจะเป็นการนำเสนอผลความก้าวหน้าให้ฝ่ายจัดการได้รับทราบแล้ว ยังเป็นการนำเสนอเพื่อทบทวนแนวทางการทำงานที่ผ่านมา ว่าถูกต้องหรือไม่ มีความจำเป็นจะต้องปรับปรุงแนวทาง หรือเป้าหมายในการดำเนินโครงการอย่างไร นำเสนอประเด็นปัญหาที่ไม่อาจดำเนินโครงการต่อไปได้หรือเป็นอุปสรรคที่ทำให้โครงการดำเนินไปอย่างล่าช้า เพื่อขอนโยบายหรือการสั่งการอย่างใดอย่างหนึ่ง เป็นการนำเสนอในลักษณะของการพิจารณาจากฝ่ายจัดการเป็นหลัก
แบบที่สาม คือ การประชุมเพื่อนำเสนอผลความก้าวหน้าในรูปแบบของคณะกรรมการในองค์กร เป็นการประชุมในลักษณะของการนำเสนอผลความก้าวหน้าในภาพรวมของทุก ๆ โครงการ หรือเป็นรายโครงการ ให้ต่อผู้บริหารที่อยู่ในฝ่ายจัดการได้รับทราบร่วมกัน ลักษณะการประชุมมักจะเป็นการนำเสนอข้อมูลเพื่อทราบ และกำหนดนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติให้แก่ผู้บริหารโครงการ ได้นำไปใช้อย่างกว้าง ๆ การประชุมอาจจะกำหนดเป็นรอบสามเดือน หกเดือน หรืออาจจะทุก ๆ เดือนก็สามารถกระทำได้
เครื่องมือที่ 3 การลงสัมผัสพื้นที่โครงการ ถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญของฝ่ายปฏิบัติการ เพราะในฐานะของหน่วยงานผู้ประสานงาน จะมีความเข้าใจปัญหาได้ ก็จะต้องลงไปสัมผัสกับปัญหา ลงไปเห็นปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อความก้าวหน้าของโครงการนั้นด้วยตนเอง เพื่อนำไปประเด็นเหล่านั้น กลับมานำเสนอต่อผู้บริหารได้รับทราบอีกทางหนึ่งเพื่อการตัดสินในที่ถูกต้อง
อีกทั้ง การลงพื้นที่เพื่อลงไปสัมผัสในพื้นที่โครงการ ยังถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญของฝ่ายจัดการ กล่าวคือ บุคลากรที่ลงไปเหล่านั้นก็เปรียบเหมือนเป็นตัวแทนของฝ่ายจัดการ ซึ่งโดยปกติแล้วคงไม่สามารถจะลงไปสัมผัสได้ทุกพื้นที่ ทุกโครงการ เป็นเหมือนการให้การสนับสนุนต่อผู้บริหารโครงการโดยทางอ้อม และเป็นรูปแบบการให้กำลังใจต่อผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในแต่ละโครงการโดยอ้อมเช่นเดียวกัน
เครื่องมือที่ 4 รายงานการใช้จ่ายของงบประมาณโครงการ นับเป็นเครื่องมือที่สำคัญอีกตัวหนึ่ง ในการที่จะติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ เพราะงบประมาณจะเป็นตัวที่บอกความก้าวหน้าของโครงการได้ในระดับหนึ่ง ที่จะทำให้เรารู้ว่า โครงการมีความเคลื่อนไหวแล้วหรือยังไม่มีความเคลื่อนไหว มีความเคลื่อนไหวมากหรือน้อยเพียงใด งบประมาณที่ตั้งไว้มีความเพียงพอต่อการใช้จ่ายโดยตลอดของโครงการหรือไม่จะต้องมีการจัดสรรงบประมาณเพิ่มเติมในปีถัดไปหรือไม่ ซึ่งก็จะเป็นตัวบอกให้รู้ว่าโครงการเหล่านั้น มีการประมาณการที่น้อยหรือสูงกว่าความเป็นจริง เป็นตัวบอกประสิทธิภาพในการบริหารโครงการที่สำคัญตัวหนึ่ง
เครื่องมือที่ 5 รายงานบทสรุปผู้บริหาร บทสรุปผู้บริหาร ถือเป็นรายงานที่สำคัญ ที่ผู้ประสานงานโครงการสามารถนำมาใช้ในการนำเสนอความก้าวหน้าของโครงการ ผลสำเร็จของโครงการเมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมาย โดยเฉพาะการนำเสนอให้เห็นถึง ภาพรวม ของโครงการ จำนวนหน้าในการทำรายงานก็จะมีไม่มากหน้า (ยิ่งน้อยยิ่งดี) แต่ต้องทำให้ผู้บริหารที่เป็นฝ่ายจัดการ มีความเข้าใจถึง
- สถานะของโครงการในปัจจุบัน
- ผลสำเร็จที่เกิดขึ้น
- ผลกระทบจากประเด็นปัญหาที่พบ
- การนำเสนอในเชิงสถิติตัวเลข (ที่เป็นกราฟ/ตาราง) ให้มองเห็นถึงภาพรวม
- การขอรับนโยบายเพิ่มเติม / แนวทางที่เราจะดำเนินการขั้นต่อไป
ในส่วนที่เป็นรายละเอียดของความก้าวหน้า ที่เป็นแบบฟอร์มต่าง ๆ เราก็นำไปทำเป็นเอกสารแนบ ที่ผู้บริหารจะไปเปิดอีกทีหนึ่ง สำหรับใช้ในการอ้างอิงข้อมูล
เครื่องมือที่ 6 การนำเสนอด้วยวาจาของผู้บริหารโครงการ ที่เรานิยมเรียกกันว่าการพรีเซ้นท์ (Present) ซึ่งอาจจะเป็นการนำเสนอให้แก่ผู้ที่ลงมาติดตาม ผุ้บริหาร ที่ประชุมคณะกรรมการองค์กร ก็ไม่แตกต่างกัน จุดสำคัญ คือ
- กำหนดระยะเวลา ในการนำเสนอไม่ควรสั้นหรือนานเกินไป (15-30 นาที)
- บอกขอบเขตของรายงาน ได้แก่ ที่มา เป้าหมาย ระยะเวลา ประโยชน์ที่ได้รับ ปัญหาที่พบ การแก้ไขที่ได้ดำเนินการไปแล้ว แนวทางที่จะดำเนินการขั้นต่อไป การกำหนดช่วงการตั้งคำถามของผู้ฟัง และการขอรับนโยบายเพิ่มเติมจากฝ่ายจัดการ อันจะเป็นการกำหนดทิศทางการทำงานของทีมผู้บริหารโครงการได้อย่างมีทิศทาง
- บอกทิศทางการนำเสนอ ของเราให้ชัดเจนเลย คือ บอกเลยว่ามีสไลด์กี่แผ่น จะพุดกี่นาที จะเปิดให้มีช่วงเวลาถามตอบ
- บอกระยะเวลา ที่ตัวผู้บริหารโครงการจะกลับมารายงานต่อฝ่ายจัดการใหม่ (ในทางปฏิบัติ ผู้บริหารมักจะเป็นผู้กำหนดกรอบระยะเวลาที่ผู้บริหารโครงการจะกลับมา เช่น 3 เดืนอ 6 เดือน เป็นต้น)
ทั้งหมดนี้ ที่ผู้เขียนได้นำเสนอไป เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ "เครื่องมือ" ที่เราจะนำมาใช้ในการติดตามและประเมินความก้าวหน้าของโครงการ ซึ่งจริง ๆ แล้ว ในทางปฏิบัติ ก็ยังมีรูปแบบต่าง ๆ ในการติดตาม ที่เราจะนำมาใช้เป็นเครื่องมือได้ ซึ่งผู้เขียนจะมานำเสนอให้ทราบในโอกาสต่อไปครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น